ความไม่แน่นอน (Uncertainty)
จักรวาลนี้ช่างเต็มไปด้วยความไม่แน่นอน (Uncertainty) ทำให้ชีวิตเรายาก เพราะเราไม่สามารถทำนายสิ่งต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นได้แบบเป๊ะ ๆ ถ้าโชคดีหน่อยเราอาจจะพอจะบอกได้ว่าสิ่งที่จะเกิดขึ้นน่าจะอยู่ "ประมาณไหน" หรือ "ช่วงไหน" ยกตัวอย่างบนโลกของเราละกัน สมมติว่าเราจะขับรถจากกรุงเทพไปเชียงใหม่ เราคงบอกไม่ได้หรอกว่าเราจะใช้เวลาเดินทาง 8 ชั่วโมง 10 นาที 34 วินาทีเป๊ะ ๆ แต่เราพอจะประเมินเวลาที่ต้องใช้เป็นช่วงกว้าง ๆ (Range) ได้ เช่น น่าจะใช้เวลาเดินทางสักประมาณ 7 – 9 ชั่วโมง เป็นต้น มีความไม่แน่นอนเต็มไปหมดที่เราต้องเจอในระหว่างเดินทางที่ทำให้เราบอกไม่ได้ว่าเราจะต้องใช้เวลาเท่าไหร่ แม้ว่าการเดินทางของเราจะราบรื่นก็ตาม เราก็ยังจะต้องเจอกับปัจจัยไม่แน่นอนเล็ก ๆ น้อย ๆ เช่น ติดไฟแดงที่แยกนี้ ต้องชะลอความเร็วที่จุดนี้ เจอรถขับช้าขวางตรงนี้ ฯลฯ สุดท้ายก็บอกแน่ ๆ ไม่ได้อยู่ดีว่าจะใช้เวลาขนาดไหน
ความไม่แน่นอนเป็นส่วนหนึ่งของการทำโครงการอยู่แล้ว เพราะโครงการคือการทำอะไรใหม่ ๆ เรายังไม่เคยทำสิ่งนี้มาก่อน มันเลยจะมีอะไรหลาย ๆ อย่างที่เราไม่รู้อยู่เสมอ ความไม่รู้ก็จะทำให้เราไม่สามารถคาดการณ์อะไรเป๊ะ ๆ ได้
ความเสี่ยง (Risk)
ในบรรดาความไม่แน่ไม่นอนทั้งหลายนั้น มันจะมีบางส่วนที่ส่งผลต่อโครงการของเรา เราจะเรียกความไม่แน่นอนเหล่านั้นว่า “ความเสี่ยง (Risks)”
ตามการนิยามของ Project Management Institute (PMI) ความเสี่ยงสามารถเป็นได้ทั้งเชิงบวกและเชิงลบ ถ้าความเสี่ยงนั้นส่งผลในเชิงลบต่อโครงการของเรา มันจะถูกเรียกว่า “ภัยคุกคาม (Threat)” และถ้าความเสี่ยงนั้นส่งผลในเชิงบวกต่อโครงการ มันจะถูกเรียกว่า “โอกาส (Opportunity)”
ในการทำโครงการ หน้าที่ของผู้จัดการโครงการ (Project Manager) และทีมงานโครงการ (Project Team) ทุกคนคือการ มองไปรอบ ๆ มองหาความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้กับโครงการ ประเมินความเสี่ยงเหล่านั้นว่าอยู่ในระดับใด สามารถส่งผลกระทบอะไรกับเราได้บ้าง และหาแนวทางในการรับมือกับมัน
ผู้จัดการโครงการ (Project Manager) เป็นคนที่มีบทบาทสำคัญในการจัดการกับความเสี่ยง แต่ ไม่ใช่คนเดียวที่จะมารับมือกับความเสี่ยงนะ การบริหารจัดการความเสี่ยงเป็นหน้าที่ของทุกคน
เป้าหมายในด้านการจัดการกับความไม่แน่นอน
ในเมื่อทุก ๆ โครงการเราต้องเจอกับความไม่แน่นอนอยู่แล้ว ทาง Project Management Institute (PMI) เลยกำหนดให้ "ความไม่แน่นอน (Uncertainty)" เป็น 1 ใน 8 โดเมนที่บ่งชี้ถึงขีดความสามารถในการบริหารจัดการโครงการ (Project Management Performance Domain) โครงการที่มีการบริหารจัดการที่ดีจะต้องสามารถรับมือกับความไม่แน่นอนได้
เป้าหมายของเราในเรื่องความไม่แน่นอนนี้ประกอบด้วย...
รู้สภาพแวดล้อมในหลากหลายมิติ
Project Manager และ Project Team ต้องรับรู้ถึงสภาพแวดล้อมรอบโครงการของเรา ต้องสามารถมองเห็นได้ว่าจะมีอะไรที่มาส่งผลกระทบต่อโครงการของเราได้บ้าง เพื่อให้เราสามารถประเมินความเสี่ยงได้อย่างครบถ้วน เราต้องมองในหลาย ๆ มิติ ตั้งแต่ เทคโนโลยี สังคม สิ่งแวดล้อม ไปจนถึง นโยบาย กฎระเบียบ ฯลฯ ดังนั้น การมีคนที่มีความหลากหลายมาให้ความเห็นที่แตกต่างกันในแต่ละมุมมองต่าง ๆ เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีที่ทำให้เราสามารถมองเห็นสภาพแวดล้อมได้อย่างครบทุกมิติ
ในโครงการตัวอย่างของเรา ลูล่าและทีมงานจัด Workshop ขึ้น โดยเฉพาะสำหรับการประเมินความเสี่ยง ทีมงานของลูล่ามาจากพื้นเพที่หลากหลาย บางคนเป็นนักวิทยาศาสตร์ บางคนเป็นนักการเงิน บางคนนักการตลาด ฯลฯ ทีมงานทั้งหมดมาช่วยกันระดมความคิดเห็นว่ามีความเสี่ยงอะไรอยู่รายล้อมเราบ้างในการทำโครงการนี้ พิโค (Pico) เป็นคนที่สนใจด้านสิ่งแวดล้อมยกประเด็นที่ว่าเราไม่รู้เรื่องกฎระเบียบสิ่งแวดล้อมบนดาวฟาร์อะเวย์เลยแม้แต่น้อย การมาตั้งสำนักงานเลยอาจผิดมาตรฐานโดยไม่รู้ตัว เผลอ ๆ จะโดนปรับได้ ส่วนบาวารา (Bawara) เป็นคนที่เคยบริหารโครงการมาก่อนเลยยกประเด็นความเสี่ยงที่เรามีกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเยอะมาก ถ้าไม่จัดการให้ดีจะเจอปัญหาได้
ทุกคนมีส่วนร่วมในการจัดการความเสี่ยง
หน้าที่ในการจัดการกับความเสี่ยงเป็นของ Project Team ทุกคน ไม่ใช่แค่ Project Manager เพียงคนเดียว ทุกคนต้องคอยสอดส่องมองหาความไม่แน่นอนที่อยู่รอบ ๆ ตัวเรา โดยเฉพาะในส่วนงานที่ตนเองรับผิดชอบ และช่วยกันหาแนวทางโต้ตอบรับมือกับความเสี่ยงเหล่านั้น
ในระหว่างทำโครงการ ลูล่าเน้นย้ำซ้ำๆไปมาให้ทุกคนจำได้ขึ้นใจว่า ถ้าเจอความไม่แน่นอนที่อาจมาส่งผลกระทบต่อโครงการให้พูดขึ้นมา อย่าเก็บไว้หรือปล่อยผ่าน เป็นการสร้างกระบวนการให้คนในทีมมีส่วนร่วมในการจัดการกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น หลาย ๆ ครั้งลูล่าพบว่าตัวเองมองไม่เห็นความเสี่ยงบางตัว ถ้าไม่มีใครพูดขึ้นมาความเสี่ยงนั้นอาจไม่ได้รับการจัดการเลยก็เป็นได้
รู้ความเชื่อมโยง วิเคราะห์ผลกระทบเชิงระบบได้
จุดหนึ่งที่ทำให้การทำโครงการเป็นเรื่องซับซ้อนเพราะว่ามันเป็นระบบ ทุกองค์ประกอบเชื่อมโยงซึ่งกันและกัน เมื่อจุดนึงมีการเปลี่ยนแปลง มันก็จะส่งผลกระทบกับตัวแปรอื่น ๆ ด้วย ดังนั้น เราต้องรู้ถึงว่าตัวแปรต่าง ๆ เชื่อมโยงซึ่งกันยังไง ถ้าตัวนึงเปลี่ยนแปลงไปจะกระทบกับตัวแปรตัวไหนบ้าง? การมองเห็นภาพเชิงระบบทำให้เราสามารถวิเคราะห์ผลกระทบที่เกิดขึ้นจากความเสี่ยงต่าง ๆ ได้
ในโครงการต้นแบบของเรา เมื่อถึงจุดนึงลูล่าและ Project Team เห็นว่าการสั่งซื้อระบบสื่อสารมาติดตั้งในสำนักงานใหม่อาจจะล่าช้า เพราะว่าติดปัญหาเรื่องการส่งสินค้ามาที่ดาวฟาร์อะเวย์ ซึ่งดูเผิน ๆ ก็อาจจะไม่แย่มากเท่าไหร่ แค่เลื่อนเวลาการติดตั้งระบบสื่อสารออกไปนิดหน่อย แต่พอมานั่งคิดเรื่องนี้กันดี ๆ แล้ว ลูล่าพบว่าการที่ระบบสื่อสารมาไม่ทันตามกำหนดส่งผลกระทบมากกว่าที่คิด เช่น ถ้าระบบการสื่อสารไม่ติดตั้งตามเวลา แต่คอมพิวเตอร์ที่สั่งจากบริษัทอื่นยังมาส่งตรงเวลาอยู่ แทนที่เราจะให้บริษัทคอมพิวเตอร์ติดตั้งระบบให้จนเสร็จ ก็ยังจะทำไม่ได้ในโมดูลการสื่อสาร เพราะระบบสื่อสารเรายังไม่มา ถ้ามีตัวไหนที่โมดูลการสื่อสารของคอมพิวเตอร์มีปัญหา แทนที่จะให้บริษัทคอมพิวเตอร์ช่วยปรับแก้ให้ที่หน้างานเลยก็จะทำไม่ได้ ต้องมานั่งดูอีกทีว่าพอระบบสื่อสารมาติดตั้งเรียบร้อยแล้ว คอมพิวเตอร์ทำงานได้ตามปกติรึเปล่า ถ้าไม่ได้ก็จะต้องเรียกบริษัทคอมพิวเตอร์กลับมาอีกครั้ง ซึ่งน่าจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
เตรียมการให้พร้อมสำหรับอะไรที่อาจเข้ามากระทบได้
เมื่อเรารับรู้ถึงความไม่แน่ไม่นอนต่าง ๆ ที่อยู่รอบตัวเรา เราต้องประเมินผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้นกับโครงการของเรา แล้วเตรียมการหาทางรับมือกับสิ่งเหล่านั้น ไม่ว่ามันจะเข้ามาในเชิงบวก (โอกาส) หรือเชิงลบ (ภัยคุกคาม) โดยควรต้องทำแผนรับมือกับความเสี่ยงตัวที่มีโอกาสและมีผลกระทบสูง ๆ ไว้ล่วงหน้าตั้งแต่ตอนที่มันยังไม่เกิด เพื่อให้เวลาที่มันเกิดขึ้นมาจริง ๆ เราจะได้ไม่ตื่นตระหนก และมีแผนที่เราเตรียมพร้อมไว้ในมืออยู่แล้ว
หนึ่งในความเสี่ยงที่ลูล่าและทีมงานเจอในระหว่างการทำ Workshop คือ พายุทะเลทราย! ชนเผ่าท้องถิ่นบอกว่าทุก ๆ 2-3 ปีก็จะเกิดพายุทะเลทรายขึ้นสักครั้ง ซึ่งถ้าเกิดพายุขึ้นมาจริง ๆ ในระหว่างก่อสร้าง วัสดุก่อสร้างที่กองเก็บไว้ที่หน้างานอาจจะเละเทะได้ ความเสียหายไม่น้อยเลยทีเดียว ลูล่าเลยตัดสินใจป้องกันความเสี่ยงนี้ด้วยการจัดให้มีเต็นท์ใหญ่กันทรายแบบพับได้ไปที่หน้างานก่อสร้าง ถ้ามีสัญญาณเตือนว่าจะเกิดพายุทรายขึ้นจริง ๆ ทางบริษัทก่อสร้างสามารถรีบกางเต็นท์ไฮเทคนี้อย่างรวดเร็วเพื่อคลุมกองวัสดุอุปกรณ์ก่อสร้าง ปกป้องไม่ให้มันถูกพัดหายไป หรือมีทรายเข้าไปทำความเสียหายได้
สำรองทรัพยากร
นอกจากจะมีแผนการรองรับแล้ว เราอาจจะต้องมีการสำรองเวลา เงิน และทรัพยากรอื่น ๆ ไว้ในระดับหนึ่งอย่างเหมาะสม ทั้งนี้ เพื่อรองรับกับสิ่งที่ไม่คาดคิด หรือสิ่งที่เรายังมองไม่เห็นว่าอาจจะเกิดขึ้นด้วย
ในการวางแผนโครงการนี้ ลูล่าได้แบ่งงบประมาณส่วนนึงไว้สำรองประมาณ 10% เพื่อเอามาใช้ในกรณีฉุกเฉินหากเกิดเหตุไม่คาดฝันขึ้น เช่น ถ้ามีคนงานเกิดอุบัติเหตุระหว่างก่อสร้าง จำเป็นต้องให้จานบินฉุกเฉินบินมารับไปส่งโรงพยาบาล ก็สามารถมีเงินไว้ใช้จ่ายในส่วนนี้ได้
โครงการราบรื่น
อันที่จริงตัวนี้คือเป้าหมายสุดท้ายจริง ๆ ที่เราต้องการ การที่เราพยายามมานั่งจัดการกับความเสี่ยงความไม่แน่นอนต่าง ๆ ก็เพื่อให้โครงการของเราสามารถส่งมอบผลลัพธ์ได้ สามารถป้องกันหรือบรรเทาผลกระทบที่ไม่ดีให้ได้มากที่สุด และสามารถสร้างประโยชน์ให้เกิดขึ้นจากโอกาสดี ๆ ที่ผ่านเข้ามา
สุดท้ายแล้วโครงการของลูล่าก็สำเร็จได้ด้วยดี การตั้งสำนักงานใหม่บนดาวฟาร์อะเวย์เสร็จสิ้นเรียบร้อย แต่ก็ไม่ใช่โครงการที่ราบรื่นเท่าไหร่นัก ไอ้เจ้าพายุทรายที่กลัว ๆ กัน ก็ดันเกิดขึ้นจริง ๆ เต็นท์กันทรายที่เตรียมไว้ก็ทำงานได้ด้วยดี ยกเว้นเต็นท์หลังนึงที่อยู่ ๆ ก็ไม่กางซะงั้น ทำให้กองวัสดุก่อสร้างส่วนหนึ่งถูกพัดหายไป โชคดีที่ลูล่ามีการสำรองเงินไว้ 10% ก็เลยเอาบางส่วนมาซื้อวัสดุอุปกรณ์ใหม่ ในเรื่องการหาคนมาทำงานในสำนักงานใหม่ พอดีลูล่าไปรู้จักกับเจ้าของโรงเรียนแห่งนึงบนดาวฟาร์อะเวย์ที่กำลังอยากทำอะไรใหม่ ๆ ที่ดูฟูฟ่าให้กับโรงเรียนของตัวเองอยู่แล้ว ลูล่าก็เลยได้ไอเดียไปสร้างความร่วมมือกับโรงเรียนแห่งนี้ในการส่งนักเรียนมาฝึกงานสั้น ๆ ที่สำนักงานใหม่ พอมีโครงการนี้เกิดขึ้นมาลูล่าและทีมงานก็พบว่าชาวพื้นเมืองหลาย ๆ คนมีความสามารถแบบที่คาดไม่ถึง พอได้เรียนรู้อะไรนิด ๆ หน่อย ๆ ก็ทำงานได้ดีเลยทีเดียว หลังการฝึกงานเสร็จหลาย ๆ คนเลยได้มาทำงานที่สำนักงานใหม่แห่งนี้ นี่คือการที่ลูล่าและทีมงานได้ใช้ "โอกาส (Opportunity)" ที่ผ่านเข้ามาในโครงการนี้ได้อย่างเหมาะสม
