การลงมือทำโครงการ
ถ้าเราไม่ลงมือทำก็ไม่เกิดผลงาน เพราะฉะนั้นการทำงานในโครงการ (Project Works) เป็นขั้นตอนที่ขาดไม่ได้ ทาง Project Management Institute (PMI) จึงได้กำหนดให้ Project Works เป็น 1 ใน 8 โดเมนที่บ่งชี้ระดับขีดความสามารถของการบริหารจัดการโครงการ หรือ Project Management Performance Domain
(อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Project Management Performance Domain ทั้ง 8)
ถ้าเราลองดูไปไล่ดูทั้ง 8 โดเมน จะเห็นว่าจุดที่เราสร้างผลงานขึ้นมาในโครงการจริง ๆ จะอยู่แค่ในโดเมนที่ 6 เรื่องการทำงานในโครงการนี่แหล่ะ นี่คือส่วนของการลงมือทำเพื่อสร้างสิ่งที่โครงการส่งมอบ (Project Deliverables) ให้เกิดขึ้นจริง โดเมนอื่น ๆ ที่เหลือไม่ได้สร้างให้เกิด Project Deliverables ขึ้นมาเลย ยกตัวอย่างเช่น การวางแผน (Planning) หรือ การคุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders) ไม่ได้สร้าง Project Deliverables ให้เกิดขึ้นมา แต่ถ้าเราไม่ทำโดเมนอื่น ๆ เจ้าโดเมนที่ 6 นี้จะเกิดความวุ่นวายปั่นป่วนสุด ๆ จนสุดท้ายเราก็จะลงมือทำอะไรไม่ได้ดีสักอย่าง เพราะฉะนั้น โดเมนอื่น ๆ จึงเป็นตัวเสริมที่ช่วยให้สุดท้ายแล้วเราสามารถลงมือทำงานในโดเมนที่ 6 นี้ได้ดีที่สุด
ส่วนหลัก ๆ ของการลงมือทำก็คือการทำงานตามแผนที่วางไว้ แต่นอกจากนี้เราก็มีอย่างอื่นที่ต้องทำคู่ขนานกันไปด้วยนะ ได้แก่
กำหนดและพัฒนากระบวนการทำงาน (Work Process)
ในการทำงานต่าง ๆ ภายใต้โครงการของเรา เราจะต้องเกี่ยวข้องกับ "กระบวนการทำงาน (Work Process)" อยู่เสมอ เราคงไม่สามารถใส่รายละเอียดทุกอย่างที่เราจะทำลงไปในแผนได้ (ถ้าทำก็คงจะเวิ้นเว้อสุด ๆ) แต่เราจะใช้วิธีแยก Work Process ออกมาต่างหากจากแผนโครงการ ซึ่งเรามักจะใช้ Work Process นี้ซ้ำ ๆ ในงานลักษณะเดียวกันที่จะเกิดขึ้นในโครงการ
ในแผนอพยพคนจากเมืองฮาวู เราคงไม่เขียนลงไปในแผนว่า 1. สตาร์ทเครื่องจานบิน 2. ตรวจสอบว่าประตูทุกบานปิดสนิทแล้ว 3. ค่อย ๆ เคลื่อนจานบินออกจากโรงเก็บด้วยความเร็วต่ำ 4. ขออนุญาตบินขึ้น ฯลฯ พวกนี้เป็นรายละเอียดปลีกย่อยที่เราต้องทำ แต่มันเยอะเกินกว่าที่จะเขียนลงไปในแผน นอกจากนี้แล้วเราก็จะทำขั้นตอนพวกนี้ซ้ำ ๆ ทุกครั้งที่เราจะขับจานบิน โดยปกติแล้วเราจะคาดหวังให้ทีมงานโครงการมีความรู้ใน Work Process พื้นฐานของตนเองอยู่ระดับหนึ่ง เช่น คนขับจานบินก็ต้องรู้วิธีขับจานบินออกจากที่จอด แต่บางครั้งเราต้องกำหนดกระบวนการทำงานที่ชัดเจนในการทำงานร่วมกันขึ้นมา เพราะว่าเราทำงานเป็นทีม ทุกคนจะได้ทำสิ่งต่าง ๆ ในทิศทางที่สอดคล้องกัน ไม่อย่างนั้นอาจเกิดความวุ่นวายได้ เช่น เรามี Work Process ของการตรวจเช็คผู้อพยพ Work Process ของการจัดผู้อพยพเข้าไปยังบ้านพักชั่วคราว เป็นต้น แล้วเราก็ใช้ Work Process นี้ซ้ำ ๆ ไปเรื่อย ๆ
ซึ่งในส่วนนี้เราก็จะต้องกำหนด Work Process ในโครงการให้ชัดเจน เราต้องสื่อสารให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน และเราต้องคอยตรวจสอบว่า Work Process ที่เราใช้อยู่นั้นมันราบรื่นดีรึเปล่า มีอะไรต้องปรับปรุงไหม
ควบคุมดูแลการใช้ทรัพยากร
ทรัพยากรในโครงการมีอยู่อย่างจำกัด ไม่ว่าจะเป็นเงิน วัสดุ อุปกรณ์ ฯลฯ เพราะฉะนั้น เราต้องคอยควบคุมการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ให้เป็นไปอย่างเหมาะสม ไม่เกินไปกว่าที่เราจัดสรรไว้
ในโครงการตัวอย่างของเรา ฟิลลิปเป้ได้งบประมาณสำหรับการสร้างบ้านชั่วคราวอยู่ที่หลังละ 3,000 Baht Universe เพราะฉะนั้น เขาและบริษัทก่อสร้างก็จะต้องพยายามคุมให้งบประมาณไม่เกินจากนี้ คอยตรวจดูว่าบ้านแต่ละหลังที่สร้างเราใช้วัสดุอุปกรณ์ไปอย่างสมเหตุสมผลหรือไม่ ในส่วนของงานอพยพ เราได้จานบินมา 50 ลำ (เกณฑ์มาหมดดาวแล้ว) เพราะฉะนั้นก็จะต้องจัดคิวในการอพยพโดยใช้จานบินจำนวนเท่านี้
รักษาสมดุล
เราชอบให้โครงการของเราอยู่ในสมดุล แต่ชีวิตมักไม่เป็นอย่างนั้นน่ะสิ 555 พอเราทำโครงการไปเรื่อย ๆ จะเกิดความเบี่ยงเบนออกจากแผนที่เราวางไว้ เช่น ใช้เงินเยอะไป งานเสร็จช้าไปเร็วไป ฯลฯ เพราะฉะนั้นเราจะต้องรับรู้ถึงความเบี่ยงเบนที่เกิดขึ้นเหล่านี้อย่างทันท่วงที เพื่อที่จะหาทางดึงให้สิ่งต่าง ๆ กลับสู่สมดุลอีกครั้ง
ปรากฎว่าเมื่อเริ่มสร้างบ้านพักชั่วคราวไป ฟิลลิปเป้ก็พบว่างานล่าช้ากว่าที่วางแผนไว้ แทนที่จะสร้างบ้านได้วันละ 300 หลัง บริษัทก่อสร้างทำได้แค่ 250 หลัง นี่ก็หืดขึ้นคอสุด ๆ แล้ว โชคดีที่เหมือนว่าเราประเมินต้นทุนบ้านต่อหลังสูงไปหน่อย พอสร้างจริงต้นทุนเหลืออยู่แค่ประมาณ 2,000 Baht Universe เท่านั้นเอง (ตั้งงบไว้ 3,000 Baht Universe) ดังนั้น ฟิลลิปเป้จึงตัดสินใจเอาเงินที่ประหยัดได้จากบ้านแต่ละหลังไปจ้างอีกบริษัทนึงมาช่วยสร้างบ้านคู่ขนานกันไป เพื่อให้ทุกคนที่อพยพมามีบ้านอยู่อาศัยได้ ซึ่งในตัวอย่างนี้ ฟิลลิปเป้แลกเรื่องเวลามาด้วยการเพิ่มเงินเพื่อให้โครงการยังอยู่ในสมดุล (ซึ่งในกรณีนี้ดีหน่อยที่ใช้เงินส่วนที่ประหยัดได้)
จัดการกับการเปลี่ยนแปลง
ต่อให้เราวางแผนไว้ดีขนาดไหน สภาพแวดล้อมรอบ ๆ โครงการของเรามันก็เปลี่ยนแปลงไปตลอดเวลา เพราะฉะนั้น เราจะต้องเจอกับการเปลี่ยนแปลงบางระดับอยู่เสมอ งานส่วนหนึ่งที่เราในระหว่างทำโครงการก็คือการหาทางจัดการกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเข้ามาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
โครงการนี้เราเตรียมจานบินไว้ 50 ลำสำหรับทีมอพยพ แต่ระหว่างอพยพไปนั้นภูเขาไฟดูจะปะทุเร็วกว่าที่คาดไว้ ชาวเมืองยิ่งแตกตื่นกันใหญ่ เลยมีการปรับแผนว่าจะต้องอพยพทุกคนให้จบภายใน 1 สัปดาห์ครึ่ง ซึ่งฟิลลิปเป้ก็ได้ไปคุยกับหัวหน้าเผ่าและเห็นตรงกันว่าเวลาในการอพยพเป็นปัจจัยสำคัญลำดับสูงสุด ทุกอย่างต้องเสร็จใน 1 สัปดาห์ครึ่ง! เพื่อความปลอดภัยของทุกคน เพราะฉะนั้น ฟิลลิปเป้เลยต้องปรับแผนโครงการ ไปหาจานบินมาเพิ่มเติมอีก 50 ลำจากดาวอื่น พร้อมหาบุคลากรเพิ่มเติมมาช่วยอพยพด้วย ซึ่งส่วนนี้มีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นมาแน่นอน ฟิลลิปเป้ก็จัดทำบันทึกการเปลี่ยนแปลงนี้พร้อมลงรายละเอียดว่าต้องเพิ่มงบเท่าไหร่ให้หัวหน้าเผ่าอนุมัติอย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ก็ต้องมาดูว่าเจ้าจานบินที่เพิ่มมา 50 ลำและการอพยพที่รวดเร็วขึ้นจะส่งผลต่องานส่วนอื่นใด ๆ บ้าง เช่น การจราจรของจานบินแออัดขึ้น บ้านก็ต้องเร่งสร้าง (หรือจะให้คนอยู่ร่วมกันชั่วคราวไปก่อน หรือจะกางเต็นท์ ฯลฯ)
เรียนรู้และพัฒนาขีดความสามารถของทีมงาน
ในระหว่างการทำโครงการ เราและทีมงานควรจะต้องหาโอกาสในการเรียนรู้สิ่งต่าง ๆ เพื่อพัฒนาขีดความสามารถของเราให้ดียิ่ง ๆ ขึ้นไป เราต้องมีจังหวะในการมานั่งทบทวนเพื่อเรียนรู้บทเรียนที่เกิดขึ้นจากการทำผิดพลาด จะได้นำไปปรับปรุงแก้ไขไม่ให้เกิดซ้ำอีกในอนาคต
ทุก ๆ วันช่วงค่ำ ฟิลลิเป้จะมีประชุมกับทีมงานหลักเพื่อมาประเมินความก้าวหน้าในการทำโครงการนี้ (ต้องประชุมทุกวันเพราะโครงการนี้ด่วนมาก) หนึ่งในเรื่องที่หยิบยกมาคุยกันคือวันนี้เราเจอปัญหาอุปสรรคอะไรเกิดขึ้นบ้าง ประเด็นนึงที่ถูกหยิบยกขึ้นมาคือ อาสาสมัครทีมอพยพพบว่าจำนวนชาวฮาวูที่อาศัยอยู่ในแต่ละบ้านไม่ค่อยตรงกับรายชื่อที่มาจากสำนักงานเขต ทำให้การเช็คชื่อล่าช้ากว่าที่คิดไว้ ดังนั้น เลยมีการเปลี่ยนกระบวนการโดยการให้ทุกคนขึ้นไปบนจานบินเลยโดยไม่ต้องเช็คชื่อ ในระหว่างเดินทางก็ค่อย ๆ มากรอกรายชื่อของคนที่อยู่บนจานบินเข้าไปยังฐานข้อมูลกลางแทน จากนั้นระบบคอมพิวเตอร์จะวิเคราะห์ว่ามีใครตกหล่นไปบ้างและแจ้งเตือนไปยังจานบินเที่ยวถัด ๆ ไปให้ไปรับคนที่ตกหล่น นี่คือการเรียนรู้ร่วมกันของทีมที่มาทำโครงการเพื่อมาพัฒนาให้การทำงานดียิ่ง ๆ ขึ้นไป
