Project (โครงการ)
โครงการ หรือ Project ถือเป็นน้องคนเล็กสุดในตระกูล โครงการเป็นการทุ่มเทความพยายามแบบเฉพาะกาลเพื่อสร้างคุณค่าบางอย่างขึ้นมา โดยอาจผ่านการสร้างผลิตภัณฑ์ การให้บริการ หรือผลลัพธ์ที่มีลักษณะเฉพาะตัว โครงการมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดที่ชัดเจน เป็นการทำอะไรที่ไม่เหมือนสิ่งที่เคยทำมาในอดีต ไม่ใช่การทำงานแบบซ้ำ ๆ เราทำโครงการขึ้นมาเพื่อสร้างคุณค่าบางอย่างให้เกิดขึ้น เช่น ลดค่าใช้จ่าย ให้การบริการแบบใหม่ ๆ สร้างอะไรใหม่ ๆ ขึ้่นมา
(อ่านเพิ่มเติมว่าโครงการคืออะไร?)
Program (โปรแกรม)
Program คือพี่คนกลางในตระกูล บางครั้งในภาษาไทยเราจะเรียกว่า "แผนงาน" หรือไม่ก็ทับศัพท์ว่า "โปรแกรม" ไปเลย โดยทั่วไปแล้ว Program คือการที่จับหลาย ๆ โครงการที่เกี่ยวข้องกันมารวบไว้ภายใต้ Program เดียวกัน แล้วเราก็บริหารจัดการทั้งหมดในภาพรวมเพื่อให้แต่ละโครงการเสริมซึ่งกันและกัน ไม่ขัดแย้งกันเอง พูดง่าย ๆ ก็คือ พี่ Program จะดูแลกำกับให้น้อง ๆ Project ที่อยู่ภายใต้ตัวมันเดินไปในทิศทางที่สอดคล้องกัน ช่วยเหลือซึ่งกันและกัน ไม่ตีกันเอง การที่เรานำหลาย ๆ โครงการมาใส่รวมไว้ใน Program เดียวกันก็เพราะว่า การบริหารจัดกการในภาพรวมของ Program นั้นจะทำให้ได้มาซึ่งผลลัพธ์ที่จะไม่เกิดขึ้นหากบริหารจัดการ Project แต่ละอันแยกกันโดยไม่มีความเชื่อมโยงเลย
เช่นเดียวกับ Project ที่มี Project Manager เป็นคนดูแล Program ก็จะมี Program Manager ดูแล ซึ่ง Program Manager กับ Project Manager ของโครงการที่อยู่ภายใต้ Program นั้น จะต้องพูดคุยประสานงานอย่างสม่ำเสมอ แต่ Program Manager จะไม่แทรกแทรงเข้ามายุ่งกับการบริหารจัดการ Project แต่ละอันในรายละเอียดนะ อันนั้นเป็นหน้าที่ของ Project Manager
ตัวอย่างเช่น การฉลองบริษัทครบรอบ 100 ปี อาจเป็นโปรแกรมได้ เพราะมันโครงการย่อย ๆ จำนวนมากที่มีความเชื่อมโยงซึ่งกันและกัน เช่น การจัดงานเลี้ยงฉลอง (โครงการ 1) การทำสื่อวิดีโอปัง ๆ ไว้เผยแพร่ (โครงการ 2) บูธเล่นเกมส์ชิงโชคสำหรับพนักงาน (โครงการ 3) ฯลฯ ซึ่งจะเห็นได้ว่าแต่ละโครงการมีลักษณะแยกอิสระต่อกัน เวลาทำงานแต่ละโครงการก็มุ่งทำตามเป้าหมายของตนเอง แต่ทุกโครงการมีความเชื่อมโยงกัน ผลลัพธ์ของโครงการหนึ่งอาจจะถูกนำไปใช้ในอีกโครงการได้ ดังนั้นเราเลยต้องมีการบริหารจัดการในภาพรวมในระดับโปรแกรม (Program Management) เพื่อให้ทุกโครงการที่มีเป้าหมายมุ่งไปในทิศทางเดียวกัน เช่น จะต้องมีการคุมโทนสีของงานเลี้ยง บูธเกมส์ให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน ทุกอย่างอาจใช้โลโก้ฉลองครบ 100 ปีเหมือนกัน วิดีโอฉลองที่ทำขึ้นอาจจะนำไปใช้ในงานเลี้ยง เกมส์บางส่วนอาจจะนำไปใช้เล่นในงานเลี้ยงฉลองเป็นต้น กล่าวคือ แต่ละโครงการมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน เพราะฉะนั้นก็จะต้องมีการวางกรอบเวลาร่วมกัน
บางครั้งแล้วจะมีความสับสนว่าสำหรับโครงการขนาดใหญ่ (Mega Project) มันก็คือโปรแกรม (Program) ซึ่งไม่ใช่สิ่งที่ถูกต้องเท่าไหร่นัก เช่น การสร้างตึก 100 อาจจะดูยิ่งใหญ่อลังการมาก มีคนงานมหาศาล ใช้วัสดุปริมาณมหาศาล ใช้เงินมหาศาล แต่สุดท้ายมันก็คือโครงการขนาดใหญ่เท่านั้นเอง เราอาจจะเรียกว่า Mega Project ก็ได้ แต่การฉลองบริษัทครบรอบ 100 ปี นั้นมีขนาดเล็กกว่าการสร้างตึก 100 ชั้นแน่นอน แต่ภายในตัวมันมีโครงการย่อยเพียบที่เชื่อมโยงกัน จะเห็นได้ว่าในกรณีนี้โครงการอาจจะตัวใหญ่กว่าโปรแกรมได้เหมือนกัน
Portfolio (พอร์ตโฟลิโอ)
Portfolio ถือเป็นพี่ใหญ่สุดในตระกูล พี่คนนี้จะประกอบไปด้วยพี่คนกลาง (Program) และน้องคนเล็ก (Project) จำนวนหนึ่ง โดยแต่พี่น้องแต่ละคนที่อยู่ภายใต้ Portfilio นั้นบางคนอาจจะไม่มีความเชื่อมโยงกันเลย บางครั้งไม่จำเป็นต้องพูดคุยกันด้วยซ้ำ แต่ทุกคนมีส่วนในการช่วยตอบโจทย์ในเรื่องเป้าหมายเชิงยุทธศาสตร์ในภาพรวมของหน่วยงานได้
ตัวอย่างเช่น ร้านอาหารแห่งหนึ่งวางยุทธศาสตร์จะตัวเองจะสร้างแบรนด์เป็นร้านอาหารสีเขียวรักโลก ก็เลยอาจจะพยายามทำอะไรหลาย ๆ อย่างเพื่อทำให้ตัวเองมุ่งไปในทางนี้ เช่น การติดตั้งเครื่องย่อยเศษอาหารเป็นปุ๋ย (โครงการ 1) การจัดชิงโชคให้ลูกค้าไปดำน้ำดูปลาโลมา (โปรแกรม 1 ข้างในอาจจะประกอบด้วยโครงการย่อย เช่น ออกแบบเกมส์ชิงโชค การจัดการทริปเดินทาง เป็นต้น) ออกแบบบรรจุภัณฑ์ใส่อาหารกลับบ้านโดยใช้วัสดุธรรมชาติ (โปรแกรม 2) ฯลฯ แต่ลองดูดี ๆ ว่าการจัดชิงโชคกับการติดตั้งเครื่องย่อยเศษอาหารเป็นปุ๋ยนั้นแทบไม่เกี่ยวอะไรกันเลย คนที่ทำสองงานนี้อาจจะไม่ต้องคุยกันเลยก็ได้ แต่ทั้งสองล้วนเป็นส่วนช่วยส่งเสริมให้ร้านอาหารมุ่งไปสู่แบรนด์ร้านอาหารสีเขียวได้เหมือนกัน
ทุก ๆ Portfolio จะมีเป้าหมายเชิงยุทธศาสตร์ (Strategic Objective) เป็นของตนเอง
Portfolio จะได้รับการดูแลโดย Portfolio Manager โดยหลัก ๆ แล้ว Portfolio จะไม่ได้ทำงานเกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการ Program หรือ Project เลยแต่จะทำหน้าที่พิจารณาตรวจสอบว่าน้อง Program และน้อง Project ที่อยู่ใน Portfolio ดังกล่าวมีส่วนช่วยให้ Portfolio ของเราบรรลุเป้าหมายทางยุทธศาสตร์ที่วางไว้หรือไม่
