ที่มาของ 8 มิติของการบริหารจัดการโครงการ
ขอบอกไว้ก่อนว่า 8 มิติที่ว่านี่เราไม่ได้คิดสิ่งนี้ขึ้นมาเองนะ...
หนึ่งในตำราที่นิยมใช้อ้างอิงกันในการบริหารจัดการโครงการคือ "Project Management Book of Knowledge" (หรือเรียกกันสั้น ๆ ว่า ”PMBOK”) ซึ่งได้รับการพัฒนาขึ้นมาโดย Project Management Institute (PMI) ตั้งแต่ปี 1996 ซึ่งเจ้าตำราที่ว่านี้ก็ได้มีการอัพเดท ปรับปรุงเนื้อหาเรื่อยมาจนปัจจุบันตามยุคสมัยที่เปลี่ยนแปลงไป ซึ่ง ProjectManager หลาย ๆ คน (รวมถึงเวลูก้าเอง) ได้ใช้หลักการต่าง ๆ ที่อยู่ใน PMBOK อ้างอิงในการบริหารโครงการ
ต่อมา ในปี 2021 ทาง Project ManagementInstitute ได้ตีพิมพ์หนังสือ PMBOK เวอร์ชั่น 7 ออกมา ซึ่งเวอร์ชั่น 7 นี้ถือได้ว่าเป็นการปรับรูปแบบของPMBOK จากเวอร์ชั่นก่อนหน้านี้ไปโดยสิ้นเชิง โครงสร้างเนื้อหาหลายส่วนถูกปรับและเรียบเรียงใหม่ เรียกว่าพลิกโฉมตำรากันเลยทีเดียว ซึ่งส่วนหนึ่งที่เขาเพิ่มเข้ามาเรียกว่า “8 Performance Domains of Project Management” หรือ 8 มิติที่ใช้วัดขีดความสามารถของการบริหารจัดการโครงการ พูดง่าย ๆ ก็คือ เวลาเราจะดูว่าโครงการหนึ่ง ๆ มีการบริหารจัดการที่ดีรึเปล่าเราจะดูจาก 8 มิติเหล่านี้
(ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ PMBOK ได้ที่เว็บไซต์ของ PMI)
8 มิติมีอะไรบ้าง
PMI ได้กำหนด 8 โดเมนของการวัดขีดความสามารถในการบริหารจัดการโครงการไว้ดังต่อไปนี้: (1) ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders) (2) ทีมงานโครงการ (Project Team) (3) แนวทางการพัฒนาโครงการ (Development Approach) (4) การส่งมอบโครงการ (Delivery) (5) การวางแผน (Planning) (6) การทำงานโครงการ (Project Works) (7) การตรวจวัด (Measurement) และ (8) ความไม่แน่นอน
โดเมนที่ 1: ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders)
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders) คือผู้ที่ได้รับผลกระทบจากโครงการของเรา (หรือคิดว่าเขาได้รับผลกระทบจากโครงการของเรา) หรือผู้ที่สามารถส่งผลกระทบต่อโครงการของเราได้ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีบทบาทสำคัญที่กำหนดความสำเร็จของโครงการเราได้ โดยทั่วไปแล้วโครงการของเราก็จะเริ่มต้นขึ้นจากการที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความต้องการ (Requirements) อะไรบางอย่างขึ้นมา
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
โดเมนที่ 2: ทีมงานโครงการ (Project Team)
ทีมงานโครงการ (Project Team) เป็นทรัพยากรที่สำคัญที่สุดในการทำโครงการ เราต้องมีทีมงานที่มีขีดความสามารถสูง (High-performing Team) เพื่อให้โครงการของเราประสบความสำเร็จไปได้ด้วยดี บางครั้งเราไม่ได้ทีมงานที่พร้อมมาตั้งแต่ต้น แต่เรามีหน้าที่ต้องพัฒนาให้ทีมงานที่เรามีอยู่มีความสามารถเพิ่มขี้น นอกจากนี้ ทีมงานจะต้องทำงานร่วมกันได้
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับทีมงานโครงการ
โดเมนที่ 3: แนวทางการพัฒนาโครงการ
แต่ละโครงการหน้าตาไม่เหมือนกัน ทุกโครงการมีลักษณะเฉพาะ (Unique) ดังนั้น เราต้องหาแนวทางในการพัฒนาโครงการที่เหมาะสมกับลักษณะของโครงการนั้น ๆ บางโครงการอาจจะต้องการแนวทางการพัฒนาโครงการแบบ Adaptive (มีความยืดหยุ่น ปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์และสภาพแวดล้อม) บางโครงการอาจจะต้องการแนวทางการพัฒนาโครงการแบบ Predictive (วางแผนให้ละเอียดตั้งแต่ต้น ควบคุมให้เปลี่ยนแปลงไปจากแผนเดิมน้อยที่สุด) การเลือกแนวทางการพัฒนาโครงการได้อย่างเหมาะสมเป็นปัจจัยหนึ่งที่ทำให้โครงการมีโอกาสประสบความสำเร็จได้มากขึ้น
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับแนวทางการพัฒนาโครงการ
โดเมนที่ 4: การส่งมอบโครงการ (Delivery)
โดเมนที่ 5: การวางแผน (Planning)
ไม่มีการบริหารโครงการแบบไหนที่ปราศจากการวางแผน การวางแผนคือการคิดล่วงหน้าไปยังอนาคต การสร้างรายละเอียดว่าเราจะมาทำงานร่วมกันได้อย่างไร เมื่อไหร่ และใครเป็นคนทำ การวางแผนเป็นการสร้างความชัดเจนให้เกิดขึ้น เพื่อให้ทีมงานโครงการทุกคนรู้บทบาทหน้าที่ของตนเอง รวมไปถึงสิ่งที่ตนเองต้องลงมือทำในช่วงเวลาต่าง ๆ การวางแผนที่ดีคือการวางแผนอย่างเหมาะสมกับลักษณะของโครงการ บางโครงการเราจำเป็นต้องวางแผนละเอียดตั้งแต่ต้น แต่บางโครงการไม่สามารถวางแผนละเอียดตอนต้นได้ ต้องอาศัยการวางแผนให้เพียงพอจนถึงระดับหนึ่งแล้วค่อยมาปรับแผนไปในระหว่างที่ทำโครงการ
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการวางแผน
โดเมนที่ 6: การทำงานโครงการ (Project Works)
นี่คือส่วนของการลงมือทำงานจริงในโครงการ เมื่อเรามีแผนโครงการแล้ว เราก็จะลงมือทำตามแผนที่วางไว้ เพื่อสร้างให้เกิดสิ่งที่โครงการส่งมอบ (Project Deliverables) นอกจากนี้ เราต้องมีการสื่อสารอย่างต่อเนื่องกับทีมงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ต้องควบคุมการใช้ทรัพยากรโครงการที่ได้รับการจัดสรร ต้องบริหารจัดการบุคคลหรือหน่วยงานภายนอกที่เราจ้างมาร่วมทำโครงการ
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานโครงการ
โดเมนที่ 7: การตรวจวัด (Measurement)
ถ้าเราตรวจวัดมันไม่ได้ เราก็ไม่สามารถบริหารจัดการมันได้ นี่คือคำคมที่อธิบายถึงความสำคัญของโดเมนที่ 7 นี้ได้ ทีมงานทุกคนและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะต้องทราบถึงสถานะปัจจุบันของโครงการเราอยู่เสมอ ดังนั้น ในระหว่างการทำโครงการจึงต้องมีการรวบรวมข้อมูลเพื่อใช้ในการวิเคราะห์ถึงสถานภาพของโครงการเรา รวมถึงใช้ในการคาดการณ์ไปยังอนาคตด้วยว่าโครงการของเราจะเสร็จสิ้นเมื่อไหร่
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตรวจวัด
โดเมนที่ 8: ความไม่แน่นอน (Uncertainty)
เพราะว่าโครงการของเราคือการทำสิ่งใหม่ ๆ ขึ้่นมา ดังนั้นเราจะต้องเผชิญกับความไม่แน่นอน (Uncertainty) ในระหว่างที่เราทำโครงการอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ การบริหารจัดการโครงการที่ดีคือการที่เราสามารถรับมือกับความไม่แน่นอนที่เกิดขึ้นได้ ไม่ทำให้โครงการเสียหายหรือล่าช้าไปกว่าที่เราสัญญาไว้
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับความไม่แน่นอน
