Business Case มันคืออะไรกัน?
Business Case เป็นเอกสารตัวนึงที่เราทำขึ้นมาเพื่ออธิบายถึงเหตุผลว่าทำไมถึงต้องมาทำโครงการ (Project) โปรแกรม (Program) และพอร์ตโฟลิโอ (Portfolio) ของเราขึ้นมา (พี่น้องโปโปพ็อตของเรานั่นเอง อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับพี่น้องโปโปพ็อต) ถ้าพูดง่าย ๆ ก็คือเหมือนกับคำถามปรัชญาชีวิตประเภทว่า "เราจะเกิดมาทำไม?" 555 อันนี้ก็เป็นการมาดูว่าโครงการ โปรแกรม หรือพอร์ตโฟลิโอของเราจะเกิดมาทำไมกันนะ
Business Case เป็นตัวเชื่อมโยงระหว่างเป้าหมายขององค์กร (Business Goals / Objectives) กับพี่น้องโปโปพอร์ต ทำให้เห็นความชัดเจนว่าการที่เรามาทำโครงการ โปรแกรม หรือพอร์ตโฟลิโอจะนำไปสู่เป้าหมายดังกล่าวได้ยังไง มีความเชื่อมโยงกันยังไงบ้าง ใน Business Goals / Objectives หนึ่ง ๆ อาจจะมี Business Case หลาย ๆ ตัวมาสนับสนุนก็ได้
(หมายเหตุ: ความจริงแล้วจะเห็นว่า Business Case มาใช้กับทั้งโครงการ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ ซึ่งก็คือพี่น้องโปโปพ็อตของเรานั่นเอง แต่เพื่อความไม่เยิ่นเย้อในการเขียน หลังจากนี้เราจะใช้แค่คำว่าโครงการ แต่ให้รู้ไว้นะว่ามันใช้ได้กับโปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอเหมือนกัน)
Business Case จะอธิบายและเปรียบเทียบระหว่างประโยชน์ที่เราคาดว่าจะได้รับกับสิ่งต่าง ๆ ที่เราต้องลงแรงลงทุนไปกับโครงการของเรา (Cost & Benefits) รวมถึงพวกความความเสี่ยง (Risk) ต่าง ๆ ที่จะพ่วงตามกันเข้ามาด้วยถ้าเรามานั่งทำโครงการด้วย นอกจากนี้ มันจะต้องอธิบายให้เห็นว่าในการไปถึงเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของเรา มันอาจมีทางเลือกต่าง ๆ มากมาย แต่ทำไมเราถึงมาเลือก Business Case นี้ ทำไมมันถึงโดดเด่นและดีกว่าทางเลือกอื่น ๆ
โดยทั่วไปแล้ว ผู้จัดการโครงการจะไม่ได้เป็นคนที่มานั่งทำ Business Case นี้ เจ้า Business Case นี้จะถูกทำขึ้นมาโดยผู้สนับสนุนโครงการ (Project Sponsor) ซึ่งเป็นคนที่อยู่นอกโครงการ คือไม่ได้เป็นคนที่จะมาลุยทำโครงการกับเรา เจ้า Business Case นี่จะเป็นจุดตั้งต้นในการพัฒนาไปสู่เอกสารอีกตัวหนึ่งที่เรียกว่า Project Charter (ซึ่งอันนี้จะเป็น Project Manager ที่เป็นคนสร้างขึ้นมา)
Business Case ที่ดีหน้าตาเป็นยังไง?
Business Case ที่ดีจะต้องมีลักษณะดังต่อไปนี้
- อธิบายถึงผลลัพธ์ปลายทางของโครงการเราได้อย่างชัดเจน
- ทำให้เห็นความเชื่อมโยงว่าโครงการเราจะนำไปสู่เป้าหมาย พันธกิจขององค์กรเรายังไงบ้าง
- มองเห็นถึงโครงการอื่นๆ ที่มีอยู่หรือกำลังจะเกิดขึ้นซึ่งมีเป้าหมายเดียวกันกับโครงการของเรา และสามารถอธิบายได้ว่าทำไมโครงการของเราจะนำไปสู่ผลลัพธ์ได้ดีกว่า (หรือมีโอกาสสำเร็จมากกว่า)
เจ้า Business Case จะถูกนำเสนอไปยังผู้มีอำนาจตัดสินใจเพื่อขออนุมัติไปต่อ ดังนั้น เราต้องทราบขั้นตอนการขออนุมัติว่าเป็นยังไง เช่น มีแบบฟอร์มที่ปกติใช้กันไหม (บางที่อาจจะไม่ได้เรียกว่า Business Case) ใครเป็นผู้อนุมัติ ใช้เวลานานเท่าไหร่ ฯลฯ
องค์ประกอบของ Business Case
อย่างแรกเลย Business Case จะมีส่วนที่อธิบายถึงความต้องการเชิงธุรกิจในภาพรวม
- เหตุผลว่าทำไมต้องทำสิ่งนี้
- คำอธิบายถึงปัญหาเชิงธุรกิจหรือโอกาสที่เรากำลังจะเข้าไปจัดการ
- ใครเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียบ้าง (อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย)
- ความเชื่อมโยงระหว่างสิ่งนี้กับ Roadmap ขององค์กร
- ขอบเขต (Scope) ของโครงการที่กำลังเสนอ อะไรที่เราจะทำและอะไรที่เราจะไม่ทำ
ต่อมา ก็จะมีส่วนการวิเคราะห์
- เป้าหมาย พันธกิจขององค์กร
- การวิเคราะห์ต้นเหตุ (Root causes) ของปัญหาที่เกิดขึ้น หรือ ปัจจัยเกื้อหนุนที่ก่อให้เกิดโอกาสใหม่ ๆ ขึ้นมา
- ขีดความสามารถจององค์กร ณ ปัจจุบัน เปรียบเทียบกับขีดความสามารถที่ควรจะมี
- การระบุถึงความเสี่ยงของโครงการ (อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับความไม่แน่นอน)
- ปัจจัยที่จะนำไปสู่ผลสำเร็จของโครงการ
- เกณฑ์ในการตัดสินใจว่าทำไมเราถึงเลือกที่จะเสนอโครงการนี้ (เปรียบเทียบกับโครงการอื่นๆ ที่สามารถนำไปสู่เป้าหมายเดียวกันได้)
ท้ายที่สุด Business Case จะอธิบายถึงสิ่งที่เราต้องทำต่อจากนี้ในโครงการที่เราเสนอ
เราต้องมานั่งทำเอกสารตัวนี้กันจริง ๆ เหรอ
โอเค Business Case มันคือเอกสารเพิ่มเติมอีกตัวนึงที่เราต้องมานั่งทำกัน ซึ่งวัน ๆ เราก็วุ่นวายอยู่แล้วจะต้องมาทำอะไรพวกนี้เพิ่มเติมกันอีกเหรอ
การทำ Business Case ขึ้นมามีข้อดีหลายประการนะ อย่างแรกเลยมันเปิดโอกาสให้เรากลั่นกรองความคิดของเราเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการทำโครงการอย่างจริงจัง บางครั้งการคิดถึงว่าทำไมเราต้องทำโครงการมันก็โอเคอยู่ แต่การเขียนออกมาเป็นเอกสารจะเป็นการจัดระบบความคิดและช่วยให้เรามองเห็นว่าความจริงแล้วสิ่งที่เราคิดอยู่ในหัวนั้นมันชัดเจนเพียงพอแล้วรึยัง
นอกจากนี้ มันช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่าง ๆ รวมถึงทีมงานโครงการได้เข้าใจที่มาของโครงการอย่างชัดเจน เป็นเอกสารที่จะส่งต่อ ๆ ไปในระหว่างที่เราทำโครงการกัน มันเป็นเอกสารต้นทางที่จะส่งต่อไปยังผู้จัดการโครงการ (Project Manager) ในการทำเอกสารอีกตัวที่เรียกว่า "Project Charter" ขึ้นมา
