การวางแผนโครงการ (Planning)

การวางแผนคืออะไร?

Collins English Dictionary ได้นิยามคำว่า "วางแผน (Planning)" ไว้ดังต่อไปนี้

"การวางแผน คือ กระบวนการตัดสินใจในรายละเอียดว่าจะทำสิ่งต่างๆ ได้อย่างไร…ก่อนที่จะเริ่มทำ"

เราลองมาวิเคราะห์กันดู ใจความสำคัญอยู่ที่คำว่า "ก่อนที่จะเริ่มทำ" พูดง่าย ๆ ก็คือเป็นการคิดก่อนทำ การวางแผนเป็นการคิดถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคตที่ยังไม่เกิดขึ้น โดยอาศัยข้อมูลปัจจุบันหรือข้อมูลในอดีตที่เรามีอยู่ และในเมื่อเรากำลังพูดถึงเรื่องในอนาคต ก็หมายความว่าเราจะเจอกับความไม่แน่ไม่นอนบางอย่างอยู่เสมอ เพราะฉะนั้น ให้เราตระหนักไว้เลยว่า จงอย่าไปคาดหวังว่าเราจะต้องทำตามแผนที่วางไว้ได้ 100% เสมอไป เพราะแม้แต่การวางแผนที่ละเอียดที่สุดก็ไม่อาจทำให้เราทำได้ตามแผนทุกครั้ง

เอ๊ะ...ว่าแต่ทำไมเราถึงต้องวางแผนกันล่ะ ในเมื่อสุดท้ายเราก็ทำตามแผนไม่ได้เป๊ะ ๆ อยู่ดี คำตอบคือ เราต้องการหลีกเลี่ยงความปั่นป่วนและชุลมุนวุ่นวายที่จะเกิดขึ้นถ้าเราไม่วางแผนเลย ซึ่งมันจะมาก่อให้เกิดผลเสียที่ใหญ่หลวงต่อโครงการของเรา

ในโครงการตัวอย่างของเรา ถ้าเราไม่วางแผนให้ดี ลำดับของสิ่งที่เกิดขึ้นก่อนหลังที่ไม่ถูกต้องอาจจะทำให้เกิดความเสียหายได้  เช่น ถ้าเราหยุดเดินเครื่องโรงไฟฟ้าก่อนที่เราจะแจ้งโรงไฟฟ้าอื่นพร้อมที่จะเพิ่มกำลังการผลิต คนบนดาวก็เจอไฟดับ หรือถ้าเรานำสิ่งของที่จัดแสดงในพิพิธภัณฑ์เข้ามาก่อนที่เราจะเคลียร์พื้นที่เสร็จเราจะเจอกับสถานการณ์ที่ไม่รู้จะเอาของไปไว้ที่ไหน เป็นต้น

‍

เป้าหมายในเรื่องการวางแผน

ไม่มีโครงการไหนที่เราไม่ต้องวางแผน เพราะฉะนั้น การวางแผนถือเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารจัดการโครงการเสมอ 100% คำถามอยู่แค่ว่าเราจะวางแผนกันละเอียดขนาดไหนเท่านั้นเอง ดังนั้น Project Management Institute (PMI) จึงได้กำหนดให้การวางแผนเป็นหนึ่งใน 8 โดเมน ที่บ่งชี้ถึงขีดความสามารถในการบริหารจัดการโครงการ (Project Management Performance Domains)

การวางแผนที่ดีเป็นรากฐานที่สำคัญและขาดไม่ได้ของการบริหารจัดการโครงการที่ดี แผนที่เราทำขึ้นมานั้น จะต้องตอบโจทย์ต่าง ๆ ดังต่อไปนี้ได้

โครงการสามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่น

ในท้ายที่สุด สิ่งที่เราคาดหวังจากการวางแผนคือ โครงการของเราจะดำเนินไปได้ตามที่คาดหวังไว้ ไม่เกิดความปั่นป่วนวุ่นวายสับสนจนล่มจมไประหว่างทาง การที่เรามีแผนอยู่ในมือจะทำให้รู้ว่า ตอนนี้แต่ละคนกำลังทำอะไรกันอยู่ ช่วยให้เราสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างสอดคล้องและไปในทิศทางเดียวกัน

ในโครงการตัวอย่างของเรา เบสซี่ (Bessie) ซึ่งเป็นผู้จัดการโครงการมานั่งวางแผนกับทีมงานโดยละเอียดจนได้แผนของโครงการออกมา หลังจากนั้น เธอก็แจกจ่ายแผนดังกล่าวไปให้กับทุก ๆ คนที่เกี่ยวข้อง ทำให้ทุกคนเห็นภาพชัดเจนว่าโครงการนี้จะเดินกันยังไง ทีมงานในโรงไฟฟ้าถ่านหินรู้แน่ชัดว่าจะต้องหยุดเดินเครื่องวันไหนตอนไหน ส่วนทีมงานในโรงไฟฟ้าอื่น ๆ รู้ว่าจะต้องเริ่มเร่งกำลังการผลิตมาทดแทนตอนไหน  การรับส่งลำดับการทำกิจกรรมที่ถูกต้องและตรงจังหวะเป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้โครงการของเบสซี่เดินไปได้อย่างราบรื่น

‍

มีการมองภาพรวม

โครงการคือระบบ (System) แบบหนึ่ง ซึ่งประกอบไปด้วยสิ่งต่าง ๆ หลากหลายที่ล้วนมีความเกี่ยวข้องเชื่อมโยงซึ่งกันและกัน เมื่อมีการขยับส่วนใดส่วนหนึ่งก็มักจะส่งผลกระทบต่อส่วนอื่น ๆ อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ การวางแผนเป็นโอกาสให้เราได้หันมาพิจารณามองภาพรวมเชิงระบบของสิ่งต่าง ๆ ในโครงการของเรา ให้เห็นถึงความเชื่อมโยงระหว่างสิ่งต่าง ๆ ได้ชัดเจนมากขึ้น ก่อนที่เราจะลงมือทำจริง

การวางแผนทำให้เบสซี่และทีมงานเห็นว่า การรื้อถอนอุปกรณ์ของโรงไฟฟ้าเป็นงานที่สำคัญ เพราะว่ามันเกี่ยวข้องกับอะไรต่าง ๆ เยอะแยะเต็มไปหมด อุปกรณ์ที่รื้อถอนมาแล้วจะต้องถูกนำไปกองไว้ที่ลานด้านหน้าโรงไฟฟ้า จากนั้นจะมีจานบินขนส่งขนาดใหญ่มาใช้ลำแสงดูดอุปกรณ์ขึ้นไปรวดเดียว ปัญหาคือ สภาพอากาศสามารถส่งผลกระทบต่อกระบวนการนี้อย่างใหญ่หลวง เช่น ถ้าฝนตก หรือมีพายุหิมะนอกฤดูกาล จะทำให้เราไม่สามารถนำอุปกรณ์มากองไว้ที่ลานด้านหน้าได้เลย เพราะฉะนั้นจะต้องใช้วิธีอื่นแทน เช่น เอาจานบินเล็ก ๆ เข้าไปจอดในโรงไฟฟ้าแล้วขนอุปกรณ์ขึ้นโดยใช้ทางลาดแทน แต่ก็จะส่งผลให้ต้องใช้จานบินเยอะขึ้น ค่าใช้จ่ายก็จะงอกขึ้นตามตัว แต่ถ้าไม่ใช้วิธีนี้ก็อาจต้องรอให้สภาพอากาศเปิดก่อน ซึ่งก็อาจจะทำให้โครงการล่าช้าไป และถ้าจานบินขนส่งอุปกรณ์ไปถึงที่หมายไม่ทันเวลา จะทำให้การขายทอดตลาดของอุปกรณ์พวกนั้นก็ต้องเลื่อนออกไป จะเห็นว่าหลาย ๆ อย่างในโครงการนี้เชื่อมโยงกันเป็นลูกโซ่ การวางแผนเป็นการเปิดโอกาสให้เบสซี่และทีมงานได้มานั่งคิดล่วงหน้า ถ้าสิ่งนี้เกิดขึ้นจะเกิดอะไรต่อ (What-if Scenario) จะได้เตรียมรับมือไว้ก่อน

‍

สร้างความชัดเจน

การทำแผนจะทำให้เราเริ่มเห็นภาพของสิ่งต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นในโครงการได้อย่างชัดเจนมากขึ้น ในตอนต้นของการวางแผนเราอาจเพียงทราบว่าเราต้องการที่จะสร้างอะไรขึ้นมาพร้อมกับรายละเอียดบางส่วน ซึ่ง ณ จุดนี้ เราอาจจะยังไม่เห็นภาพชัดว่าใครต้องทำอะไรเมื่อไหร่บ้าง การวางแผนเป็นการคิดลงลึกไปต่อว่าเพื่อให้เกิดสิ่งนั้นขึ้นมาเราจะต้องทำอะไรบ้าง แต่ละอย่างจะต้องทำตามลำดับยังไงบ้าง อะไรต้องทำเมื่อไหร่ ใครจะเป็นคนทำ

ในโครงการตัวอย่างของเรา หนึ่งในส่วนที่โครงการนี้ต้องส่งมอบคือจะต้องรื้อถอนอุปกรณ์ต่าง ๆ ออกจากโรงไฟฟ้านี้ ซึ่งในการที่จะทำให้เกิดสิ่งนี้ขึ้นมาได้ เบสซี่และโครงการจะต้องมานั่งไล่ดูรายการอุปกรณ์ว่ามีอะไรบ้าง แต่ละอย่างมีวิธีในการถอดชิ้นส่วนอย่างไร อะไรต้องถอดออกมาก่อน นอกจากนี้ เราจะต้องใช้คนขนาดไหนในการถอดแต่ละชิ้นส่วนออกมา เมื่อถอดออกมาแล้วจะขนไปที่ลานด้านหน้าได้ยังไง เมื่อเสร็จสิ้นกระบวนการวางแผนเราจะเห็นภาพกระบวนการต่าง ๆ เหล่านี้อย่างชัดเจนมากขึ้น

‍

ใช้เวลาในการวางแผนให้เหมาะสม

‍
การวางแผนเป็นการลงทุนรูปแบบหนึ่ง ถึงแม้ว่าบางครั้งเราจะไม่ได้เสียเงินไปในการวางแผนเลย แต่เราจะต้องใช้เวลาและใช้คนในการวางแผน ดังนั้น การวางแผนของเราควรให้อยู่ในระดับที่เหมาะสมกับลักษณะของโครงการ บางโครงการต้องการการวางแผนในรายละเอียด บางโครงการอาจจะไม่มีความจำเป็นที่ต้องมาวางแผนให้ละเอียดตั้งแต่ต้นเพราะมีความไม่แน่นอนสูงมาก แต่ไม่ว่าในกรณีใด ๆ ก็ตามทุกโครงการต้องมีการวางแผนหมด เพียงแต่เราต้องดูว่าโครงการของเราต้องใช้การวางแผนในระดับไหน

ในโครงการตัวอย่างของเรา เบสซี่เห็นว่างานรื้อถอนอุปกรณ์ของโรงไฟฟ้าถ่านหินนั้นเป็นงานละเอียดอ่อนที่มีความเชื่อมโยงกับอะไรต่าง ๆ เยอะมาก เพราะฉะนั้นจึงกำหนดให้งานส่วนนี้ต้องวางแผนกันในรายละเอียดเลยทีเดียว เพื่อให้ทุกอย่างทำงานได้อย่างสอดคล้องกัน ทุกคนเข้ามาในเวลาที่ถูกต้อง แต่ในส่วนของงานจัดเรียงศิลปะนั้น ส่วนมากแล้วจะต้องอิงตามความต้องการของศิลปินเป็นหลัก ซึ่งอาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ตามสภาพแวดล้อมของพื้นที่ ณ เวลานั้น เพราะฉะนั้น เบสซี่และทีมงานเลยวางแผนเท่าที่จำเป็นในส่วนนี้ ส่วนที่เหลืออาจจะต้องมาปรับเปลี่ยนตามสิ่งที่เกิดขึ้น

‍

สร้างความอุ่นใจให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ถึงแม้ว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders) บางคนจะไม่ได้มีส่วนร่วมในการวางแผนโดยตรง แต่เขาอาจจะยังอยากรู้ถึงแผนการของเรา อยากฟังเราอธิบายถึงสิ่งที่เราคิดจะทำได้อย่างชัดเจน การที่เราสามารถอธิบายถึงสิ่งที่เรากำลังจะทำ เป็นส่วนหนึ่งที่สร้างความมั่นใจให้แก่ Stakeholders เพราะมันบ่งชี้ได้ว่า เราได้ใช้ความคิดในการวิเคราะห์สิ่งต่าง ๆ ล่วงหน้าอย่างรอบคอบในโครงการของเรา

ชาวคูบูค่อนข้างวิตกกังวลว่าจะได้รับผลกระทบจากการรื้อถอนโรงไฟฟ้าถ่านหินนี้รึเปล่า เบสซี่และทีมงานเลยต้องจัดให้มีการสื่อสารกับชาวเมืองอย่างสม่ำเสมอ ทุก ๆ ครั้งก่อนที่จะลงมือทำอะไรใหญ่ ๆ ทีมงานของเบสซี่จะมาเล่าถึงแผนการให้ขาวเมืองฟังว่าเราจะทำอะไรกันบ้าง โดยเบสซี่จะนำแผนการละเอียดของโครงการมาแปลงให้อยู่ในแบบรูปภาพ Infographic ที่ชาวคูบูสามารถทำความเข้าใจได้โดยง่าย เมื่อชาวเมืองเห็นว่าเบสซี่และทีมงานได้คิดวางแผนสิ่งต่าง ๆ ไว้ล่วงหน้าแล้ว ก็เริ่มที่จะหายกังวลใจไปบ้าง

‍

มีกระบวนการปรับแผน

อย่างที่บอกไปว่าอย่าไปคาดหวังว่าเราจะทำตามแผนที่วางไว้ได้ 100% เสมอ การวางแผนที่ดีจะต้องทำให้แผนของเรามีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะรองรับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นระหว่างทางได้ การทำโครงการเราจะต้องเจอกับการเปลี่ยนแปลงอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และแผนของเราจะต้องถูกปรับระหว่างทางไม่มากก็น้อย แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะเปลี่ยนอะไรก็เปลี่ยนได้ตามใจชอบ เราต้องมีขั้นตอนและกระบวนการที่ชัดเจนในการพิจารณาวิเคราะห์ว่าเราจะยอมให้มีการเปลี่ยนแปลงตรงไหนเกิดขึ้นบ้าง และต้องประเมินว่าสิ่งที่เราเปลี่ยนจะไปกระทบกับส่วนอื่น ๆ ตรงไหนรึเปล่า

ในระหว่างการทำโครงการเบสซี่และทีมงานเจอการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ เมื่อทางกลุ่มศิลปินมาเห็นสภาพของโรงไฟฟ้าที่รื้อถอนอุปกรณ์ออกไปแล้ว พบว่าแสงธรรมชาติที่เข้ามาในตัวอาคารไม่เหมือนกับที่คิดไว้ตอนแรก ทำให้สีสันของภาพวาดที่จะมาแสดงไม่สดใส ดังนั้นเลยขอให้มีการติดไฟเพิ่ม ซึ่งงานการติดตั้งไฟส่วนเพิ่มนี้ไม่ได้ถูกวางไว้ตั้งแต่ต้น เบสซี่และทีมงานจึงเอาแผนการมานั่งดูกันว่าจะทำอะไรได้บ้าง จากการวิเคราะห์ของเบสซี่และทีมงานก็ได้ความเห็นว่าทางกลุ่มศิลปินนี้เป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก ถ้าเขาไม่ยอมเอาภาพวาดมาแสดง พิพิธภัณฑ์ก็อาจจะร้างไปพักใหญ่ ซึ่งผู้ว่าการดาวคูบูก็เห็นตรงกันและยินดีที่จะเพิ่มเติมค่าใช้จ่ายในการติดตั้งไฟเพิ่มเข้ามา เบสซี่เห็นว่ามีบริษัทนึงมาทำหน้าที่ติดไฟส่องสว่างที่บริเวณลานจอดจานบิน ความจริงแล้วไม่ได้เกี่ยวกันกับงานไฟในพิพิธภัณฑ์เลย แต่บริษัทนี้สามารถทำงานนี้ให้ได้ เบสซี่เลยตัดสินใจขยายขอบเขตงานให้บริษัทนี้ไปติดตั้งไฟในพิพิธภัณฑ์ด้วย ทำให้สามารถลดเวลาที่จะต้องไปจ้างผู้รับเหมาอื่นมาทำงานนี้