Milestone (ปักหมุดจุดสำคัญในโครงการ)

เวลาเราขับรถไปต่างจังหวัด (สมมติจากกรุงเทพไปเชียงใหม่ละกัน) เราก็มักจะมี Milestone ของเส้นทางคร่าว ๆ อยู่ในใจในระหว่างที่เดินทางเสมอ เช่น ถึงนครสวรรค์ละ ถึงกำแพงเพชรละ ถึงลำปางละ เป็นต้น ซึ่งแต่ละจุดที่เราไปถึงทำให้เรารู้สึกได้ถึงความก้าวหน้าในการเดินทางของเรา ทำให้เราพอกะได้ว่าเราผ่านมาเท่าไหร่แล้ว และยังเหลืออะไรที่ยังต้องไปต่อ เช่น ถ้าเราถึงกำแพงเพชรละอาจรู้สึกว่าเราเดินทางมาประมาณครึ่งทางแล้ว พอถึงลำปางก็รู้สึกว่าเหลืออีกนิดเดียว นอกจากนี้ เวลาที่เราสื่อสารกับคนอื่น เช่น แฟนโทรมาถามว่าไปถึงไหนแล้วเราก็มักจะตอบโดยอ้างอิงกับ Milestone พวกนี้เสมอ เช่น เพิ่งผ่านนครสวรรค์มา หรือ อีกนิดเดียวจะถึงลำพูนละ เป็นต้น เห็นมะ ในการใช้ชีวิต เรามี Milestone เป็นส่วนหนึ่งในชีวิตของเรา

ในการทำโครงการก็เช่นกัน โครงการของเราจะมีจุดสำคัญ ๆ หลาย ๆ อันที่เราสามารถกำหนดขึ้นเป็น Milestone ได้ เช่น วันที่เราออกแบบผลิตภัณฑ์ของเราเสร็จเรียบร้อย วันที่เราสร้างต้นแบบขึ้นมาได้เป็นรูปเป็นร่าง เป็นต้น

‍

แผนงานของโครงการมีทั้ง Milestones และ Tasks

เแผนงานโครงการ (Project Plan) ที่เราทำขึ้นมาจะประกอบไปด้วยสองตัวละครหลัก ๆ ได้แก่ งาน (Tasks) ซึ่งก็คือกิจกรรมหรือสิ่งที่เราต้องทำเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ โครงการเล็ก ๆ อาจจะมีงานแค่ไม่กี่ตัว แต่โครงการใหญ่ ๆ อาจจะมีงานเพียบเป็นรายการยาวเหยียด ดังนั้น สำหรับโครงการใหญ่ ๆ อีกสิ่งที่เราควรจะทำคือการกำหนดหมุดจุดสำคัญขึ้นในแผนงานของเราที่เรียกว่า Milestone หรือ เหตุการณ์สำคัญ เพื่อให้แผนงานโครงการของเราทำความเข้าใจได้ง่ายขึ้น

โดยหลัก ๆ แล้ว Milestone คือจุดสำคัญในโครงการที่สามารถกำหนดขึ้นมาเพื่อใช้สื่อสารและทำความเข้าใจกับทุก ๆ คนได้โดยง่าย  แล้วเราจะเลือกอะไรมาทำเป็น Milestone ดี...ส่วนมากแล้วเรามักจะตั้งเหตุการณ์สำคัญ ๆ เหล่านี้เป็น Milestone

• เราทำชิ้นงานสักอย่างออกมาได้เป็นรูปเป็นร่างได้สำเร็จ อาจจะไม่ใช่ตัวสมบูรณ์ก็ได้ แต่เป็นตัวที่ชัดเจนระดับนึง ตัวอย่างเช่น ทำรายงานเสร็จ หรือทำรายงานฉบับที่ 1 เสร็จ เป็นต้น
• จุดที่มีเหตุการณ์สำคัญที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของเรา แต่มีผลกระทบต่องานที่เหลืออยู่ ที่เราต้องปักหมุดให้เห็นเหตุการณ์พวกนี้อย่างชัดเจนบนแผนของเรา
• จุดที่เราได้รับการอนุมัติหรือผ่านเกณฑ์การตรวจสอบอะไรบางอย่าง เช่น ก่อนที่จะเปิดพิพิธภัณฑ์ได้จะต้องได้รับใบรับรองจากสมาคมงานศิลปะ ดังนั้นใบรับรองดังกล่าวเป็นจุดที่เรากำหนดขึ้นเป็น Milestone ให้มองเห็นได้อย่างชัดเจนได้
• จุดอื่น ๆ ที่เป็นมาตรฐานของการทำโครงการ เช่น วันเริ่มโครงการ วันที่เรามาทบทวนโครงการกลางทาง (Mid-term Review) วันปิดโครงการ ฯลฯ

ลักษณะของ Milestone บนแผนงาน

เจ้า Milestone ที่อยู่บนแผนงานของเราจะมีลักษณะดังต่อไปนี้

• Milestone เป็นจุดเวลา เราไม่ได้กำหนด Milestone ขึ้นมาเพื่ออธิบายว่าเราจะต้องทำงานอะไรบ้าง แต่เราจะเชื่อมโยง Milestone ของเรากับรายการงาน (Tasks) ที่เราต้องทำ กว่าจะไปถึง Milestone แต่ละตัว เรามี Tasks หลาย ๆ ตัวที่ต้องทำให้เสร็จเรียบร้อยซะก่อน เพราะฉะนั้นระยะเวลาของ Milestone ที่ปรากฎบนแผนงานจะเป็น 0 เสมอ นั่นคือเป็นจุดเวลานั่นเอง
• Milestone ไม่ใช่งาน (Tasks) เราไม่ต้องลงแรงทำอะไรในตัว Milestone แต่เราต้องลงแรงทำ Tasks ต่าง ๆ ที่เชื่อมโยงไปสู่ Milestone เหล่านั้น เพราะฉะนั้น เราจึงจะไม่จัดสรรทรัพยากรใด ๆ ให้แก่ Milestone โดยตรง แต่เราจะจัดสรรทรัพยากรต่าง ๆ (เงิน แรงคน อุปกรณ์) ให้แก่ Tasks ต่าง ๆ แทน

ประโยชน์ของ Milestone

การสื่อสารที่ชัดเจนและกระชับ

หลัก ๆ แล้ว Milestone ช่วยให้เราสื่อสารโครงการของเราได้ง่ายขึ้น ทั้งกับทีมงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย บางทีผู้บริหารเราก็ไม่มีเวลาหรอกที่จะมาทำความเข้าใจกิจกรรมทุก ๆ ตัว การที่เรากำหนด Milestone ลงไปจะทำให้เขามองไปที่ Milestone โดยที่ไม่ต้องสนใจทุกกิจกรรมในรายละเอียด และทำความเข้าใจ เห็นภาพของโครงการเราได้ชัดเจนมากขึ้น

ทีมงานของเราเองก็เช่นกันทุกคนไม่ได้ทำทุกกิจกรรม เลยไม่จำเป็นต้องทำความเข้าใจในทุกกิจกรรมในรายละเอียด แต่ทุกคนจะต้องเข้าใจในทุก Milestone ของโครงการ

มองเห็นความก้าวหน้าของโครงการได้อย่างรวดเร็ว

เราสามารถประเมินความก้าวหน้าของโครงการได้ง่ายยิ่งขึ้นเพียงแค่ดูผ่าน ๆ ว่าเราเดินมาถึง Milestone ตัวไหนแล้ว ยังเหลืออีกกี่ตัว โดยที่ไม่ต้องไปนั่งคำนวณอะไรโดยละเอียด ถ้าในวันนี้เราควรจะผ่าน Milestone ไปแล้ว 10 ตัวตามแผน แต่เราทำมันเสร็จแค่ 5 ตัว ก็เป็นตัวบ่งชี้ถึงความพินาศที่กำลังจะเกิดขึ้น ซึ่งสามารถบอกได้อย่างรวดเร็วเพียงแค่กวาดสายตามองรายการ Milestone ที่เรามีอยู่และสถานะของแต่ละตัว

สร้างขวัญและกำลังใจ

นอกจากนี้ เวลาที่เราผ่าน Milestone ตัวนึง ๆ ไป มันคือความก้าวหน้าครั้งสำคัญของโครงการ เป็นจุดที่สร้างกำลังใจให้กับทีมงานที่ทำโครงการได้ เป็นเวลาแห่งการเฉลิมฉลอง เย่!

‍

ตัวอย่างของการกำหนด Milestone

เบสซี่ (Bessie) ได้รับมอบหมายให้มาทำโครงการเปลี่ยนโรงไฟฟ้าพลังงานถ่านหินให้กลายเป็นพิพิธภัณฑ์งานศิลปะ โครงการนี้มีความซับซ้อนมาก พอมานั่งไล่รายการกิจกรรมที่ต้องทำพบว่ามีสิ่งที่ต้องทำเกือบพันรายการ! เวลาที่จะสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่าง ๆ ว่าจะเกิดอะไรขึ้นในช่วงเวลาไหนบ้าง การเอากิจกรรมพันรายการไปนั่งคุยคงจะไม่เหมาะ เบสซี่เลยกำหนดจุดสำคัญ ๆ ในโครงการขึ้นมาเป็น Milestone ซึ่งรายการของ Milestone ที่เบสซี่กำหนดขึ้นมามีดังต่อไปนี้

• วันที่โรงไฟฟ้าหยุดเดินเครื่อง
• วันที่รื้อถอนอุปกรณ์ในโรงไฟฟ้าครบทุกชิ้น
• วันที่งานตกแต่งพื้นที่ในโรงไฟฟ้าเสร็จสิ้น
• วันที่ติดภาพวาดและตั้งวางชิ้นงานศิลปะครบถ้วน
• วันที่สมาคมงานศิลปะเข้ามาตรวจสอบแล้วอนุมัติพิพิธภัณฑ์
• วันเปิดพิพิธภัณฑ์

ในแต่ละ Milestone มีวันที่กำกับไว้ ทำให้ทีมงานของเบสซี่และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเห็นภาพรวมว่าจะเกิดอะไรสำคัญขึ้นบ้างตอนไหน เมื่อกำหนด Milestone เรียบร้อยแล้วเบสซี่ก็ให้ทีมงานสรุปรายการ Milestone ดังกล่าวไว้ในแผนงานโครงการ