Kick-off Meeting: การประชุมเริ่มโครงการ

หลายคนอาจจะคิดว่าในเมื่อเรามีแผนการทำโครงการเรียบร้อยแล้ว ก็ไม่เห็นจะต้องเสียเวลามานั่ง Kick-off Meeting กันอีก ทุกคนก็น่าจะรู้กันอยู่แล้วนี่ว่าต้องทำอะไรบ้าง นี่เป็นการประชุมที่จำเป็นไหม หรือเราจะข้ามมันไปเลยได้ไหม

ในการทำโครงการใด ๆ สิ่งที่สำคัญคือทุกคนที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นทีมงานโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้สนับสนุนโครงการจะต้องมองเห็นภาพของโครงการให้ตรงกันก่อนที่จะลงมือทำ ไม่งั้นเราอาจจะลุยทำงานไปโดยที่มีความเข้าใจอะไรบางอย่างที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งอาจนำมาซึ่งความสับสนในอนาคตที่อาจก่อให้เกิดความเสียหายแก่โครงการได้

นี่คือวัตถุประสงค์หลักของการจัด Kick-off meeting ขึ้นมา ให้ทุกคนมองภาพให้ตรงกันซะก่อนที่จะเริ่มลงมือทำ

Kick-off Meeting นั้นเป็นสิ่งที่ควรจะต้องมี และไม่จำเป็นต้องยืดยาว นี่เป็นจังหวะที่ทีมงานจะได้มาพูดคุยกันก่อนที่จะเริ่มลงมือทำโครงการ เป็นการสร้างบรรยากาศจุดเริ่มต้นในการทำงานร่วมกัน และเป็นโอกาสให้ทุกคนได้ทำความรู้จักกัน

หลังจากที่เราประชุม Kick-off Meeting เสร็จเรียบร้อย ทุกคนควรจะเดินออกจากห้องประชุมพร้อมกับความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับโครงการที่เรากำลังจะลงมือทำ เห็นภาพตรงกัน รู้ว่าแต่ละคนมีบทบาทอะไรในโครงการ รู้ว่าเราจะทำงานร่วมกันและสื่อสารกันอย่างไร

‍

เราคุยอะไรกันบ้างใน Kick-off Meeting

ความจริงมันก็ไม่ได้มีกฎอะไรตายตัวหรอกนะ รูปแบบของการจัด Kick-off Meeting นั้นสามารถทำได้อย่างหลากหลาย แต่โดยทั่วไปแล้ว เราจะจัดให้มีการพูดคุยกันในประเด็นต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

1. Meet & Greet: ให้ทีมงานแต่ละคนแนะนำตัวกันสักหน่อย

บางครั้งทีมงานที่มาร่วมทำโครงการอาจจะมีคนใหม่ เราเลยควรจะใช้จังหวะนี้ในการแนะนำทุกคนให้รู้จักซึ่งกันและกัน อย่างน้อยก็ทำให้ทีมงานโครงการได้รับรู้ว่ามีใครเกี่ยวข้องในโครงการนี้บ้าง นอกเหนือจากแนะนำชื่อและตำแหน่งแล้ว เราอาจให้แต่ละคนเล่า Background ของตัวเองว่าเคยทำอะไรมาบ้าง มีความเชี่ยวชาญด้านไหน บางครั้งถ้าไม่อยากให้บรรยากาศซีเรียสทางการเกินไป เราอาจจะให้แต่ละคนเล่าเรื่องจิปาถะที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับงานหรือโครงการของเราด้วย เช่น งานอดิเรก Fun Fact เพื่อให้ทุกคนใกล้ชิดกันมากขึ้น

2. Our Project: ทำความรู้จักกับโครงการของเรา

หลังจากที่เรารู้จักคนที่มานั่งประชุมกันแล้วถัดมาก็เป็นการทำความรู้จักกับโครงการที่เรากำลังจะมาทำร่วมกัน โดยทั่วไปแล้วอันนี้จะเป็นส่วนของผู้จัดการโครงการ (Project Manager) โดยหลัก ๆ จะต้องอธิบายที่มาของโครงการว่าอะไรเป็นต้นเหตุท่ีทำให้เกิดโครงการนี้ขึ้นมา วัตถุประสงค์ของโครงการเราคืออะไร มีตัวชี้วัดอะไรบ้าง นอกจากนี้ อาจพูดไปถึง Milestone หลัก ๆ ของโครงการเรา และสิ่งที่โครงการจะส่งมอบ (Project Deliverables) เพื่อให้ทุกคนในทีมงานโครงการเข้าใจถึงตัวโครงการที่เรากำลังจะลงมือทำร่วมกัน

3. Roles: ใครทำอะไรกันบ้างในโครงการนี้

แต่ละคนในทีมงานโครงการจะมีบทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบที่แตกต่างกันออกไป ในส่วนนี้เราเลยจะคุยกันเพื่ออธิบายให้ทุกคนเห็นภาพว่าใครทำอะไรในส่วนไหนบ้าง ในเวลาที่มีข้อสงสัยในงาน ทีมงานโครงการจะได้รู้ว่าต้องเดินไปคุยหรือไปถามใคร

4: Collaboration: ข้อตกลงในการทำงานร่วมกัน

การทำโครงการคือการทำงานเป็นทีม ทีมงานโครงการจะต้องกำหนดข้อตกลงในการทำงานร่วมกัน เช่น เราจะสื่อสารกันผ่านช่องทางไหน เราจะแชร์เอกสารจะเก็บเอกสารกันไว้ที่ไหนบ้าง หลักการ กฎ กติกา มารยาทในการทำงานที่ทุกคนควรจะต้องยึดถือ เป็นต้น

5. Next steps: ขั้นตอนถัดไปหลังจากประชุมเสร็จ

เมื่อเราจบ Kick-off Meeting แล้ว ถัดไปก็จะเป็นการลงมือทำงานกันจริง ๆ ดังนั้น เราควรใช้เวลาส่วนหนึ่งในการพูดคุยถึงสิ่งที่แต่ละคนจะต้องทำทันทีหลังจากจบประชุม โดยอาจะเป็นแผนงานโครงการช่วงแรก ๆ เช่น 2 สัปดาห์ข้างหน้า มาพูดคุยกัน ทุกคนจะได้ลุยทำงานได้ทันที ไม่งง

6. Q&A: มีข้อสงสัยอะไรกันไหม?

แน่นอนว่าเราควรใช้ Kick-off Meeting เป็นเวทีที่เปิดโอกาสให้คนที่เกี่ยวข้องได้ซักถามข้อสงสัยที่มี ประเด็นบางอย่างที่อาจจะยังไม่ชัดเจน รวมถึงความคิดเห็นอะไรบางอย่างที่ทีมงานอาจจะอยากแชร์ให้ทุกคนได้รับทราบโดยทั่วกันก่อนที่จะไปลงมือทำงาน

‍

เทคนิคสำหรับการจัด Kick-off Meeting

ในฐานะของผู้นำโครงการ ผู้จัดการโครงการ (Project Manager)  จะมีบทบาทในการนำการประชุม Kick-off Meeting นี้ รวมถึงการเตรียมงานและการสรุปผลจากการประชุมให้เรียบร้อย

• ส่งวาระการประชุม หรือ Agenda ออกไปให้ทุกคนรู้ก่อน จะได้เตรียมตัวกันมาถูก รู้ว่าเราจะมาคุยอะไรกันบ้าง
• การ Kick-off meeting ไม่ใช่เวทีสำหรับมาระดมสมองร่างข้อตกลงในการทำงานร่วมกันนะ ไม่งั้นจะเสียเวลามาก สิ่งที่จะมาคุยกันตรงนี้ ทาง Project Manager อาจจะต้องทำการบ้านมาก่อน เช่น ไปร่างข้อตกลงในการทำงานร่วมกันมาก่อนประชุม โดยอาจจะไปถามความเห็นของทีมงานโครงการบางคน หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมาก่อนก็ได้ ในการประชุม Kick-off นี้ควรจะเป็นลักษณะว่านำร่างข้อตกลงในการทำงานร่วมกันมานำเสนอเป็นโครงหลัก แล้วอาจจะให้มีการแสดงความเห็นเพื่อปรับแก้ตามความเหมาะสม แต่ไม่ใช่การคิดอะไรใหม่ ๆ โดยเริ่มต้นจาก 0
• คุมเวลาให้ดี อาจจะมีการเตรียมคร่าว ๆ ว่าเราจะใช้เวลาในแต่ละหัวข้อเท่าไหร่บ้าง เผื่อเวลาการประชุมให้พอ ถ้ามีเหตุจำเป็นที่อาจจะต้องเกินเวลาให้แจ้งที่ประชุมก่อนเสมอ อย่าปล่อยเลยตามเลย โดยแจ้งเวลาว่าจะขอต่อเวลาอีกเท่าไหร่
• สรุปรายงานการประชุมด้วย! เราอาจจะไม่จำเป็นต้องทำรายงานการประชุม (Minutes of Meeting) สำหรับทุกการประชุม แต่ Kick-off Meeting ถือเป็นการประชุมที่สำคัญอันนึงที่ควรจะต้องมี Minites of Meeting ซึ่ง Project Manager  ควรมอบหมายให้ใครสักคนในทีมจดบันทึกการประชุม เพื่อให้ตัว Project Manager เองโฟกัสไปที่การนำประชุมนี้ได้

‍

ตัวอย่าง Kick-off Meeting ของฟิลลิปป้า

ฟิลลิปป้า (Philippa) ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าเผ่าฮาวูให้นำโครงการการอพยพชาวเมืองไปยังค่ายผู้อพยพเพื่อให้พ้นจากอันตรายจากภูเขาไฟฮวอมที่กำลังปะทุอยู่ ด้วยความที่นี่เป็นโครงการเร่งด่วน แผนการอพยพถูกร่างขึ้นมาอย่างรวดเร็ว ตอนนี้ทุกคนพร้อมที่จะลงมือทำโครงการแล้ว แต่ก่อนที่จะให้ทุกคนไปลุยทำงานกัน ฟิลลิปป้าเรียกทีมงานมานั่งคุยกันก่อน

ในฐานะผู้นำโครงการ ฟิลลิปป้าเป็นคนเรียกประชุมเริ่มต้นโครงการ (Kick-off Meeting) โดยก่อนวันประชุมเขาได้ส่งกำหนดการให้ทุกคนได้รับทราบก่อนว่าจะคุยอะไรกันบ้าง เนื่องจากในโครงการนี้มีทีมงานเป็นจำนวนมาก ฟิลลิปป้าจึงไม่สามารถเรียกทุกคนมาเข้าร่วม Kick-off Meeting ได้ ฟิลลิปป้าใช้วิธีเรียกผู้แทนของทีมงานแต่ละกลุ่มมาเข้าร่วม Kick-off meeting แทน (เช่น ผู้แทนจากทีมอพยพ ผู้แทนจากทีมสร้างค่ายลี้ภัย ฯลฯ)

เมื่อทุกคนมาพร้อมกันแล้ว ฟิลลิปป้าก็เริ่มประชุม โดยให้ผู้แทนทีมงานแต่ละกลุ่มแนะนำตัวเองว่าเป็นใคร มีทีมงานกี่คน มีความเชี่ยวชาญด้านไหนกันบ้าง (แนะนำทีมงาน) หลังจากนั้นฟิลลิปป้าก็เป็นคนนำเสนอเกี่ยวกับโครงการนี้ให้ทุกคนฟังอีกครั้งหนึ่ง ฟิลลิปป้าเริ่มเล่าจากการที่นักวิทยาศาสตร์วิเคราะห์ว่าภูเขาไฟกำลังปะทุ ไปจนถึงจุดที่หัวหน้าเผ่าตัดสินใจอพยพชาวเมือง เป้าหมายของโครงการนี้คือการสร้างค่ายผู้อพยพที่เพียงพอสำหรับขาวเมืองฮาวูทุกคนให้เสร็จเรียบร้อย แล้วอพยพทุกคนออกจากเมืองภายใน 3 สัปดาห์ก่อนที่ภูเขาไฟจะระเบิด (แนะนำโครงการ) ต่อมา ฟิลลิปป้าอธิบายให้ทุกคนทราบว่าบทบาทของแต่ละทีมมีอะไรบ้าง ต้องรับผิดชอบอะไรบ้าง เช่น ทีมอพยพมีหน้าที่ในการอพยพชาวเมืองออกมาให้หมด โดยต้องมีการรวบรวมข้อมูลการอพยพให้ชัดเจนด้วย เพื่อป้องกันไม่ให้ใครตกหล่นไป (บทบาทและความรับผิดชอบ)

ฟิลลิปป้าแจ้งให้ทุกคนทราบว่าจะมีการประชุมติดตามความก้าวหน้ากันทุกวันช่วงหัวค่ำ เนื่องจากว่าโครงการนี้มีกรอบเวลาเร่งด่วนมาก นอกจากนี้ จะมีการตั้งพื้นที่เก็บไฟล์ออนไลน์เพื่อให้แต่ละทีมได้เข้าไปแชร์เอกสารการทำงานกัน เพื่อที่จะได้แน่ใจว่าไม่มีข้อมูลตรงไหนตกหล่น (แนวทางการทำงานร่วมกัน) หลังจากนั้น ทีมงานได้หารือกันเกี่ยวกับขั้นตอนการดำเนินโครงการถัดไปที่ทุกคนจะไปลงมือทำ โดยได้มีการเอาแผนงานของสัปดาห์หน้ามากางแล้วทบทวนกันว่าแต่ละคนจะไปทำอะไรต่อกันบ้างหลังจากที่จบประชุมนี้ เช่น ทีมอพยพต้องจัดหาจานบิน ส่วนทีมสร้างค่ายผู้อพยพต้องสรุปแบบก่อสร้างให้เรียบร้อย ฯลฯ (ขั้นตอนถัดไป) ในช่วงสุดท้าย ฟิลลิปป้าเปิดโอกาสให้แต่ละคนมีได้ซักถามข้อสงสัยที่ตนเองมี หัวหน้าเผ่าฮาวูถามเรื่องหน้าตาของจานบินที่จะมาอพยพ ส่วนผู้แทนจากทีมอพยพมีการถามเรื่องการข้อมูลสำมะโนประชากรที่จะใช้ตั้งต้นในการเช็คชื่อคนอพยพ (โอกาสให้ทุกคนได้ซักถาม)

ในระหว่างการประชุมฟิลลิปป้าให้ลูซิลที่เป็นผู้ช่วยของเขาจดบันทึกการประชุมให้ หลังประชุมจบลูซิลก็ส่งบันทึกการประชุมให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้อง