ยิ้มกว้าง ๆ เพื่อความเป็นมิตรกับพนักงาน แต่มีเขี้ยวเล็บนะ แต่ละวันเจอเรื่องเครียดเยอะอยู่เลยพยายามให้มองอะไรแบบบวก ๆ แบบทุ่งดอกไม้บนหัว มีหลายมือหน่อยเพื่อทำอะไรหลาย ๆ อย่าง
ทุกองค์กรล้วนต้องมีพนักงาน (ใช่มะ?) ใช่สิ... ฝ่ายบุคคล (Human Resources: HR) ก็คือคนที่คอยดูแลพนักงานเหล่านั้นในเรื่องต่าง ๆ ตั้งแต่การหาคนเข้ามาทำงานในองค์กร รวมถึงการดูแลพนักงานที่มีอยู่ให้มีความเป็นอยู่ในบริษัทที่ดี เช่น การจ่ายเงินเดือน การดูแลสวัสดิการรักษาพยาบาลต่าง ๆ นอกจากนี้ ก็ยังทำหน้าที่ในการพัฒนาคนของเราให้เก่งขึ้นไปเรื่อย ๆ ด้วย เช่น การจัดการฝึกอบรม การวางระบบการประเมินพนักงาน ฯลฯ
รากฐานขององค์กรคือ “คน” ที่เข้าทำงานให้กับองค์กรของเรา และงานด้าน HR ก็คือคนที่ดูแลรากฐานนั้นให้มั่นคงนั่นเอง
หลักการสำคัญของการทำงาน HR คือต้องมีความแฟร์ (Fair) ทั้งกับพนักงานและกับบริษัทจ้า
• งานของฝ่ายบุคคล (Human Resources: HR) คือ งานที่เกี่ยวข้องกับพนักงานในบริษัท เป็นคนที่คอยเชื่อมระหว่างพนักงานกับบริษัท ถ้ามองเผิน ๆ ก็คืองานที่ช่วยทำให้พนักงานมีความสุขกับการทำงานในองค์กร แต่ถ้าเรามองให้กว้างไปกว่านั้นก็คือการทำให้พนักงานทำงานของเขาได้ดีขึ้น มี Productivity มากขึ้น มีความผูกพันธ์ (Engagement) กับบริษัท ซึ่งจะส่งผลให้ทำงานได้อย่างเต็มที่มากขึ้นเพื่อช่วยสร้างผลงานให้กับองค์กร คือ คนก็ต้อง Happy และบริษัทก็ต้อง Happy ด้วย
• การทำให้พนักงานมี Engagement กับองค์กร ก็หมายถึง ทำให้คนอยากทำงานให้กับองค์กร อยากอยู่กับองค์กรของเราไปนาน ๆ (แต่ก็ต้องอยู่แบบเป็นประโยชน์นะ ไม่ใช่อยู่ไปวันๆ) พนักงานอยากเห็นการเติบโตของบริษัทและพยายามเป็นส่วนหนึ่งของการเติบโตนั้น มาช่วยกันสร้างบริษัทให้ดีขึ้นไปด้วยกัน
• งานด้าน HR ของเราอาจจะแบ่งคร่าว ๆ ได้ออกเป็นสองส่วน ได้แก่ HR Management (HRM) และ HR Development (HRD)
• งานส่วนนี้ส่วนมากจะเป็นงานหลังบ้านของบริษัทเพื่อให้เรื่องต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับพนักงานเป็นไปได้อย่างราบรื่น ไม่ติดขัด ตัวอย่างของงานในส่วน HRM มีดังต่อไปนี้
• ทำ Payroll เงินเดือนของพนักงาน คำนวณเงินเดือน ซึ่งบางบริษัทจะต้องเอาพวกค่าล่วงเวลา (Overtime: OT) หรือค่าคอมมิชชั่น (Commission) อะไรต่าง ๆ มารวมด้วยในการจ่ายเงินเดือนในแต่ละรอบ นอกจากนี้ จะต้องดูเรื่องการหักภาษีให้ถูกต้อง
• ดูแลเรื่องสวัสดิการของพนักงาน เช่น ประกันสังคม ประกันสุขภาพ ฯลฯ
• การสรรหาพนักงาน (Recruitment) หาคนมาทำงานในตำแหน่งต่าง ๆ ให้ได้ตามกรอบเวลาที่วางไว้ การสรรหาคนมาจากแหล่งต่าง ๆ เช่น เว็บหางาน Facebook การประเมินผู้สมัครในมุมของ HR ก่อนจะรับเข้ามาทำงาน (ส่วนการประเมินด้าน Technical เป็นหน้าที่ของหัวหน้าแผนกที่หาคนอยู่)
• การเลิกจ้างพนักงาน (Terminate) ในกรณีที่พนักงานเกเรหรือมีความสามารถไม่ถึงตามเกณฑ์ก็อาจจะนำไปสู่การเลิกจ้าง อันนี้ไม่ใช่งานที่สนุกเท่าไหร่หรอกแต่จำเป็นต้องทำบางครั้งถ้ามันไปกันไม่ได้จริง ๆ ซึ่งการเลิกจ้างนั้นก็ต้องพยายามทำให้เป็นไปด้วยความแฟร์ทั้งกับบริษัทและกับพนักงาน โดยต้องมีการดูกฎหมายแรงงานประกอบด้วย
• วางระบบเงินเดือน (“กระบอกเงินเดือน”) ตามขั้นหรือตำแหน่งของพนักงาน ซึ่งอันนี้จะเป็นการมาร่วมกันทำกับฝ่ายบริหาร ทำ Salary Survey เพื่อเปรียบเทียบสวัสดิการและค่าจ้างของบริษัทกับคู่แข่งหรือตลาด ว่าบริษัทของเรามีความน่าดึงดูดคนมาทำงานขนาดไหน
• งานด้าน HRD เป็นส่วนของ HR ที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาขีดความสามารถของพนักงานให้พนักงานสามารถเก่งขึ้นและสามารถสร้าง Productivity ให้กับบริษัทได้มากขึ้น
• งานที่เห็นได้ชัดเจนมาก ๆ ก็คือการฝึกอบรม (Training) ตั้งแต่การหาคอร์สให้กับพนักงาน (ทำร่วมกับแผนกต่าง ๆ เพื่อระบุว่าพนักงานควรต้องได้รับการอบรมเรื่องอะไรบ้าง) บางครั้ง HR อาจจะเป็นผู้ทำคอร์สเองเพื่อให้พนักงานใหม่เข้าไปเรียน เช่น ในส่วนของการแนะนำบริษัท วัฒนธรรมองค์กร ฯลฯ ปัจจุบัน
• บางบริษัทมีการทำโปรแกรมพิเศษสำหรับพนักงานที่มีศักยภาพ เช่น พวก Talent หรือพวก All Star ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว HR จะเป็นผู้ที่คอยดูแลโปรแกรมดังกล่าว มีการวางแผนการพัฒนาพวก Talent เหล่านี้เพื่อไปเล่นบทบาทต่าง ๆ ในอนาคตของบริษัท
• การวางระบบการประเมินพนักงานของบริษัท (Performance Evaluation) เช่น การวางระบบ Key Performance Indicator (KPI) ให้เป็นมาตรฐานเดียวกันกับทั้งบริษัท ฯลฯ
• สำหรับพนักงานบางส่วนที่อาจจะยังมีขีดความสามารถไม่เป็นไปตามเกณฑ์ HR อาจเข้ามาช่วยในเรื่องการวางแผนการพัฒนาบุคลากรเหล่านั้น บางครั้งเรียกว่า Individual Development Plan
• จัดกิจกรรมหรืองานต่าง ๆ เพื่อสร้าง Engagement ให้กับพนักงาน เช่น เกมส์ชิงรางวัลตามเทศกาล งานปีใหม่ งานวันเกิดบริษัท การพาพนักงานไป Outing ต่างจังหวัด ฯลฯ ซึ่งถ้าเป็นบริษัทขนาดใหญ่มาก ๆ บางทีจะแยกเรื่อง Engagement ออกไปต่างหากเลยไม่ได้รวมอยู่เป็นส่วนหนึ่งของ HRD
• เดี๋ยวนี้พยายามให้ HR เป็นส่วนหนึ่งของการวางยุทธศาสตร์บริษัทด้วย โดยอาจจะเรียกงานส่วนนี้ว่า HR Business Partner ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์โจทย์ทางธุรกิจของบริษัท แล้วคิดไปยังเรื่องบทบาทของคนและของ HR ว่าจะเข้าไปช่วยให้ธุรกิจของบริษัทเติบโตจากมุมนี้ได้อย่างไร
ก็อย่างที่บอกแหล่ะว่างานด้าน HR แล้วความจริงมันกว้างมาก เพราะฉะนั้น วัน ๆ เราจะทำอะไรบ้างก็ขึ้นอยู่กับว่าเราได้รับผิดชอบงานในส่วนไหนของ HR นั่นเอง แต่มาลองดูตัวอย่างก็แล้วกัน
• งานด้านการจัดหาคน (Recruitment): ประสานงานกับแผนกที่ต้องการคนว่าเขาต้องการคนมาทำงานในบทบาทหน้าที่อะไร ทำ Job Description เพื่อไปโพสต์ตำแหน่งงานในช่องทางต่าง ๆ (เช่น เว็บไซต์บริษัท เว็บไซต์หางาน ฯลฯ) หลังจากนั้นก็คอยติดตามดูช่องทางเหล่านั้นว่ามีใบสมัครเข้ามาบ้างไหม คัดกรองใบสมัครที่ดูน่าสนใจแล้วรวบรวมส่งไปให้แผนกที่เขาต้องการคนเพื่อให้เขาเลือกอีกที จากนั้นก็นัด Candidate เข้ามาสัมภาษณ์งาน บางครั้งเราก็ต้องไปสัมภาษณ์งานด้วย ซึ่งเราก็จะมีส่วนในการช่วยประเมินการสัมภาษณ์ในมุมมองของ HR เช่น เรื่องบุคลิกภาพ Motivation ฯลฯ (ส่วนเรื่องการประเมินเชิงเทคนิคหรือทักษะเฉพาะสำหรับงานตำแหน่งนั้น ฝ่ายที่เกี่ยวข้องจะเป็นคนประเมิน) เจรจาเงินเดือนตามกรอบที่มี ทำสัญญาจ้าง ทำ Orientation ให้กับพนักงานใหม่ ฯลฯ
• ประสานงานกับหน่วยงานราชการที่เกี่ยวข้อง: เช่น รวบรวมรายการการฝึกอบรมของบริษัทเพื่อยื่นให้แก่กรมพัฒนาฝีมือแรงงาน ตามกฎหมายที่ระบุว่าบริษัทที่มีจำนวนคนมากกว่า 100 คนจะต้องจัดฝึกอบรมทักษะให้แก่พนักงานของตนเองอย่างน้อย 50% หรือประสานงานกับสำนักงานประกันสังคม ประสานงานทำเรื่อง Visa และ Work Permit ให้แก่พนักงานที่เป็นต่างชาติ ฯลฯ
• เสริมสร้างขีดความสามารถให้แก่พนักงาน: หาคอร์สฝึกอบรมให้กับพนักงาน ซึ่งในส่วนของคอร์สฝึกอบรมพวก Soft Skills ต่าง ๆ ทาง HR จะเป็นผู้สรรหามา ส่วนคอร์สที่เป็นเรื่องเชิงเทคนิคจะต้องอาศัยการหารือร่วมกับหัวหน้าแผนกเพื่อดูว่าควรจะส่งพนักงานไปเรียนเรื่องอะไรที่เกี่ยวข้องกับเนื้องานบ้าง เดี๋ยวนี้บางบริษัทใช้วิธีการไปสมัคร E-learning ของแพล็ตฟอร์มต่าง ๆ มาให้พนักงานเรียน ซึ่งทาง HR ก็จะเป็นผู้เข้าไปติดตามดูว่าพนักงานเข้ามาใช้งานมากน้อยขนาดไหน ส่วนมาเรียนเรื่องอะไรบ้าง ฯลฯ บางครั้งการฝึกอบรมจะใช้วิธีการไปจ้างวิทยากรเข้ามาฝึกอบรมในบริษัท ซึ่งทาง HR ก็จะเป็นผู้ติดต่อประสานงานไปหาวิทยากรและดูแลในเรื่องการทำสัญญาจ้างบริการที่เกี่ยวข้อง รวมถึงการประชุมร่วมกับวิทยากรเพื่อให้วิทยากรได้เข้าใจถึงลักษณะของบริษัทและความต้องการของการฝึกอบรม
• ดูแลเรื่องการจ่ายเงินเดือนและสวัสดิการ: งานส่วนนี้เป็นงานประจำที่ต้องทำให้เป็นไปอย่างราบรื่นและเรียบร้อยในทุก ๆ เดือน จัดทำสรุป Payroll เพื่อกำหนดว่าในแต่ละเดือนจะต้องจ่ายเงินค่าจ้างให้กับพนักงานแต่ละคนเท่าไหร่บ้าง ซึ่งสำหรับบริษัทที่มีเฉพาะเงินเดือนค่าจ้างแบบคงที่จะไม่ซับซ้อนมากเท่าไหร่นัก แต่สำหรับบริษัทที่มีค่าจ้างประเภทอื่น ๆ เข้ามาปนด้วยอาจจะมีความซับซ้อนพอสมควร เช่น บริษัทขายสินค้าอาจมีการกำหนดค่าคอมมิชชั่นให้กับพนักงาน ซึ่งค่าคอมมิชชั่นจะไม่คงที่และแตกต่างกันออกไปในแต่ละเดือน ดังนั้น HR จะต้องไปรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นมาลง Payroll ให้ถูกต้อง นอกจากนี้ HR จะต้องทำหน้าที่ในการสื่อสารและตอบคำถามที่เกี่ยวข้องกับสวัสดิการของพนักงาน เช่น ประกันสุขภาพครอบคลุมอะไรบ้าง ใช้ได้บ่อยขนาดไหน เงื่อนไขเป็นอย่างไร เป็นต้น
• ดูแลรักษากฎระเบียบของบริษัท: ทุกบริษัทมีกฎระเบียบต่าง ๆ เพื่อให้ทุกคนปฏิบัติตามเพื่อความเรียบร้อยและความเป็นระเบียบของส่วนรวม และ HR เป็นหนึ่งในผู้คุมกฎที่สำคัญคนนึง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายบริษัทด้วยว่าจะติดตามกำกับดูแลความประพฤติของพนักงานมากน้อยขนาดไหน บางบริษัทสมัยนี้ก็จะไม่ซีเรียสมาก แต่บางบริษัทมีความจำเป็นต้องให้พนักงานทำตามกฎระเบียบเหล่านั้นอย่างเคร่งครัด โดยเฉพาะเรื่องมาสาย ขาดงาน ลา เป็นต้น ซึ่งบางครั้ง HR จะเป็นผู้ต้องไปรวบรวมข้อมูลมาเพื่อตรวจสอบเรื่องเหล่านี้ เช่น ไปดึงข้อมูลจากระบบแสกนนิ้วเข้างานหรือระบบตอกบัตรเข้างาน เพื่อดูว่าใครขาดงานโดยไม่ลาบ้าง ใครมาสายบ่อย ๆ บ้าง แล้วก็ดำเนินการตามกฎระเบียบที่บริษัทกำหนดไว้ เช่น การตักเตือน การหักค่าจ้าง เป็นต้น
• จัดกิจกรรมสร้าง Engagement ให้แก่พนักงาน: เช่น จัด Outing พาพนักงานไปเที่ยว จัดงานเลี้ยงปีใหม่ จัดงานเลี้ยงวันเกิดบริษัท จัดกิจกรรมให้พนักงานมีความสนิทสนมและผูกพันกับบริษัท เช่น จัดแข่งเกมส์ชิงรางวัลประจำสัปดาห์ ฯลฯ
• ทักษะการสื่อสาร (Communication): อันนี้เรียกได้ว่าสำคัญมากและขาดไม่ได้เลย เพราะ HR ต้องเจอกับคนเยอะมาก ที่มีสไตล์แตกต่างกัน เราต้องสามารถสื่อสารให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันให้ได้ รวมถึงการสื่อสารต่าง ๆ ไม่ว่าจะมีเนื้อหาซีเรียสยังไงต้องพยายามให้ออกมาเป็นเชิงบวก (Positive) เพื่อจูงใจให้คนทำตามทิศทางขององค์กร
• ความยืดหยุ่น (Flexible): บางครั้ง HR จะถูกมองว่าเป็นผู้คุมกฎซึ่งจะยึดตามระเบียบข้อบังคับอย่างเดียว แต่ความจริงแล้ว HR แบบเราต้องมีความยืดหยุ่นพอสมควรภายใต้กฎระเบียบดังกล่าวท พยายามหาทางออกให้กับทุก ๆ ฝ่ายอย่างยุติธรรม ในกรณีที่มีความขัดแย้งจะต้องพยายามทำให้ทุกฝ่าย Win-win ไกล่เกลี่ยข้อพิพาทต่าง ๆ ได้
• ทักษะการวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analytic): ความจริงแล้ว HR ยังไม่ได้เชี่ยวชาญด้าน Data เท่าไหร่นัก แต่ถ้า HR สามารถนำ Data ที่มีอยู่มาใช้วิเคราะห์ได้มากกว่านี้ น่าจะทำให้เราสามารถวิเคราะห์อะไรได้อีกเยอะ เช่น คนเรายังขาดอะไรอยู่ จำเป็นต้องพัฒนาอะไรเพิ่มเติมบ้าง
ความจริง HR เป็นอาชีพที่คนไม่ได้นึกถึงเป็นอันดับต้น ๆ เนอะ (สมัยเด็กอนุบาลมีใครเคยยกมือว่าอยากโตไปเป็น HR บ้างไหมล่ะ 555) แต่ถ้าตัดสินใจอยากจะมาทางนี้แล้ว เดี๋ยวนี้มีหลักสูตรเฉพาะที่เรียนมาเพื่อเป็น HR โดยเฉพาะเลยนะ แต่ถ้ายังไม่ค่อยชัวร์ก็สามารถไปเรียนด้านรัฐศาสตร์ ด้านจิตวิทยา ด้านศึกษาศาสตร์ ฯลฯ อะไรประมาณนี้ ก็ยังสามารถมาสมัครงานในส่วนของ HR ได้อยู่
ในอนาคต XXXXXXXXXXX
