Project Team (ทีมงานโครงการ)

ใครบ้างที่เราเรียกว่า Project Team?

Project Management Institute (PMI) ได้ให้นิยามของ "ทีมงานโครงการ (Project Team)" ไว้ว่า...

ผู้คนที่เข้ามาทำงานต่าง ๆ ในโครงการ เพื่อให้โครงการสามารถบรรลุตามวัตถุประสงค์ได้  
("A set of individuals performing the work of the project to achieve its objectives.")

ดูเผิน ๆ แล้วนิยามสั้น ๆ นี้ดูไม่มีอะไรเลย ก็ดูเหมือนรู้ ๆ กันอยู่แล้วว่าใครคือ Project Team 555 แต่เราอาจจะต้องขยายความเพิ่มเติมกันซะเล็กน้อย

Project Team ไม่แต่หมายความถึงแค่คนที่ลงมือทำงานเพื่อสร้างผลลัพธ์เท่านั้นนะ (ในโครงการตัวอย่างของเราก็คือผู้ไปสอนหนังสือที่ค่าย ซึ่งเป็นคนที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ของโครงการโดยตรง) แต่จะต้องครอบคลุมรวมไปถึงคนที่มาช่วยวางแผน คนที่คอยจัดหาทรัพยากร คนที่ทำหน้าที่บริหารจัดการ คนที่ทำหน้าที่ติดตามงานต่าง ๆ  ด้วย พูดง่าย ๆ ก็คือคนที่อยู่เบื้องหลังก็ต้องรวมด้วย ตัวผู้จัดการโครงการ (Project Manager) เองก็ถือเป็นส่วนหนึ่งของ Project Team เช่นกัน

Project Team ของเราสำคัญยังไง?

โครงการของเราจะประสบความสำเร็จไม่ได้เลยถ้าเราไม่มี Project Team ที่ดี ต่อให้เรามีทรัพยากรและเงินทุนที่พร้อมมากก็ตาม แต่ถ้าเราไม่ได้ทีมงานที่ดีมาทำโครงการ เราก็จะไม่สามารถเปลี่ยนทรัพยากรและเงินทุนเหล่านั้นให้กลายมาเป็นผลลัพธ์ของโครงการได้อย่างราบรื่น ซึ่งการที่เรามีคนเก่ง ๆ มารวมกันในโครงการก็ไม่ได้บ่งชี้ถึงว่าเรากำลังมี Project Team ที่ดีเสมอไป นอกจากจะเก่งแล้ว Project Team ทุก ๆ คนจะต้องสามารถทำงานเข้าขากันได้ดีด้วย

ในหลาย ๆ ครั้งเราไม่สามารถเลือกคนที่เข้ามาเป็น Project Team ของเราได้ เพราะ Project Team อาจได้รับการมอบหมายมาจากคนอื่น หรือบางคนก็อยู่ในโครงการนี้มาก่อนเรา งานส่วนหนึ่งของผู้จัดการโครงการ (Project Manager) ก็คือการพัฒนา Project Team ที่มีอยู่แล้ว ทำให้แต่ละคนที่มีความหลากหลายสามารถทำงานร่วมกันเป็นทีมงานหนึ่งเดียวที่มีขีดความสามารถสูง (High-performing Team) ได้ ถ้าเปรียบเทียบกัน การทำโครงการมันก็คือการเล่นกีฬาแบบเป็นทีมที่ต้องอาศัย Team Work เป็นหลัก (เช่น ฟุตบอล บาสเก็ตบอล ฯลฯ) นี่ไม่ใช่กีฬาแบบที่ต่างคนต่างเล่น (เช่น กอล์ฟ วิ่ง ฯลฯ)

เป้าหมายของเราในเรื่อง Project Team

ทาง PMI ได้เห็นความสำคัญของ Project Team ต่อความสำเร็จของโครงการ เขาเลยได้กำหนดให้ Project Team เป็นโดเมนที่ 2 ของการบริหารจัดการโครงการ ใคร ๆ ก็บอกว่าการบริหารจัดการคนเป็นเรื่องซับซ้อนและน่าปวดหัว นี่ไม่ใช่เรื่องง่ายแต่เป็นเรื่องที่จำเป็น และขาดไม่ได้เลยไม่ว่าจะเป็นโครงการไหน ๆ ก็ตาม ซึ่งในฐานะของ Project Manager เรามีเป้าหมายที่จะต้องทำให้สิ่งต่าง ๆ เหล่านี้เกิดขึ้น

• Project Team มีความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ
• Project Team ของเราพัฒนาไปสู่ทีมงานขีดความสามารถสูง (High-performing Team)
• Project Team ทุกคนสามารถแสดงความเป็นผู้นำในบทบาทของตนเองได้

ความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ

แน่นอนว่าเราไม่ได้ต้องการทีมงานประเภทที่ทำงานไปวัน ๆ พอเจอปัญหาก็หยุดรอให้คนมาแก้ปัญหาให้ หาข้ออ้างโน่นนี่นั่นในการไม่ทำอะไรบางอย่าง โดยไม่ได้สนใจว่าผลลัพธ์ของโครงการจะออกมาเป็นยังไง

นี่คงไม่ใช่คนที่เราต้องการมาอยู่ในโครงการของเราอย่างแน่นอน เพราะเราคงไม่มีเวลาไปสั่งงานทุกคนทุกเรื่องได้ ถึงจุดนึงจะต้องอาศัยทีมงานที่ริเริ่มทำงานได้ด้วยตนเองเพื่อให้โครงการเราประสบความสำเร็จ เราต้องการทีมงานที่มีความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ สมาชิกในทีมต้องรู้เป้าหมายปลายทางและวิสัยทัศน์ของโครงการ เกิดความรู้สึกเป็นเจ้าของในสิ่งที่โครงการส่งมอบ พูดง่าย ๆ คือจะต้องอินกับสิ่งที่โครงการกำลังทำ

บทบาทของ Project Manager ในส่วนนี้ก็คือการต้องสร้างแรงบันดาลใจให้เกิดขึ้นใน Project Team ของตนเอง พยายามเชื่อมโยงสิ่งที่แต่ละคนทำไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็กเข้ากับผลลัพธ์อันยิ่งใหญ่ที่โครงการของเรากำลังทำอยู่

ลองนึกภาพในโครงการค่อยสอนหนังสือของเรา สมมติเนบิวล่ามีทีมงานคนนึงชื่อ "ปุ๊กกี้" ที่ดูแลเรื่องการเดินทาง ปัญหาคือปุ๊กกี้ไม่ได้มีความรู้สึกเป็นเจ้าของงานส่วนนี้สักเท่าไหร่นัก เขามาทำค่ายเพียงเพื่อจะได้เขียนประสบการณ์นี้ไว้ใน CV ของตัวเอง พอได้รับมอบหมายว่าต้องไปจัดเตรียมการเดินทางให้กับทีมงาน ปุ๊กกี้ซึ่งไม่ได้มีความรู้สึกอินกับโครงการ ก็อาจจะทำงานแค่ "ขั้นต่ำ" เพื่อให้เกิดผลลัพธ์ตามที่ได้รับมอบหมายมา แต่ขาดซึ่งความใส่ใจ ปุ๊กกี้ไปหาจานบินตามจำนวนคนที่ได้รับแจ้งมาเป๊ะ โดยไม่ได้สนใจมากเรื่องสภาพของจานบินที่มีความทรุดโทรม ไม่ได้คิดเผื่อว่าคนที่นั่งจะแออัดไปไหม จะมีที่วางของรึเปล่า ไม่ได้วางแผนเรื่องจอดแวะพัก ไม่ได้คิดเรื่องสัมภาระสำหรับทีมงานจัดค่ายที่ต้องขนไปไปจำนวนมาก พอมีคนทักก็แย้งว่าเขาทำตามคำสั่งที่ได้รับมาแล้ว กลายเป็นว่าเนบิลล่าต้องมานั่งลงรายละเอียดทุกเรื่องด้วยตนเอง....เจอแบบนี้เนบิวล่าปวดกบาลมาก

โชคยังดีที่มีนาย "คุงก้า" อยู่ในทีมอีกคน ตอนแรกคุงก้าดูแลแค่เรื่องเสบียงไม่ได้มาดูเรื่องการเดินทางหรอก แต่พอเห็นเนบิวล่ารมบ่จอยมาก ๆ ก็เลยเข้ามาช่วยเพราะไม่อยากให้โครงการล่ม ตัวคุงก้าเองมีความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ คิดว่าถ้าโครงการนี้ประสบความสำเร็จ เขาก็จะประสบความสำเร็จตามไปด้วย เลยพยายามทำทุก ๆ อย่างที่พอทำได้ให้การจัดค่ายในครั้งนี้เป็นไปอย่างราบรื่น พอเขาเข้ามาดูแลเรื่องการเดินทาง ก็เลยใส่ใจลงรายละเอียดสิ่งต่าง ๆ ด้วยตนเองโดยไม่ต้องรอให้ใครมาสั่ง หาทางทำให้คนเดินทางได้รับความสะดวกสบายมากที่สุด เพื่อที่เวลาไปอยู่ที่ค่ายแล้วจะได้มีแรงทำสิ่งต่าง ๆ ได้เต็มที่ คุงก้าเสนอความเห็นให้เพิ่มขนาดของจานบินนิดนึงเพื่อให้เผื่อว่ามีการเปลี่ยนแปลงจำนวนคนเดินทางเพิ่มเติมไปค่าย นอกจากนี้จะทำให้สามารถขนสัมภาระไปได้อย่างสะดวก ไม่ต้องเอาสัมภาระมาวางไว้บนที่นั่ง นอกจากนี้ได้มีการคิดเพิ่มเติมว่าจะให้จานบินไปรับส่งคนระหว่างทางที่จุดไหนเพิ่มเติมได้บ้าง ทุก ๆ คน จะได้ไม่ต้องเดินทางมาขึ้นจานบินที่เดียวกัน พอคุงก้ามาดูแลงานส่วนนี้แล้วเนบิลล่าเลยสามารถที่จะถอยมาดูห่าง ๆ ได้และสามารถไปโฟกัสที่งานสำคัญส่วนอื่น ๆ ต่อได้

‍

สร้าง High-Performing Team

เราต้องการทีมงานขีดความสามารถสูง (High Performing Team) ซึ่งหมายความถึงการที่สมาชิกในทีมเชื่อใจซึ่งกันและกัน สามารถสื่อสารกันได้อย่างตรงไปตรงมา ทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ทุกคนเคารพซึ่งกันและกันแม้แต่ในสถานการณ์ตึงเครียดที่สุด ทุกคนยอมรับเพื่อนร่วมงานในบทบาทที่แตกต่างกัน และยอมรับในความหลากหลาย ทุกคนในทีมรู้สึกว่าตนเองได้รับโอกาสในการแสดงขีดความสามารถในงานที่ทำอย่างเต็มที่

ในโครงการไปค่ายสอนหนังสือของเรา ถ้าทีมงานไม่ใช่ High-Performing Team อาจเกิดเหตุการณ์แบบนี้ขึ้น แต่ละทีมที่สอนทำงานอยู่เฉพาะในส่วนของตัวเองไม่ทำงานร่วมกัน ทีมสอนเคมีมองว่าทีมสอนเลขเอาเปรียบตัวเองอยู่ เลยไม่ช่วยเหลืออะไร ไม่สื่อสารกันต่อหน้าตรง ๆ เมื่อมีความขัดแย้งเกิดขึ้นแต่เอาไปคุยกันลับหลังจนเกิดความไม่ชอบหน้ากันขึ้นมา สุดท้ายก็ทะเลาะกัน

แต่ถ้าเราสามารถสร้างทีมงานที่เป็น High-Performing Team ขึ้นมาได้  ทุกฝ่ายไม่ว่าจะเป็นฝ่ายเดินทาง ฝ่ายสอนเคมี ฝ่ายสอนฟิสิกส์ ฝ่ายสอนเลข ฝ่ายอาหารและเสบียง จะมองไปที่ผลลัพธ์เดียวกันโดยไม่ตั้งกำแพงระหว่างกัน  เมื่อเห็นว่าเด็กในค่ายที่เราไปสอนนั้นยังขาดในเรื่องวิชาฟิสิกส์มาก ทีมเคมีและทีมเลขอาจจะยินที่ที่จะให้สมาชิกบางคนไปช่วยเพิ่มเติมในวิชาฟิสิกส์มากขึ้น  เมื่อมีปัญหาขัดแย้งกัน เช่น ทีมเสบียงมีของปริมาณของมากเกินกว่าที่จานบินของทีมขนส่งจะรับได้ ทั้งสองทีมก็มานั่งคุยกันเพื่อดูว่ามีทางเลือกอะไรที่เป็นไปได้บ้าง

อ่านเพิ่มเติมว่าทีมงานขีดความสามารถสูงเป็นอย่างไร

‍

ทุกคนคือผู้นำ

เราในฐานะของ Project Manager มีบทบาทเป็นผู้นำของโครงการโดยธรรมชาติ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าคนอื่นในทีมจะเป็นผู้นำไม่ได้นะ  Project Team ทุกคน ไม่ว่าจะอยู่ในตำแหน่งใด ๆ ก็ตาม สามารถเล่นบทบาทผู้นำได้ในส่วนของตัวเอง ความเป็นผู้นำในที่นี้ก็คือการเล่นบทบาทผู้นำในงานส่วนที่ตัวเองได้รับมอบหมาย Project Manager ควรส่งเสริมให้ Project Team ของเรากล้าที่จะริเริ่มทำอะไรต่าง ๆ ได้ด้วยตนเอง เช่น การเสนอแนวความคิดในการทำโครงการใหม่ ๆ เป็นผู้ริเริ่มในการมองหาปัญหาที่อาจเกิดขึ้นแล้วหาทางแก้ปัญหา ริเริ่มในการเสนอทางเลือกต่าง ๆ ด้วยตนเอง

ซึ่งในการเล่นบทบาทของผู้นำนั้นมีทักษะหลาย ๆ อย่างที่เราต้องหาโอกาสพยายามสร้างเสริมให้ Project Team เช่น ทักษะของ "Adaptive Leadership" ความเป็นผู้นำที่ปรับตัวตามสถานการณ์ได้ ซึ่งสามารถเลือกใช้สไตล์ในความเป็นผู้นำ (Leadership Style) ที่มีอยู่หลากหลายรูปแบบได้เหมาะสมกับสถานการณ์ในแต่ละช่วงเวลา หรือทักษะในการทำงานร่วมกับคนอื่น ๆ ในทีม ทักษะในการสื่อสาร เป็นต้น

ในโครงการตัวอย่างของเรา เนบิลล่าได้ขีดกติการในการทำโครงการไว้อย่างชัดเจนว่า คนที่ได้รับมอบหมายงานส่วนไหนไปสามารถที่จะใส่ความคิดสร้างสรรค์ลงในงานส่วนของตัวเองได้อย่างเต็มที่ โดยต้องอยู่ภายใต้กรอบใหญ่ที่วางไว้ และต้องสื่อสารให้คนอื่น ๆ ในทีมรับทราบเสมอ เลยทำให้ Project Team กลายเป็นผู้นำในส่วนงานของตัวเอง คุงก้าก็ลุยเต็มที่ในส่วนงานการจัดการการเดินทาง เป็นคนวางแผนเองว่าเราจะต้องทำอะไรบ้าง เป้าหมายในส่วนงานนี้คืออะไรบ้าง และเป็นผู้นำในการเข้าไปประสานงานกับส่วนงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้งานส่วนนี้เป็นไปตามแผนที่วางไว้ เช่น เข้าไปคุยกับแผนกเสบียงเพื่อดูว่าจะมีสัมภาระมากน้อยขนาดไหน เข้าไปคุยกับแผนกวิชาการเพื่อดูว่าจะมีคนเดินทางไปค่ายทั้งหมดกี่คน เป็นต้น