โดยทั่วไปแล้วผู้สนับสนุนโครงการ (Project Sponsor) จะเป็นคนจัดทำ Project Charter ขึ้นมา แต่ในบางกรณีเราก็อาจจะให้ผู้จัดการโครงการ (Project Manager) เป็นคนร่างเอกสารตัวนี้ขึ้นมาด้วยกัน แต่ไม่ว่าจะยังไงก็ตาม ถ้า Project Manager ต้องเป็นคนทำเอกสารตัวนี้ขึ้นมาจะต้องมีการพูดคุยกันอย่างใกล้ชิดกับ Project Sponsor เสมอ เพราะสุดท้ายแล้วคนที่ลงนามในเอกสารตัวนี้คือ Project Sponsor
Project Charter เป็นเอกสารที่อธิบายโครงการของเราแบบคร่าว ๆ ( High-level Description) โดยจะมีเนื้อหาที่สำคัญที่ทุกคนที่เกี่ยวข้องจะต้องทราบ เช่น เป้าหมายของโครงการ ตัวชี้วัดความสำเร็จ ทรัพยากรและงบประมาณที่ใช้ในโครงการนี้ รวมถึงสิ่งที่โครงการส่งมอบ (Project Deliverables)
วัตถุประสงค์ของ Project Charter
ทำไมเราต้องใช้เวลาในการสร้างเอกสารตัวนี้ขึ้นมา?
- การทำ Project Charter ขึ้นมาจะช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders) รวมถึงทีมงานโครงการ (Project Team) มองเห็นภาพโครงการที่ชัดเจนมากขึ้น เพราะมันจะมีรายละเอียดและข้อมูลสำคัญที่ทุกคนที่เกี่ยวข้องจะต้องทราบ การที่ทุกคนในโครงการเห็นภาพชัดเจนตรงกันเป็นสิ่งที่สำคัญในการทำโครงการใด ๆ ก็ตาม
- Project Charter เป็นเอกสารที่สื่อถึงการที่ Project Sponsor มอบอำนาจแก่ Project Manager มาเป็นผู้นำในโครงการนี้และทำหน้าที่บริหารจัดการทรัพยากรต่าง ๆ ที่ได้รับการจัดสรรเพื่อให้โครงการบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ เหมือนการแต่งตั้ง Project Leader มาทำโครงการนี้นั่นเอง
- หลาย ๆ ครั้งคนที่เป็นผู้เสนอไอเดียริเริ่มในการทำโครงการจะไม่ได้เป็นคนที่มาลงมือทำโครงการด้วยตัวเอง (พูดง่าย ๆ ก็คือคนคิดไม่ได้มาทำ ส่วนคนทำไม่ได้คิด) เพราะฉะนั้น Project Charter จะเป็นสื่อกลางในการส่งผ่านข้อมูลที่สำคัญระหว่างคนที่ริเริ่มความคิดในการทำโครงการไปยังคนที่ลงมือทำ การส่งผ่านข้อมูลโดยการมาเขียน Project Charter จะทำให้กระบวนการส่งผ่านนี้เป็นไปได้อย่างราบรื่นและชัดเจน ไม่ตกหล่น และไม่เกิดความสับสนและความเข้าใจผิดระหว่างสองฝั่งนี้
- นอกจากนี้ Project Charter เป็นสัญลักษณ์ที่สำคัญของการทำโครงการ เมื่อไหร่ก็ตามที่ Project Charter ได้รับการอนุมัติก็หมายความว่าโครงการของเราได้เกิดขึ้นอย่างเป็นทางการแล้ว
ข้างใน Project Charter มีอะไรบ้าง
รูปแบบของ Project Charter ไม่ได้มีการกำหนดตายตัว แต่ละองค์กรอาจจะมีรูปแบบของเอกสาร Project Charter ที่แตกต่างกันออกไป ถ้าลองค้นหาในอินเตอร์เน็ตจะพบว่ามีแบบฟอร์มของ Project Charter ที่หลากหลาย ระดับความละเอียดของเนื้อหาก็ไม่เหมือนกัน อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปแล้ว Project Charter จะมีการกล่าวถึงเนื้อหาต่อไปนี้
- เป้าหมายของโครงการ (Project Purpose) อธิบายให้ได้ว่าทำไมโครงการนี้จะต้องเกิดขึ้นมาบนโลกนี้
- วัตถุประสงค์ของโครงการ ในส่วนนี้จะต้องกำหนดวัตถุประสงค์ที่สามารถวัดได้ เช่น มีการกำหนดกรอบเวลาที่ชัดเจนว่าจะบรรลุวัตถุประสงค์นั้นเมื่อไหร่ และวัดความสำเร็จของโครงการเราได้ยังไง
- ข้อกำหนด/ความต้องการ (Requirements) ของโครงการคร่าว ๆ
- คำอธิบายของโครงการแบบคร่าว ๆ ซึ่งรวมถึงขอบเขตของโครงการด้วยว่าอะไรรวมอยู่ในโครงการนี้ อะไรอยู่นอกขอบเขตโครงการ
- รายการสิ่งที่โครงการส่งมอบ (Project Deliverables)
- รายการความเสี่ยงของโครงการ (Risks) ตัวหลัก ๆ
- Milestone ที่สำคัญ
- ทรัพยากรที่ได้รับการจัดสรรสำหรับโครงการนี้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องงบประมาณ เวลา คน อุปกรณ์ เครื่องมือต่าง ๆ
- รายชื่อของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก (Key Stakeholders)
- เกณฑ์ในการยุติโครงการ (Exit Criteria) เราจะล้มเลิกโครงการด้วยเงื่อนไขอะไรบ้าง
- ชื่อของผู้นำโครงการหรือผู้จัดการโครงการ (Project Manager)
- ขื่อของผู้สนับสนุนโครงการ (Project Sponsor)