ในเมื่อเรามีหลายแนวทางในการทำโครงการเราจะรู้ได้ยังไงว่าเราควรใช้แนวทางแบบไหนกับโครงการของเราอย่างที่บอกนั่นแหล่ะว่าเรื่องพวกนี้ส่วนมากแล้วไม่มีสูตรสำเร็จหรอกแต่เราอาจจะพิจารณาสิ่งเหล่านี้เป็นแนวทางก็ได้นะเวลาที่จะต้องเลือกลองพยายามตอบคำถามเหล่านี้ดู รายการเหล่านี้อ้างอิงมาจาก PMI Body of Knowledge 7th Edition
สิ่งที่เราทำมันเกี่ยวข้องกับนวัตกรรมใหม่ๆ ขนาดไหน?
เวลาพูดถึงนวัตกรรม (Innovation) มันก็คือสิ่งใหม่ ๆ ที่ยังไม่เคยมีคนทำมาก่อน เพราะฉะนั้นก็เป็นการยากที่เราจะมองเห็นภาพผลลัพธ์สุดท้ายที่ชัดเจน เพราะฉะนั้นยิ่งโครงการของเราเกี่ยวข้องกับนวัตกรรมใหม่ ๆ มากเท่าใดเราก็ควรจะพิจารณาไปถึงแนวทางพัฒนาโครงการแบบ Adaptive มากขึ้นเท่านั้น
ความต้องการ (Requirements) ชัดเจนขนาดไหน?
ตอนเริ่มวางแผนโครงการ เราสามารถบอกได้ตั้งแต่แรกเลยไหมว่าความต้องการที่แท้จริงคืออะไร แล้วมันมีโอกาสที่จะเปลี่ยนแปลงไปในระหว่างที่เราทำโครงการมากน้อยขนาดไหน ถ้าความต้องการชัดเจนมากตั้งแต่ต้นและไม่คิดว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงมากในระหว่างทำโครงการเราก็สามารถใช้แนวทางการพัฒนาโครงการแบบ Predictive ไปได้เลย
การเปลี่ยนแปลงสิ่งที่โครงการทำอยู่ยากขนาดไหน?
ถ้าการต้องมาเปลี่ยนแปลงสิ่งที่โครงการทำนั้นเกี่ยวข้องการการลงทุนในทรัพยากรโครงการอย่างมหาศาลไม่ว่าจะเป็น คน เงิน เวลา แสดงว่าเราไม่ควรให้มีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นเลยถ้าทำได้โครงการแบบนี้จะไม่เอื้อต่อการพัฒนาโครงการแบบ Adaptive
ตัวอย่างเช่นในการสร้างบ้าน เมื่อเราตอกเสาเข็มลงไปในดินแล้ว ทำฐานรากของบ้านแล้ว ถ้าเราจะปรับแบบบ้านก็หมายความว่าเราจะต้องรื้อฐานรากทั้งหมดของเรา ซึ่งมีค่าใช้จ่ายมหาศาล โครงการในลักษณะนี้อาจจะไม่เหมาะกับการทำโครงการแบบ Adaptive เท่าไหร่นัก
เราแบ่งสิ่งที่โครงการต้องส่งมอบได้ไหม?
ถ้าสิ่งที่โครงการเราส่งมอบสามารถแบ่งย่อยออกเป็นส่วนต่างๆ ได้ เราอาจจะสามารถที่จะใช้วิธีการทำโครงการแบบ Hybrid ได้ เพราะสามารถสร้างความชัดเจนให้เกิดขึ้นได้ว่าเราจะใช้ Predictive ที่ส่วนไหน และเราจะใช้ Adaptive ที่ส่วนไหน ถ้าสิ่งที่โครงการเราส่งมอบเป็นชิ้นใหญ่ ๆ ที่แบ่งย่อยไม่ได้เลยอาจจะเหมาะกับการส่งมอบเพียงครั้งเดียวมากกว่า ซึ่งถ้าเราจะมาทำแบบ Hybrid นั้นก็แปลว่าจะมีกระบวนการของทั้ง Predictive และ Adaptive ปนกันเต็มไปหมดซึ่งอาจจะทำให้ทีมงานโครงการสับสนได้
โครงการของเรามีความเสี่ยงและเกี่ยวข้องกับประเด็นด้านความปลอดภัยมากน้อยขนาดไหน?
ถ้าโครงการของเรามีความเสี่ยงมากหรือเกี่ยวข้องกับความปลอดภัยของชีวิตและทรัพย์สินโดยตรงเราควรจะต้องวางแผนให้รัดกุมที่สุดเท่าที่เราจะทำได้
ตัวอย่างเช่นในโครงการก่อสร้างโรงไฟฟ้าพลังงานนิวเคลียร์ เราคงไม่อยากให้โครงการนี้ทำไปแล้ววางแผนไปเป็นท่อน ๆ หรอกเนอะ ถ้ามีอะไรผิดพลาดขึ้นมาจะเกิดอันตรายได้ ในโครงการแบบนี้เราต้องมาวางแผนให้ละเอียดที่สุดเท่าที่ทำได้ตั้งแต่ต้นระวังปัญหาความเสี่ยงต่าง ๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นตั้งแต่ต้น เพื่อให้มั่นใจได้ว่าการทำโครงการของเราจะไม่นำมาซึ่งการสูญเสียชีวิตและทรัพย์สิน
การทำโครงการของเราถูกกำกับด้วยกฎหมายหรือกฎระเบียบใดรึเปล่า?
บางครั้งโครงการเราถูกบังคับโดยข้อกฎหมายต่าง ๆ ให้มีการวางแผนในรูปแบบที่ชัดเจนตามข้อกฎหมาย ซึ่งในกรณีนั้น การทำโครงการแบบ Adaptive แบบทำไปวางแผนไปคงไม่ใช่คำตอบ
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย(Project Stakeholders) พร้อมที่จะเข้ามาใช้เวลาร่วมทำโครงการกับเราขนาดไหน?
ถ้าเราใช้แนวทางการพัฒนาโครงการแบบAdaptive เราจะต้องอาศัยการทำงานอย่างใกล้ชิดร่วมกับProject Stakeholders ของเรา เพราะฉะนั้น ก็ต้องดูความพร้อมของStakeholders เราด้วยว่าเขามีเวลา ทรัพยากรและความสนใจที่จะมาร่วมทำงานกับเรามากน้อยขนาดไหน เช่น อาจจะต้องมาร่วมประชุมทุก ๆสัปดาห์หรือทุก ๆ เดือน เพื่อตรวจสอบความก้าวหน้าในผลลัพธ์ของโครงการ หลาย ๆครั้งอาจจะเป็นการตรวจผลลัพธ์ที่ยังทำไม่เสร็จสิ้น เป็นต้น บาง Stakeholders อาจจะไม่มีเวลาหรือต้องการเห็นผลลัพธ์แบบเสร็จเรียบร้อยแล้วเท่านั้น ในกรณีดังกล่าว Predictive อาจจะเป็นแนวทางที่เหมาะสมกว่า
เราสามารถจัดสรรเงินทุนสำหรับทำโครงการได้เต็มตั้งแต่ต้นเลยไหม?
บางครั้งผู้ที่สนับสนุนโครงการที่เป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการทำโครงการอาจจะไม่มั่นใจในผลลัพธ์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นอย่างเต็มที่ เลยรู้สึกไม่สบายใจที่จะต้องลงทุนเต็มที่ตั้งแต่ต้นกับทั้งโครงการอย่างไรก็ตาม บางโครงการมีความเป็นไปได้ที่เราใช้แนวทางการพัฒนาโครงการแบบ Adaptive เพื่อที่จะทำต้นแบบ (Prototype) ขึ้นมาก่อนสร้างความมั่นใจในผลลัพธ์ของโครงการที่คาดว่าจะเกิดขึ้นจริงผู้สนับสนุนโครงการอาจจะพิจารณาต้นแบบที่เกิดขึ้นเพื่อตัดสินใจต่อว่าจะลงทุนในโครงการต่อไปรึเปล่าหรือจะเปลี่ยนไปทำอย่างอื่นดี
โครงสร้างของหน่วยงานเราเป็นยังไง? วัฒนธรรมขององค์กรเราเป็นยังไง?
ไม่ใช่ทุกองค์กรที่เหมาะกับการทำโครงการแบบ Adaptive ถ้าองค์กรของเราจริงจังกับเรื่องสายการบังคับบัญชาแต่ละคนมีหน้าที่รายงานต่อหัวหน้าแต่ละคนอย่างชัดเจนไม่ข้ามไปมา การทำโครงการแบบ Adaptive อาจจะไม่สะดวกเท่าไหร่นักเราอาจจะต้องใช้การพัฒนาโครงการแบบ Predictive แต่ถ้าองค์กรของเรามีโครงสร้างสายบังคับบัญชาที่แบนราบ (Flat Structure) การทำโครงการแบบ Adaptive ก็อาจจะไม่ยากนัก
นอกจากนี้ วัฒนธรรมองค์กรก็เป็นปัจจัยสำคัญมุมมองของคนทำงานเป็นยังไง ถ้าเรามีวัฒนธรรมองค์กรที่ต้องการความแน่นอนก่อนจะทำอะไรต้องศึกษาละเอียดอย่างรอบคอบเพื่อลดความผิดพลาดให้น้อยที่สุดการทำโครงการแบบ Predictiveอาจจะเหมาะสมกับบริบทขององค์กรเรามากกว่าแต่ถ้าเรามีวัฒนธรรมองค์กรที่ต้องการทดลองทำสิ่งใหม่ ๆเราก็อาจจะใช้แนวทางการพัฒนาการโครงการแบบ Adaptive ได้
