การวางกรอบแนวทางในการพัฒนาโครงการ
โครงการบนโลกนี้มีอยู่ด้วยกันมากมายหลากหลายรูปแบบ ซึ่งแต่ละโครงการมีเงื่อนไขที่แตกต่างกันออกไป บางโครงการจะเหมาะกับวิธีการพัฒนาโครงการแบบ Predictive Approach ส่วนบางโครงการจะเหมาะกับการพัฒนาโครงการแบบ Adaptive Approach เพราะฉะนั้น การตัดสินใจว่าเราจะใช้แนวทางแบบไหนกับโครงการของเราเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้จัดการโครงการ (Project Manager) ต้องทำตั้งแต่ต้น ถ้าเราเลือกแนวทางที่ไม่เหมาะสม อาจจะทำให้การวางแผน การทำโครงการ การควบคุมงานต่าง ๆ เป็นไปได้ไม่ดีเท่าที่ควร
ในเรื่องนี้เราต้องรู้จัก Key Words ที่สำคัญ 3 ตัว
Development Approach (แนวทางในการพัฒนาโครงการ)
Development Approach มีอยู่ด้วยกัน 3 แบบ คือ แบบ Predictive Approach (การก่อสร้างร้านเบเกอรี่ของมาลากา) แบบ Adaptive Approach (การสร้างเว็บไซต์ของมาลากา) และแบบ Hybrid Approach หรือลูกผสม
(อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Development Approach)
Delivery Cadence (จังหวะในการส่งมอบผลลัพธ์)
เราส่งมอบผลลัพธ์ของโครงการเรายังไง เราส่งมอบผลลัพธ์ใหญ่ ๆ รอบเดียวตอนจบโครงการ หรือเราแบ่งผลลัพธ์สุดท้ายออกเป็นส่วนย่อย ๆ แล้วค่อยทยอยส่งมอบเป็นระยะ อันนี้คือเรื่องของ Delivery Cadence
Project Life Cycle & Project Phase (วัฎจักรชีวิตและเฟสของโครงการ)
บางโครงการเราจะแบ่งออกเป็นเฟสย่อย ๆ เพื่อให้เข้าใจได้ง่าย ทุกคนในทีมงานโครงการ (Project Team) จะต้องรู้ว่า ณ ตอนนี้โครงการเราอยู่ในเฟสไหน นอกจากนี้ ช่วงเวลารอยต่อระหว่างเฟสเป็นจุดที่เราสามารถใช้ในการทบทวนสิ่งที่ผ่านมาในเฟสก่อน ๆ ว่าเราบรรลุตามวัตถุประสงค์หรือไม่ มีอะไรที่ควรต้องปรับเปลี่ยนก่อนที่เราจะไปต่อรึเปล่า
เป้าหมายของการวางกรอบแนวทางในการพัฒนาโครงการ
ทาง Project Management Institute (PMI) ได้กำหนดให้ "แนวทางการพัฒนาโครงการและวัฎจักรของโครงการ" (Development Approach & Life Cycle) เป็นส่วนที่มีความสำคัญในการบริหารจัดการโครงการใด ๆ ก็ตาม (เพราะถ้าเลือกผิดชีวิตเปลี่ยนทันที 555) โดยทาง PMI ได้กำหนดขึ้นมาให้เป็นหนึ่งใน "Project Management Performance Domain" หรือโดเมนในการขีดความสามารถในการบริหารจัดการโครงการ พูดง่าย ๆ ก็คือโครงการที่มีการบริหารจัดการดีจะต้องมีการวางกรอบในการพัฒนาโครงการได้อย่างเหมาะสม
เพราะฉะนั้น เราจะดูเป้าหมายของเรากัน
ใช้แนวทางการพัฒนาโครงการได้เหมาะสม
อันนี้เป็นหัวใจหลักของโดเมนนี้เชียวล่ะ เราต้องเลือกใช้แนวทางการพัฒนาโครงการให้เหมาะสมกับลักษณะของโครงการ ไม่ใช่ว่าทุกโครงการจะใช้แนวทางการพัฒนาแบบเดียวมาใช้ได้เสมอ ถ้าเราเลือกใช้แนวทางการพัฒนาที่ไม่เหมาะสม ตอนที่เราเริ่มลงไปวางแผน ไปทำโครงการ ไปติดตามตรวจสอบผลลัพธ์ต่าง ๆ จะพบว่ามันจะมีความฝืดอยู่ หลาย ๆ อย่างอาจจะไม่ตอบโจทย์ เช่น วางแผนตั้งนาน ปรากฎผ่านไปแป๊บเดียวต้องมารื้อแผนใหม่หมด ทุกอย่างเปลี่ยนแปลง จนรู้สึกว่าเราวางแผนไปทำไมกันนะ เป็นต้น
(ดูแนวทางในการเลือกใช้ Development Approach ได้ใน Article: )
พยายามส่งมอบคุณค่าเป็นระยะ
การที่เราส่งมอบผลลัพธ์สุดท้ายเพียงแค่รอบเดียวตอนจบเลยถือว่ามีความเสี่ยงระดับนึง มีโอกาสที่พอเราส่งมอบผลลัพธ์ตอนจบแล้วปรากฎว่ามันไม่ตรงกับความต้องการ ไม่ตอบโจทย์ ผลลัพธ์ของโครงการเราไม่ได้สร้างประโยชน์อะไรจากที่ควรจะเป็น เราควรจะลดความเสี่ยงตรงนี้โดยการพยายามซอยผลลัพธ์ออกมาเป็นชิ้นย่อย ๆ แล้วค่อย ๆ ทะยอยส่งมอบให้กับเจ้าของโครงการหรือกลุ่มเป้าหมาย วัตถุประสงค์ที่เราทำแบบนี้เพื่อให้เรามีการสื่อสารกับทางผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญในระหว่างที่ทำโครงการ ให้มีการตรวจสอบผลลัพธ์เบื้องต้นตลอดช่วงระยะเวลาการทำโครงการ เพื่อที่จะได้ปรับทิศทางได้ทันท่วงที แต่แน่นอนว่าบางโครงการเราไม่สามารถอนุญาตให้มีการเปลี่ยนแปลงได้บ่อยขนาดนั้น เช่น การสร้างร้านเบเกอรี่คงไม่สามารถสร้างไปปรับไปเรื่อย ๆ ได้ขนาดนั้น เพราะฉะนั้นก็คงต้องพิจารณาว่าโครงการมันแบ่งซอยการส่งมอบได้ไหม แต่ถ้ามันซอยย่อยได้ควรจะทำ!
แบ่งเฟสโครงการอย่างชัดเจนและเหมาะสม
การวางเฟสของโครงการเป็นการสร้างความชัดเจนให้ Project Team และทำให้เรามีจังหวะในการทบทวนสิ่งที่เกิดขึ้นในเฟสก่อนหน้าก่อนที่เราจะเดินหน้าต่อ อย่างไรก็ตาม การแบ่งเฟสควรจะมีความเหมาะสม ถ้าเราแบ่งเฟสย่อยเกินไปสุดท้ายแทนที่จะเกิดความชัดเจนอาจจะทำให้ทุกคนงงกว่าเดิมก็เป็นได้ นอกจากนี้ วิธีการที่เรานิยามแต่ละเฟสจะต้องสอดคล้องกับลักษณะของโครงการนั้น ๆ ด้วย เช่น โครงการก่อสร้างร้านเบเกอรี่อาจจะแบ่งเฟสออกได้เป็น เฟสก่อสร้างรากฐาน เฟสก่อผนัง เฟสสร้างหลังคา เฟสวางระบบ และเฟสตกแต่งภายใน ส่วนโครงการสร้างเว็บไซต์อาจจะแบ่งออกเป็น เฟสการทำ User Interface / User Experience เฟสการเขียนโปรแกรม เฟสการทดสอบ ฯลฯ
