มาทำความรู้จักกับโครงการ (Project)

ถ้าเราจะเลี้ยงสัตว์สักตัว สมมติเป็นแมงมุมยักษ์ละกัน... เราจะเลี้ยงเขาให้ดีได้ เราต้องรู้จักเขาให้ดีซะก่อน อย่างแรกเลย เราต้องรู้ว่าไอ้ตัวที่เราอุ้มอยู่มันคือแมงมุม ไม่ใช่แมลงสาบ! เราต้องรู้ว่าแมงมุมมีหน้าตายังไง อะไรเป็นลักษณะเฉพาะตัวของเขา เจ้าแมงมุมของเราชอบกินอะไร ชอบฟังเพลงอะไร เมื่อไหร่ที่เจ้าแมงมุมของเรานอนชิว ๆ เมื่อไหร่ที่เจ้าแมงมุมของเราน้อยใจ ฯลฯ ทั้งหมดทั้งมวลนี้ก็เพื่อให้เราสามารถดูแลเจ้าแมงมุมยักษ์ของเราให้ดีที่สุด

เวลาที่เราเราเข้ามาทำโครงการ มันก็เหมือนว่าเรากำลังมีสัตว์เลี้ยงที่ชื่อ "โครงการ (Project)" ที่เราต้องดูแล การดูแลน้อง Project ก็คือ "การบริหารจัดการโครงการ (Project Management)" นั่นเอง ถ้าเราจะเลี้ยงน้อง Project ให้ดี เราก็ต้องรู้จักเขาซะก่อน อย่างแรกเลยเราต้องรู้ว่าไอ้เจ้าสิ่งที่เรากำลังทำนั้นมันคือโครงการจริง ๆ ใช่ไหม? (หรือว่ามันไม่ใช่โครงการหว่า?) เพราะถ้ามันไม่ใช่น้อง Project เราก็จะต้องหาวิธีเลี้ยงมันอีกแบบที่ไม่ใช่ Project Management

‍

น้อง Project หน้าตาเป็นยังไง?

"น้อง Project" เป็นสัตว์ประหลาดขนปุกปุยหน้าตาน่ารัก ทาง Project Management Institute (PMI) ซึ่งเป็นสถาบันชื่อดังในด้านการบริหารจัดการโครงการ (หรือการเลี้ยงเจ้า Project) ได้ให้นิยามของเจ้าน้อง Project ไว้ว่า...

"Project is a temporary endeavor to create value thorough a unique product, services, or results"
"โครงการคือการทุ่มเทความพยายามแบบชั่วคราว เพื่อสร้างคุณค่าให้เกิดขึ้นในรูปแบบของผลิตภัณฑ์ บริการ หรือผลลัพธ์ที่มีลักษณะเฉพาะตัว
-- Project Management Institute (PMI) --

จากนิยามดังกล่าวเราสามารถอธิบายลักษณะเฉพาะของเจ้า Project ปุกปุยได้ดังต่อไปนี้

‍

Project ทุกตัวมีอายุขัยชั่วคราว (Temporary Endeavor)

น้อง Project ก็เหมือนสัตว์ทั่วไปที่มีอายุขัยของมัน บางตัวอายุสั้น (เช่น โครงการเล็ก ๆ ที่ทำแค่ไม่กี่สัปดาห์) บางตัวก็มีอายุยาวนาน (เช่น โครงการใหญ่หรือซับซ้อน อาจจะกินเวลาหลายปี) ณ จุดนึงเจ้า Project มันก็จะสลายตัวไปเอง นั่นก็คือการที่โครงการสิ้นสุดลงนั่นเอง สรุปคือ โครงการเป็นเรื่องชั่วคราวไม่ถาวร จุดแรกเลยที่เราดูได้ว่าสิ่งที่เรากำลังทำมันเป็น Project รึเปล่า ให้ดูก่อนเลยว่ามันมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดที่ชัดเจนรึเปล่า ถ้าไม่มีมันอาจจะไม่ใช่โครงการ

เวลาเราไปเที่ยวต่างประเทศ เราจะมีกำหนดการที่ชัดเจน คือรู้ว่าเราจะเริ่มไปเมื่อไหร่และสิ้นสุดเมื่อไหร่ (กลับวันไหน) เราไม่ได้ไปเที่ยวตลอดกาล เพราะฉะนั้น การไปเที่ยวของเราก็สามารถมองได้ว่ามันคือน้อง Project นั่นเอง ในทางกลับกัน ถ้าเรานั่งทำบัญชีรายรับรายจ่ายทุก ๆ เดือน เราก็ทำไปเรื่อย ๆ (จนกว่าเราจะตายจากโลกนี้ไป) มันไม่ได้มีจุดสิ้นสุดที่ชัดเจน เพราะฉะนั้น อะไรที่ทำไปเรื่อย ๆ ซ้ำ ๆ ไม่ได้มีจุดสิ้นสุดที่ชัดเจน เราจะไม่ถือว่าเป็นน้อง Project นะ

‍

Project ทุกตัว มีลักษณะเฉพาะตัว (Unique)

น้อง Project ทุกตัวในจักรวาลนี้หน้าตาไม่เหมือนกันเลย คล้าย ๆ กับที่เราทุกคนมี DNA ไม่เหมือนกัน โครงการคือการสร้างสิ่งใหม่ ๆ ที่มีลักษณะเฉพาะ (Unique) เป็นของตัวเองขึ้นมา Project จะไม่เหมือนสิ่งต่าง ๆ ที่เคยมีมาก่อนในอดีต และแม้ว่าบางครั้งเรากำลังสร้างของที่เคยมีอยู่แล้วในอดีต แต่สิ่งที่เรากำลังทำก็จะอยู่ในสภาพแวดล้อมที่แตกต่างกันออกไป เช่น เราสร้างบ้านแบบนึงในกรุงเทพมหานคร แต่ต่อมาเราไปสร้างบ้านแบบเดียวกันที่ชุมพร บ้านเหมือนกันแต่สร้างบนพื้นที่ที่แตกต่างกันออกไป ความท้าทายในแต่ละพื้นที่ไม่เหมือนกัน กลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแตกต่างกันออกไป มันก็ยังถือว่ามีลักษณะเฉพาะตัวอยู่

สมมติว่าเรากำลังพัฒนารถยนต์รุ่นใหม่ขึ้น รถยนต์เราทำนั้นจะต้องมีอะไรบางอย่างที่ไม่เหมือนรถยนต์รุ่นเดิมที่มีอยู่ เช่น หน้าตาทันสมัยขึ้น เครื่องยนต์ประสิทธิภาพดีขึ้น ฟังก์ชั่นต่าง ๆ ที่เยอะขึ้น นี่การคือการทำสิ่งใหม่ ๆ ขึ้นมาที่มีความ Unique แบบนี้เราจะสามารถมองว่ามันเป็นโครงการได้

เมื่อเราพัฒนารถยนต์รุ่นใหม่ขึ้นมาแล้ว ต่อมาก็จะเป็นการผลิตรถยนต์รุ่นดังกล่าวขึ้นในสายการผลิตของโรงงาน นี่เป็นการทำงานซ้ำ ๆ กันเหมือนเดิม ที่มีขั้นตอนชัดเจน รถยนต์แต่ละคันอาจจะหน้าตาไม่เหมือนกันทุกคัน เช่น มีรุ่นย่อยที่หลากหลาย แต่ส่วนมากความแตกต่างในโมเดลเดียวกันก็ไม่ได้มากมายนัก เรามีรถจำนวนมากที่ออกมาจากสายการผลิตแล้วหน้าตาเหมือนกันเด๊ะทุกประการ เพราะฉะนั้น เราไม่ถือว่าสิ่งนี้มีความ Unique ไม่ใช่โครงการ

‍

Project ทุกตัวมีความไม่แน่นอนและความเสี่ยง (Uncertainty and Risk)

คำว่า "ความไม่แน่นอน (Uncertainty)" และ "ความเสี่ยง (Risk)" แม้จะไม่ได้อยู่ในนิยามของ PMI ก่อนหน้านี้ แต่มันก็เป็นส่วนหนึ่งที่อธิบายลักษณะของโครงการได้ ทุกโครงการมี "ลักษณะเฉพาะตัว (Unique)" การสร้างสิ่งใหม่ ๆ ที่ยังไม่เคยมีมาก่อนขึ้นมาจะทำให้เราต้องจะเผชิญความไม่รู้ (Unknown) อยู่เสมอ ความไม่แน่นอนบางอย่างจะแปรเปลี่ยนไปเป็น "ความเสี่ยง (Risk)" ที่จะส่งผลกระทบต่อโครงการทั้งในแง่ดีและแง่ร้าย

อันที่จริงแล้ว แม้แต่สิ่งที่ไม่ใช่โครงการก็จะความไม่แน่นอนและความเสี่ยงมีอยู่เหมือนกัน การทำอะไรซ้ำ ๆ ก็มีความไม่แน่นอนระดับนึงปนอยู่ด้วย เช่น สายการผลิตรถยนต์ที่ไม่ใช่โครงการ ก็มีความไม่แน่นอนทั้งในเรื่องของคุณภาพวัสดุแต่ละล็อตที่มาที่สายการผลิตอาจจะไม่เหมือนกัน คนงานบางส่วนที่อาจจะลางานพร้อม ๆ กันโดยไม่ได้นัดหมาย ฯลฯ เพียงแต่ความไม่แน่นอนและความเสี่ยงของมันจะไม่เท่ากับโครงการที่เป็นการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ ขึ้นมา

‍

Project ทุกตัวเกิดขึ้นมาเพื่อสร้างคุณค่าอะไรบางอย่าง (Value)

ทุกโครงการจะต้องสร้างคุณค่าบางอย่างให้เกิดขึ้นมา (Value) ไม่ว่าจะผ่านการทำผลิตภัณฑ์ (Products) ใหม่ ๆ ขึ้นมา การให้บริการ (Services) รูปแบบใหม่ หรือการสร้างผลลัพธ์ (Results) ให้เกิดขึ้นมา เจ้าผลิตภัณฑ์ การให้บริการ และผลลัพธ์ที่ว่านี้เราเรียกรวม ๆ ว่า "สิ่งที่โครงการส่งมอบ (Project Deliverables)"

การทำโครงการไม่ใช่แค่การสร้างให้เกิด Project Deliverables ขึ้นมาเท่านั้น แต่จะต้องมองไปถึงการที่เราเอา Project Deliverables นั้นไปใช้ประโยชน์จนเกิดเป็นคุณค่าขึ้นมา

การพัฒนารถยนต์รุ่นใหม่ขึ้นมาไม่ใช่แค่การทำให้มีรถยนต์แบบใหม่ขึ้นมาเท่านั้น แต่รถยนต์แบบใหม่ของเราจะต้องใช้ประโยชน์ได้ เช่น ลดอัตราการสูญเสียชีวิต ลดระยะเวลาการเดินทาง ประหยัดเชื้อเพลิง ฯลฯ สร้างคุณค่าใหม่ ๆ ให้เกิดแก่ผู้ใช้