เส้นทางการบินของเจ้า Project
การเดินทางของเครื่องบินคือการเริ่มเดินทางจากเมืองต้นทาง เช่น กรุงเทพมหานคร ประเทศไทย ไปยังจุดหมายปลายทางอีกแห่งหนึ่ง เช่น เมืองดุสเซลดอร์ฟ ประเทศเยอรมนี แต่สำหรับการเดินทางของเจ้า Project นั้น ต้นทางของมันคือโลกปัจจุบัน (As-is) และปลายทางของมันก็คือโลกเป้าหมายที่เราอยากให้เป็น (To-be) การเดินทางของโครงการก็คือการสร้างการเปลี่ยนแปลง (Transition หรือ Change) นั่นเอง ซึ่งในระหว่างที่โครงการบินอยู่นั้นมันจะสร้างสิ่งที่โครงการส่งมอบ (Deliverables) ขึ้นมา เพื่อนำกลับมาส่งมอบให้กับโลก การใช้งาน Deliverable นั้นจะสร้างการเปลี่ยนแปลงและประโยชน์ให้เกิดขึ้น ซึ่งเป็นส่วนนึงที่เปลี่ยนแปลงโลกจาก As-is ไปยังโลก To-be ที่เราอยากให้เป็น
ซึ่งการเดินทางของเจ้า Project จะประกอบไปด้วย 5 ช่วงของการเดินทาง โดยทาง Project Management Institute (PMI) จะเรียก 5 ช่วงนี้ว่า "Process Group" หรือกลุ่มของกระบวนการ ที่เรียกชื่อแบบนี้ก็เพราะว่าเขามีกระบวนการในการบริหารโครงการจำนวนมาก (Project Management Process) ที่ให้ผู้นำโครงการ (Project Leader) หรือผู้จัดการโครงการ (Project Manager) สามารถเลือกหยิบไปใช้ได้ ซึ่งเขาก็ได้มีการจัด Project Management Process พวกนี้ตามแต่ละช่วงของการทำโครงการ Process Group ทั้ง 5 ประกอบด้วย
- Initiation: การเริ่มต้นโครงการ
- Planning: การวางแผนโครงการ
- Execution: การลงมือทำโครงการ
- Monitoring & Control: การตรวจสอบและควบคุมโครงการ
- Closing: การปิดโครงการ
นี่คือ 5 ช่วงของการทำโครงการนั่นเอง ลองนึกเล่น ๆ กันดูสิว่าในโครงการที่เราทำอยู่มันอยู่ในช่วงไหน
ช่วงที่ 1: Initiation (การเริ่มต้นโครงการ)
...ทำความเข้าใจเจ้า Project ให้ชัดเจนซะก่อน...
ในช่วง Initiation เราจะยังไม่ได้บินน้อง Project ขึ้นจากพื้นแต่อย่างใด แต่เราในบทบาทของผู้นำโครงการ (Project Leader) ก็เหมือนกัปตันของเครื่องบิน ที่จะต้องไปเดินดูรอบ ๆ เจ้า Project เพื่อทำความเข้าใจมันให้ดีซะก่อน ดูว่าเจ้า Project ของเรามีลักษณะยังไง เรากำลังจะให้เจ้า Project ตัวนี้บินออกไปเพื่อทำภารกิจอะไร รวมถึงดูสุขภาพสถานะของมันว่ามันพร้อมจะบินออกไปรึเปล่า
ในช่วงนี้เราจะเริ่มพอรู้แล้วว่าทีมงานโครงการ (Project Team) ของเรามีใครบ้าง แต่ละคนก็จะเริ่มทยอยเดินขึ้นมาบนเจ้า Project ของเรา สิ่งสำคัญที่เราต้องในช่วงนี้ คือทำให้ทีมงานทุกคนของเราเข้าใจเกี่ยวกับเจ้า Project ตัวนี้ด้วย เพราะว่าทีมงานเป็นกำลังสำคัญที่จะมาลงมือทำงานต่าง ๆ ทุกคนจึงต้องเห็นภาพว่าเจ้า Project ของเรากำลังจะไปทางไหน กำลังทำภารกิจอะไรอยู่ ไม่งั้นแต่ละคนจะมาทำงานกันแบบงง ๆ ซึ่งในส่วนนี้ เราอาจจะทำเอกสารขึ้นมาตัวนึงที่เรียกว่า Project Charter มันเป็นเอกสารที่เราใส่ข้อมูลสำคัญ ๆ เกี่ยวกับตัว Project ของเราลงไปเป็นลายลักษณ์อักษร ทีมงานทุกคนจะสามารถหยิบ Project Charter ตัวนี้มาดูได้เสมอเพื่อทำความเข้าใจตัว Project ที่เรากำลังทำ
นอกจากเราจะทำความเข้าใจเจ้า Project ของเราแล้ว เราก็ต้องมาทำความเข้าใจกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders) ที่อยู่รอบ ๆ โครงการเราด้วย ว่ามีใครบ้างที่เกี่ยวข้องบ้าง ทั้งผู้ที่ได้รับผลกระทบ ผู้ที่คิดว่าได้รับผลกระทบ หรือผู้ที่สร้างผลกระทบต่อโครงการของเราได้
ช่วงที่ 2: Planning (การวางแผน)
...พล็อตเส้นทางการบินของน้อง Project....
เมื่อเราเข้าใจเจ้า Project ของเราเป็นอย่างดีแล้ว เราก็จะมาวางแผนเส้นทางการเดินทางกัน
ในช่วงนี้ เราและทีมงานจะมานั่งทำแผนของโครงการด้วยกัน เราจะเริ่มแบ่งสิ่งที่โครงการเราจะส่งมอบ (Project Delivery) ออกมาเป็นชิ้นงานเล็ก ๆ เพื่อให้เรามองเห็นขอบเขตของโครงการ (Project Scope) เราได้อย่างชัดเจนมากขึ้น รู้ว่าเราต้องทำอะไรบ้าง รู้ว่าส่วนไหนเป็นงานของเราที่อยู่ภายใต้โครงการ และส่วนไหนอยู่นอกโครงการเรา จากนั้น เราก็จะเอางานทั้งหมดมาเรียงกัน ดูว่าอะไรต้องทำก่อน-หลัง เสร็จแล้วเราก็จะมาประมาณการ (Estimation) ว่างานแต่ละตัวใช้เวลาเท่าไหร่ ใช้เงินเท่าไหร่ ต้องเอาทีมงานลงไปทำกี่คน ฯลฯ
เมื่อทำสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้เรียบร้อย เราก็จะได้ตารางเวลางานของโครงการ (Project Schedule) ขึ้นมา นี่เป็นเอกสารที่สำคัญที่เราและทุกคนในทีมจะกลับมาอ้างอิงเสมอในระหว่างที่มาทำ Project
การวางแผนนั้นเป็นช่วงเวลาที่เราและทีมงานต้องใช้พลังสมองเป็นอย่างยิ่ง เพราะว่าเราต้องมานั่งคิดเกี่ยวกับเรื่องในอนาคต ซึ่งเป็นเรื่องที่เต็มไปด้วยความไม่แน่ไม่นอนและไม่มีใครรู้แน่ชัดว่าจะเกิดอะไรขึ้นแน่ ๆ ในระหว่างที่เจ้า Project บินไปตามเส้นทาง มันจะเจอกับความไม่แน่นอน (Uncertainty) หลาย ๆ อย่างระหว่างทางซึ่งสามารถพัดให้เจ้า Project เราบินออกนอกเส้นทางได้ เพราะฉะนั้น ส่วนหนึ่งที่สำคัญของการวางแผนก็คือการมาประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment) กัน
นอกจากนี้ การวางแผนในโครงการนั้นไม่ใช่เพียงแค่การทำ Project Schedule ขึ้นมาเท่านั้นเพื่อบอกว่าเราต้องทำอะไรบ้าง แต่ยังรวมไปถึงการคิดถึงเรื่องอื่น ๆ ด้วย เช่น การวางแผนการสร้างการมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholder Engagement Plan) การวางแผนในการสื่อสาร (Communication Management Plan) การวางแผนการบริหารจัดการงบประมาณ (Cost Management Plan) ฯลฯ ซึ่งถ้าอ้างอิงตามตำราการบริหารจัดการโครงการมันจะมีประมาณ 10 กว่าแผนเลยทีเดียว แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น ให้เราดูตามระดับความเหมาะสมกับ Project ที่เรากำลังทำก็แล้วกัน ในโครงการเล็ก ๆ มีทีมงานไม่กี่คน เราอาจจะไม่ต้องมานั่งเขียน 10 แผนขึ้นมาก็ได้ หรือถ้าจะมาเขียนกันจริง ๆ ก็อาจจะทำแผนแค่สั้น ๆ แต่ถ้าเป็นโครงการขนาดใหญ่ มีคนเกี่ยวข้องมาก เราอาจจะจำเป็นต้องมาทำแผนกันละเอียดจริง ๆ
ช่วงที่ 3: Execution (การลงมือทำงาน)
...ออกเดินทางตามเส้นทางที่วางแผนไว้...
เมื่อมีแผนในมือแล้ว เราก็ลงมือทำตามแผนที่วางไว้ ซึ่งโดยธรรมชาติแล้วเวลาเราลงมือทำจริง หลาย ๆ อย่างก็มักจะไม่เป็นไปตามแผน ซึ่งนี่ก็เป็นเรื่องปกติที่เกิดขึ้นได้ เราจะเจอว่างานบางงานใช้เวลามากกว่าที่คิดไว้ ใช้เงินกว่าที่วางแผนไว้ ซึ่งเราก็ต้องพยายามรักษาไม่ให้โครงการเราเสียสมดุลไป
การทำงานโครงการคือการทำงานเป็นทีม เพราะฉะนั้น การสื่อสารเป็นอีกส่วนนึงที่สำคัญในช่วงนี้ ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารระหว่างกันในทีม รวมถึงต้องมีการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้วย
ช่วงที่ 4: Monitoring & Control (ตรวจสอบและควบคุม)
...คอยตรวจเช็คว่าเรายังมุ่งไปยังเส้นทางที่ถูกต้อง ในความเร็วที่เหมาะสมไหม...
การเก็บรวบรวมข้อมูลไปด้วยในระหว่างที่ทำโครงการมีความสำคัญมาก (ความจริงข้อมูลก็สำคัญกับทุก ๆ เรื่องนั่นแหล่ะ ไม่ใช่แค่การทำโครงการ นั่นคือเหตุผลว่าทำไมในจักรวาลของ KonneXXi เราถึงมีระบบดาว Data เรื่องข้อมูลโดยเฉพาะ) ข้อมูลที่เราเก็บรวบรวมมา เช่น ความก้าวหน้าของแต่ละงาน ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในการทำโครงการ ฯลฯ เราจะเอามันไปวิเคราะห์เพื่อดูว่าสถานะของเจ้า Project ตอนนี้เป็นยังไงบ้าง เราล่าช้ารึเปล่า เราใช้เงินเกินรึเปล่า รวมถึงเอามันไปคาดการณ์ พยากรณ์ด้วยว่าถ้าเรายังเป็นอย่างนี้ต่อไปเราจะทำ Project กันเสร็จไหม จะปิดงานล่าช้ากว่าแผนขนาดไหน จะใช้เงินมากกว่างบประมาณขนาดไหน
ในการวิเคราะห์และคาดการณ์สถานะของโครงการนั้นมีหลากหลายวิธีด้วยกัน กระบวนการวิเคราะห์แบบ Earned Value Method เป็นวิธีนึงในการใช้วิเคราะห์เพื่อดูสถานะในภาพรวมของโครงการเรา ซึ่งนิยมใช้กันในโครงการแบบ Predictive แต่สำหรับโครงการที่มีแนวทางการพัฒนาแบบ Adaptive จะมีวิธีในการวิเคราะห์ที่ง่ายกว่านั้นโดยการมาดู Burn Down Chart กัน
ถ้าเห็นแล้วว่าเราเริ่มออกนอกเส้นทาง เราก็อาจจะต้องย้อนกลับไปวางแผนใหม่ (Replan) ในช่วงที่ 2 เพื่อหาทางแก้ไขให้เรากลับมายังเส้นทางที่ควรจะเป็น ดังนั้นในการบินของเจ้า Project ช่วงที่ 2 (การวางแผน) ช่วงที่ 3 (การลงมือทำ) และช่วงที่ 4 (การตรวจสอบและควบคุม) จะเป็นวงกลม อาจจะเกิดขึ้นวนรอบไปเรื่อย ๆ อันนี้จะคล้าย ๆ กับหลักการของ Deming Cycle ในเรื่อง "Plan-Do-Check-Act" นั่นเอง
และในระหว่างที่เราบินเจ้าโครงการวนไปในช่วงที่ 2 3 และ 4 นั้น เราและทีมงานก็จะสร้างสิ่งที่โครงสร้างจะส่งมอบ (Project Deliverables) ขึ้นมา เพื่อส่งมอบให้แก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders) ที่จะมาเอามันไปใช้งานต่อเพื่อสร้างให้เกิดประโยชน์อะไรบางอย่างขึ้นมา นี่คือคุณค่า (Value) ที่โครงการของเราส่งมอบให้แก่โลกของเรา
ช่วงที่ 5: Closing (การปิดโครงการ)
...ลงจอด ปล่อยทีมงานลง ตรวจเช็คว่าเราทำทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว...
ในช่วงสุดท้ายของการเดินทางเราจะมาตรวจสอบว่าเราทำสิ่งที่ต้องทำเรียบร้อยหมดแล้วรึยัง เราส่งมอบ Project Deliverables ครบถ้วนหมดรึยัง เจ้าของโครงการรับงานทุกชิ้นที่เราส่งมอบรึเปล่า มีงานชิ้นไหนยังติดค้างที่เรายังต้องมาแก้ไขรึเปล่า เราจ่ายเงินให้กับคนที่เราจ้างมาทำงานครบหมดรึยัง (รวมถึงเราได้เงินในการทำ Project มาครบรึยัง) ในจุดนี้เราจะมาทำ Checklist ในการปิดโครงการกัน
ถ้าทุกอย่างเสร็จสิ้นเรียบร้อยเป็นอย่างดี เราก็จะให้เจ้า Project ร่อนลงจอดเพื่อส่งเราและทีมงานลงที่จุดหมายปลายทาง อย่างที่เคยเล่าไปว่าทุกโครงการมีจุดสิ้นสุดเหมือนกัน และนี่คือจุดที่เราจะแยกจากเจ้า Project ของเราไปตลอดกาล นี่คือจุดสิ้นสุดอายุขัยของเจ้า Project นั่นเอง หลังจากจุดนี้มันก็จะสลายตัวไป
ทุกโครงการที่สลายตัวไปคือ Legacy Project ที่เราควรจะต้องจดจำไว้ ไม่ว่าจะเป็นเจ้า Project ที่ประสบความสำเร็จ หรือจะเป็นเจ้า Project ที่ล่มสลายไม่ได้ส่งมอบคุณค่าอะไรให้กับโลกเลยก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นในกรณีใด ๆ Legacy Project ล้วนมีคุณค่าในตัวของมันเอง เรามีสิ่งต่าง ๆ ที่เรียนรู้ได้จาก Legacy Project ทั้งนั้น ดังนั้น เราและทีมงานควรจะหาเวลามานั่งทบทวนว่า อะไรที่เป็นไปด้วยดี อะไรที่เกิดข้อผิดพลาดขึ้น พูดง่าย ๆ ก็คือเรามาทำ Lesson Learned หรือถอดบทเรียนกัน แล้วทำบันทึกเก็บไว้ เพื่อที่รอบหน้าเราจะได้เอาสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้ไปพิจารณาตอนที่ทำโครงการใหม่ อะไรที่ผิดพลาดไปแล้วจะได้ไม่เกิดซ้ำ ส่วนอะไรที่ช่วยให้เราทำงานได้ราบรื่นจะได้ถูกนำไปใช้ในโครงการถัดไป
