เจ้างานตัวแสบจอมเรียกร้อง
นี่คือเจ้างาน (Task) ตัวแสบที่ชอบมาเรียกร้องอะไรจากเราซะเหลือเกิน มันมีหน้าตาประมาณนี้
เจ้างานแต่ละตัวใช้เวลาในการทำไม่เท่ากัน บางตัวยาวเฟื้อยเหมือนงูแปลว่าเราต้องใช้เวลาทำนานมาก บางตัวสั้นนิดเดียวแปลว่าเราแค่ใช้เวลาสั้น ๆ ทำมันแค่แป๊บเดียวก็เสร็จแล้ว แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นจะสั้นหรือยาวไม่ได้บ่งบอกถึงความยากและความซับซ้อนในการทำงานตัวนั้นเสมอไป บางทีตัวที่ใช้เวลานานอาจจะไม่ได้ซับซ้อนมาก แต่บางทีตัวที่สั้นนิดเดียวกลับเป็นงานที่ซับซ้อน ต้องใช้คนที่มีความสามารถสูงมาลงมือทำ
เรามักจะพบว่าเจ้างานพวกนี้มาเรียกร้องอะไรจากเราเสมอ เราต้องส่งทีมงานในโครงการไปดูแลมัน (มอบหมายให้ทีมงานลงไปทำงานชิ้นนั้น) เราต้องเอาเงินให้กับมัน (จัดสรรงบประมาณในการทำงานชิ้นนั้น) รวมถึงบางครั้งเราต้องให้น้ำให้อาหารมัน (จัดทรัพยากรเช่น วัสดุ อุปกรณ์ ในการลงไปทำงาน)
ในแต่ละโครงการจะประกอบไปด้วยงาน (Task) ซึ่งคือกิจกรรมหรือสิ่งที่เราต้องทำเพื่อสร้างให้เกิดสิ่งที่โครงการส่งมอบขึ้นมา โครงการใหญ่จะประกอบไปด้วยรายการงานจำนวนมากยาวเป็นหางว่าว ส่วนโครงการเล็ก ๆ อาจมีเพียงไม่กี่งาน
โครงการ (Project) คือการทำงานหลาย ๆ อย่างเพื่อให้เกิดขึ้นมาเป็นสิ่งที่โครงการส่งมอบ (Project Deliverables) ที่เราต้องการ ปกติแล้วเจ้า Project Deliverables จะมีขนาดใหญ่ เราเลยอาจจะแบ่งมันออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ หลาย ๆ เรียกว่า Work Package โดยใช้กระบวนการ Work Breakdown Structure หลังจากนั้น เราก็จะกำหนดงานที่เราต้องทำเพื่อสร้างให้เกิดแต่ละ Work Package ขึ้นมา
ความสัมพันธ์ของงาน
งานที่อยู่ในโครงการของเรามันไม่ได้อยู่โดด ๆ โดยตัวของมันเอง แต่ะละตัวจะมีความสัมพันธ์เชื่อมโยงกับตัวอื่นอยู่เสมอ บางงานเราต้องทำให้เสร็จเรียบร้อยตั้งแต่ต้นเพื่อให้เราสามารถทำงานตัวอื่น ๆ ต่อได้
เรากำหนดความสัมพันธ์ระหว่างงานได้หลัก ๆ แล้วมีอยู่ 3 แบบ
เชื่อมโยงแบบ Start-Finish
ความหมายก็คือเราต้องทำงาน A ให้เสร็จก่อนแล้วค่อยเริ่มทำ B เช่น ในโครงการของเบสซี่ ทีมงานจะต้องขนรูปภาพงานศิลปะมาที่งานศิลปะก่อน (งาน A) เมื่อเสร็จเรียบร้อยก็เริ่มจัดเรียงงานศิลปะในพิพิธภัณฑ์ได้ (งาน B) หรือถ้าเราจัดจะจัดงานเลี้ยง เราต้องเลือกสถานที่ให้เสร็จเรียบร้อย (งาน A) ก่อนที่เราจะส่งบัตรเชิญออกไป (งาน B) เพราะบนบัตรเชิญเราจะต้องบอกว่าเราจัดงานนี้ที่ไหน เป็นต้น
นี่คือรูปแบบของความสัมพันธ์ที่เราจะเจอได้บ่อยที่สุดในการทำโครงการ
เชื่อมโยงแบบ Start-Start
แปลว่าเราจะเริ่มทำงาน B ได้ก็ต่อเมื่อเราเริ่ม A แล้ว แปลว่าเจ้างาน A และ B จะวิ่งคู่ขนานกันไป ตัวอย่างเช่น ในโครงการของเบสซี่ทีมงานจะต้องทำฐานข้อมูลของงานจัดแสดงด้วย โดยต้องมีการบันทึกว่างานศิลปะแต่ละชิ้นอยู่ตรงไหนที่ห้องไหน ซึ่งงานเก็บข้อมูลลงฐานข้อมูล (งาน B) จะเริ่มได้ก็ต่อเมื่อทีมงานเริ่มจัดวางงานศิลปะ (งาน A) หรือพิธีการบนเวที (งาน B) จะเริ่มขึ้นได้ก็ต่อเมื่อช่างกล้องเริ่มงาน (งาน A)
เชื่อมโยงแบบ Finish-Finish
แปลว่าเราจะจบงาน B ได้ก็ต่อเมื่อเราจบงาน A เรียบร้อยแล้ว ตัวอย่างเช่น ในโครงการของเบสซี่งานทำความสะอาดพิพิธภัณฑ์เกิดขึ้นคู่ขนานไปพร้อมกับการเรียงงานศิลปะ แต่งานทำความสะอาด (งาน B) จะเสร็จไม่ได้จนกว่าชิ้นงานสุดท้ายจะถูกจัดวางเรียบร้อย (งาน A) วงดนตรีในงานเลี้ยง (งาน B) จะเลิกเล่นไม่ได้จนกว่าพิธีการบนเวทีจะเสร็จเรียบร้อย (งาน A)
หมายเหตุ: ความจริงตามตำราจะมีแบบ Finish-Start ด้วย แต่เพราะมันมีโอกาสเจอน้อยมากเลย
ความก้าวหน้าของงานที่เราทำ
ปกติแล้วเวลาที่เราทำงานไปเรื่อย ๆ จนมีความก้าวหน้าเกิดขึ้น เรามักจะวัดความก้าวหน้าเป็น "เปอร์เซ็นต์ (%)" (0% คือยังไม่ได้เริ่มเลย 50% คือทำไปแล้วครึ่งทาง 100% คือทำเสร็จเรียบร้อยแล้ว) วิธีการระบุความก้าวหน้าของงานจะขึ้นอยู่กับว่าแผนงานโครงการเราอยู่ในรูปแบบไหน เป็น Gantt's Chart หรือ Kanban Board
ถ้าแผนงานของเราอยู่ในรูปแบบ Gantt's Chart
ในแผนงานของเราที่อยู่ในรูปของ Gantt's Chart เราจะแต้มสีลงไปบนเจ้าตัวงานของเราเป็นแถบ ถ้าเราแต้มสีความก้าวหน้าเป็นแถบยาวเต็มความยาวของเจ้าตัว Task ก็คือความก้าวหน้าที่ 100% นั่นก็คืองานเสร็จเรียบร้อยแล้วนั่นเอง เวลาที่เราดู Gantt's Chart เราสามารถลากเส้นแนวตั้งเพื่อทำเครื่องหมายวันที่ปัจจุบันเทียบกับแผนงานของเรา การที่เราแต้มแถบสีความก้าวหน้าให้แก่ Task แต่ละตัว จะทำให้เราเห็นได้คร่าว ๆ ว่า ณ วันนี้ มีงานตัวไหนที่เราช้ากว่ากำหนด ตัวไหนที่เราทำได้เร็วกว่าที่กำหนดบ้าง
ถ้าแผนงานของเราอยู่ในรูปแบบของ Kanban Board
ถ้าเราทำแผนงานของเราในรูปแบบ Kanban Board แล้วเราจะแสดงความก้าวหน้าของงานในอีกแบบที่ต่างกันออกไป เนื่องจาก Kanban Board เป็นเครื่องมือที่มักใช้ในการบริหารโครงการแบบ Agile หรือ Adaptive ซึ่งจะมีระยะเวลาของแผนงานแต่ละช่วงเพียงแค่สั้น เราเลยจะไม่มัวมานั่งหา % ความก้าวหน้าของแต่ละงานแบบละเอียด แต่จะแค่ระบุสถานะคร่าว ๆ แค่ว่า "ยังไม่เริ่ม (0%)" "กำลังทำ (ระหว่าง 0 - 100%)" และ "เสร็จเรียบร้อย (100%)" เท่านั้น
ซึ่งการแสดงผลความก้าวหน้าของแต่ละงานบน Kanban Board จะใช้วิธีการตั้ง Column แยกกลุ่มความก้าวหน้าของงาน เราระบุความก้าวหน้าของงานแต่ละตัวโดยการโยกงานไปใน Column สถานะที่มันเป็น ก็เท่านั้นเอง
