เราจะตรวจวัดผลกันไปทำไม?
เมื่อเจอคำถามเชิงปรัชญาแบบนี้ เราก็ต้องตอบโดยใช้คำคม...
"ถ้าเราตรวจวัดมันไม่ได้ เราก็ไม่สามารถบริหารจัดการมันได้"
"You can't manage what you can't measure"
ถ้าเรากำลังจะบริหารจัดการโครงการ เราก็ต้องตรวจวัดสิ่งต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในโครงการของเราให้ได้ ไม่อย่างงั้นก็ไม่รู้ว่าจะไปบริหารจัดการโครงการอย่างถูกต้องได้ยังไง
การตรวจวัดผลในโครงการ (Project Measurement) คือการมองเทียบกันว่าเราอะไรที่เราทำเสร็จไปแล้วบ้าง และเปรียบเทียบกับแผนที่เราวางแผนไว้ เราทำโครงการช้าไป เราทำเร็วไป ใช้เงินมากไป หรือใช้เงินน้อยไป ฯลฯ
ถ้าผลของการตรวจวัดบอกว่าเรามีการเบี่ยงเบน (Deviate) ออกไปจากแผนที่วางไว้ นั่นก็เป็นตัวบ่งบอกถึงปัญหาที่เกิดขึ้นละ เช่น ตามแผนเราจะต้องแก้ซอฟต์แวร์เสร็จไปแล้ว 10,000 หลังในวันที่ 10 แต่ปรากฎว่าเราทำได้จริงแค่ 9,000 หลัง เพราะฉะนั้นก็คือเรามีค่าการเบี่ยงเบน (Variance) ไปจากแผนที่วางไว้ 1,000 หลัง ฯลฯ พอรู้แล้วเราก็ต้องมานั่งคิดต่อว่าเราจะแก้ไขมันด้วยวิธีไหน เพื่อให้โครงการของเรากลับมาสู่ตามแผนเดิมของเรา จะเร่งงานโดยให้คนทำงานล่วงเวลาไหม? จะหาคนมาทำงานเพิ่ม? จะจ้างคนอื่นมาทำงานแทนเรา? จะลดฟีเจอร์ของสิ่งที่เราส่งมอบลง? ปรับวิธีการทำงาน? ฯลฯ แต่สมมติว่าผลของการตรวจวัดแสดงให้เห็นว่าทุกอย่างยังเป็นไปตามแผน ไม่มีการเบี่ยงเบน (Variance) ใด ๆ เราก็สบายใจได้ และถ้ารักษาสถานะแบบนี้ต่อไปได้เรื่อย ๆ เราก็จะจบโครงการได้ตามแผน
การตรวจวัดไม่ใช่แค่การเอาข้อมูลมาสรุปเป็นกราฟเพียงอย่างเดียว เราจะต้องคิดเสมอถึงวัตถุประสงค์ปลายทางของการตรวจวัดด้วย ว่าเราเอาข้อมูลเหล่านั้นไปทำอะไรต่อ เราจะได้เก็บรวบรวมข้อมูลและนำเสนอข้อมูลได้ตรงจุดไม่เปะปะ
เราใช้การตรวจวัดไปทำอะไรได้บ้าง?
เราตรวจวัดสิ่งต่าง ๆที่เกิดขึ้นในโครงการเพื่อใช้งานในวัตถุประสงค์ที่หลากหลาย
ใช้ในการบริหารการทำงานในโครงการ
โดยพื้นฐานแล้วเราใช้ข้อมูลที่เราตรวจวัดเพื่อดูว่าโครงการของเราดำเนินไปได้ตามแผนรึเปล่าทั้งในเชิงของเวลา (เป็นไปตามเวลาไหม) เงิน (ใช้เงินเกินหรือขาดกว่าที่ควรจะเป็น) รวมถึงติดตามดูทรัพยากรต่างๆ ว่าถูกใช้ไปอย่างไร สมเหตุสมผลหรือไม่เมื่อเทียบกับผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น
พอเราทำโครงการไปเรื่อย ๆ เราจะพบว่าหลาย ๆ อย่างจะไม่เป็นไปตามแผน จะเริ่มมีการเบี่ยงเบน (Variance) ออกไปจากแผนที่วางไว้ ถ้าเราไม่ทำอะไรเลย Variance พวกนั้นมันก็จะขยายตัวออกไปเรื่อย ๆ จนสุดท้ายแล้วเราจะดึงกลับสู่แผนเดิมไม่ได้อีกต่อไป การตรวจวัดทำให้เรารู้ถึงปัญหาที่เกิดขึ้นตั้งแต่เนิ่น ๆ ตั้งแต่ตอนที่ Variance เหล่านั้นอาจยังไม่ใหญ่มาก เราเลยยังพอที่จะสามารถปรับแก้ให้กลับมาสู่แผนเดิมได้
ใช้ในการสร้างความรับผิดชอบ
การตรวจวัดเป็นกลไกนึงในการสร้างความรับผิดชอบ (Accountability) ของ Project Team ให้เกิดขึ้น การที่เราเห็นสถานะงานของเราแสดงอยู่ต่อหน้าทีมงานคนอื่น ๆ เป็นกลไกให้เรามีความรับผิดชอบในงานของตนเองมากขึ้น ถ้าเราไม่มีการตรวจวัดอะไรเลยก็จะไม่รู้ว่าแต่ละคนทำงานได้ตามเป้าหมายและตามบทบาทความรับผิดชอบของตัวเองรึเปล่า
ใช้ในการสื่อสาร
การตรวจวัดทำให้เราได้ข้อมูลที่จำเป็นมาเพื่อการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders) ปกติแล้วเราก็จะต้องรายงานความก้าวหน้าในการทำโครงการเป็นระยะเพื่อสร้างความมั่นใจให้แก่ Stakeholders ว่าโครงการเรากำลังดำเนินไปในทิศทางที่ถูกต้อง
ใช้ในการส่งมอบงาน
ข้อมูลที่เรารวบรวมในระหว่างทำโครงการสามารถใช้ประเมินว่าสิ่งที่โครงการส่งมอบ (Project Deliverables) จะถูกเสร็จและส่งมอบได้ตอบเกณฑ์การตรวจรับรึเปล่า(Criteria) และเมื่อส่งมอบไปแล้วมันจะทำงานเพื่อสร้างประโยชน์ให้กับกลุ่มเป้าหมายได้ตามที่เราคาดคิดไว้ไหม
เป้าหมายของการตรวจวัด
Project Management Institute (PMI) ได้กำหนดให้การตรวจวัด(Measurement) เป็นส่วนที่บ่งชี้ถึงขีดความสามารถในการบริหารจัดการโครงการเรียกว่าเป็น 1 ใน 8 ของ Project Management Performance Domain โครงการที่มีการบริการจัดการที่ดีจะต้องมีการตรวจวัดอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิผล
Project Team ทุกคนรู้สถานะปัจจุบันของโครงการ
วันนี้ของโครงการเราเป็นยังไงบ้าง เราล่าช้าเราเร็วกว่ากำหนด เราใช้ทรัพยากรมากไปหรือน้อยไป นี่คือสิ่งที่ทีมงานโครงการทุกคนต้องทราบเราต้องมีกระบวนการในการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นแล้วมาสรุปผลให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องได้รู้ถึงสถานะปัจจุบันของโครงการ
ปูป้าได้จัดให้มีการเอาข้อมูลที่ตรวจวัดได้มากองรวมกันทุกสัปดาห์แล้วขึ้นแสดงผลบน Dashboard ให้ทีมงานทุกคนได้เห็น ทีมงานที่เข้ามานั่งดูDashboard จะเห็นสรุปภาพปัจจุบันของโครงการได้อย่างชัดเจนรู้ว่าโดยรวมแล้วตอนนี้โครงการเราล่าช้าหรือเร็วกว่ากำหนด การแก้ระบบเสร็จสิ้นไปแล้วกี่ระบบเมื่อเทียบกับแผนแล้วเป็นอย่างไร งบประมาณถูกใช้ไปแล้วเท่าไหร่ ใช้เงินเกินกว่าที่ควรใช้รึเปล่าหรือยังมีเงินเหลือเป็นต้น
ข้อมูลต้องถูกต้องแม่นยำ
ถ้าต้นทางของข้อมูลที่ได้มาไม่น่าเชื่อถือ ที่เหลือก็คือความเละเทะที่จะเกิดขึ้นเราต้องทราบถึงแหล่งที่มาของข้อมูลต่าง ๆ เพื่อประเมินได้ว่ามันมีความแม่นยำน่าเชื่อถือได้มากน้อยขนาดไหน
ช่วงแรก ๆ ในโครงการตัวอย่างของเรา ข้อมูลที่รวบรวมมาจากหัวหน้าช่างประจำพื้นที่เป็นคนกรอกข้อมูลเข้ามา ซึ่งดู ๆ แล้วก็ไม่น่ามีปัญหาอะไร ยกเว้นว่าหัวหน้าช่างบางคนใช้วิธีให้ช่างแต่ละคนให้นับจำนวนระบบที่ตัวเองลงไปทำ บางทีก็นับมาผิด ๆ ถูก ๆ บางคนก็ตอบจากความทรงจำ ไม่ได้มีการตรวจความถูกต้อง เลยทำให้ตัวเลขเพี้ยนไปจากความเป็นจริง พอเจอปัญหานี้ ปูป้าก็เลยเปลี่ยนวิธีการ โดยให้หัวหน้าช่างประจำพื้นที่ดึงข้อมูลจากใบงานที่ลูกค้าต้องเซ็นเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นมารายงานแทนวิธีนี้เลยทำให้ข้อมูลที่ได้แม่นยำมากขึ้น
มีข้อมูลเพียงพอ และทันท่วงทีสำหรับตัดสินใจเพื่อช่วยให้เราสามารถปรับการทำงานได้เหมาะสม
ข้อมูลด้านสถานะของโครงการต้องเพียงพอเพื่อช่วยให้เราหาแนวทางในการป้องกันหรือรับมือกับปัญหาอุปสรรคต่าง ๆ ที่อาจจะผ่านเข้ามาได้
ในช่วงสัปดาห์แรก ๆ ทีมงานฝ่ายข้อมูลที่เป็นคนสร้างDashboard ขึ้นมายังไม่ค่อยแน่ใจว่า Project Team ต้องการอะไรกันแน่เลยร่าง Dashboard ที่แสดงข้อมูลเฉพาะตัวเลขของระบบที่เข้าไปแก้ไขแล้วเพื่อเปรียบเทียบกับแผนว่าเร็วไปหรือช้าไปซึ่งปูป้าก็ได้เสนอให้เพิ่มรายละเอียดลงไปอีกระดับนึงคือแบ่งตามพื้นที่ว่าพื้นที่ไหนติดตั้งเร็วหรือล่าช้าเพราจะได้ดูออกว่าปัญหาความล่าช้าที่เกิดขึ้นมาจากทีมไหนที่ลงพื้นที่
นอกจากนี้ ในช่วงแรกข้อมูลด้านค่าใช้จ่ายที่เข้ามาในระบบจะถูกนำเข้ามาในระบบล่าช้ากว่าที่เป็นจริงประมาณ 1 สัปดาห์เพราะฉะนั้นเลยทำให้ข้อมูลด้านการเงินที่ปรากฎบน Dashboardดีเลย์ไป 1 สัปดาห์และอาจจะไม่ได้สะท้อนภาพการเงินที่เป็นอยู่จริงณ ตอนนั้น ดังนั้น ปูป้าเลยต้องไปคุยกับทางฝ่ายการเงินให้เร่งส่งข้อมูลเข้ามาในกรอบเวลาที่สั้นกว่านั้น
สามารถคาดการณ์ไปจนถึงจุดสิ้นสุดของโครงการได้
เมื่อเรามีข้อมูลที่เพียงพอที่บอกได้ถึงสถานะในปัจจุบันแล้ว เราจะต้องวิเคราะห์ข้อมูลนั้นร่วมกับข้อมูลในอดีตเพื่อให้สามารถสร้างการคาดการณ์ (Forecast) ขึ้นไปจนจบโครงการ เพื่อดูว่าด้วยสถานการณ์ที่เป็นอยู่ในปัจจุบันบวกกันแนวโน้มต่างๆ จะยังทำให้เราไปถึงยังเป้าหมายที่วางไว้หรือไม่ หรือจะมีการเบี่ยงเบนจากเป้าหมายดังกล่าวไปมากน้อยขนาดไหน
ในโครงการตัวอย่างของเราDashboard จะมีแสดงข้อมูลของความก้าวหน้าและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในการไปแก้อุปกรณ์กล่องฟิวชั่น ซึ่งในระบบจะมีฐานข้อมูลย้อนหลังของข้อมูลพวกนั้นด้วย ระบบสามารถวาดเส้นคาดการณ์ว่าจากสถานการณ์ปัจจุบันและความก้าวหน้าในแต่ละสัปดาห์ที่ผ่านมา เราน่าจะทำงานเสร็จได้100% ช่วงไหนซึ่งเส้นดังกล่าวแสดงให้เห็นว่าเราจะจบงาน 100% ได้ในวันที่120 แสดงว่าดูทรงแล้วโครงการเราน่าจะเลทแน่นอน เราอาจจะต้องเริ่มสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตั้งแต่ตอนนี้ว่าโครงการนี้ดีเลย์แหงเลย ขอเวลาเพิ่มอีกหน่อยหรือไม่ก็อาจจะต้องเริ่มมองหาคนทำงานเพิ่มเติมเพื่อเร่งงานให้งานจบได้ในวันที่ 100 ตามแผน
