การประมาณการคืออะไร
การประมาณการ (Estimate) ก็คือการประเมินเชิงตัวเลข (Quantitative assessment) ของอะไรสักอย่างว่าน่าจะเป็นเท่านั้นเท่านี้ หรือผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นในอนาคตว่าน่าจะออกมาเป็นเท่าโน้นเท่านี้ การประมาณการเป็นการคาดการณ์สิ่งที่เราไม่รู้ หรือเป็นการทำนายเรื่องในอนาคตที่ยังไม่เกิดขึ้นจริง เพราะฉะนั้นมันจะมีความไม่แน่นอน (Uncertainty) อยู่เสมอ เพราะฉะนั้น จงอย่าคาดหวังว่าสิ่งที่เราประมาณจะต้องเป็นไปตามนั้นเป๊ะ ๆ 100% เป็นไปไม่ได้อยู่แล้ว
บางครั้งเราเรียกการประมาณการแบบเล่น ๆ ว่า "การเดาแบบมีหลักการ (Educated Guess)" มันจะอยู่ตรงกลางระหว่างจุดที่เรารู้สิ่งนั้นชัดเจนแล้ว (Known) (คือถ้าเรารู้อยู่แล้วก็ไม่ต้องประมาณเนอะ) กับจุดที่เราเดาล้วน ๆ เพราะไม่รู้อะไรเลย (Wild Guess)
เราไม่ได้ต้องการการประมาณที่แม่นยำที่สุด แต่เราต้องการการประมาณที่แม่นยำเพียงพอให้เราไปทำงานต่อได้
การประมาณการมันคือการลงทุนชนิดนึงนะ ดูจากโครงการตัวอย่างของเราซิ เบสซี่ และทีมงานต้องมานั่งใช้เวลาประชุมเป็นวันเพื่อประมาณสิ่งต่าง ๆ ที่เราไม่รู้ในโครงการนี้ นี่เป็นการลงแรงลงเวลาระดับนึงเลยทีเดียว และยิ่งเราต้องการความแม่นยำมากขึ้น เราก็ต้องลงแรงมากขึ้น เช่น หาข้อมูลละเอียดมากขึ้น ถามคนอื่นเยอะขึ้น เพราะฉะนั้น เราต้องกลับมาดูว่าสุดท้ายแล้วเราต้องการการประมาณที่แม่นยำในระดับไหนเพื่อที่จะไปต่อหรือทำอะไรบางอย่างในโครงการ ถ้าเราไม่ได้ต้องการความแม่นยำเยอะขนาดนั้น เราอาจจะไม่ต้องไปลงแรงลงเวลาจนเกินเหตุ
ในโครงการตัวอย่างของเรา เบสซี่และโครงการอยากจะรู้ว่าการรื้อถอนอุปกรณ์ในโรงไฟฟ้าทั้งหมดจะใช้เวลานานขนาดไหน ซึ่งตอนแรกทีมงานไฟแรงคนนึงเสนอให้มานั่งไล่ดูทีละอุปกรณ์ว่ามีส่วนประกอบอะไรบ้าง มีขั้นตอนการรื้อถอนยังไง จากนั้นก็มาถามช่างว่าแต่ละขั้นตอนใช้เวลานานขนาดไหน ทำไปเรื่อย ๆ ทีละอุปกรณ์แล้วค่อยมารวมกันก็จะได้ว่าต้องใช้เวลานานขนาดไหน แต่พอเบสซี่มานั่งดูแล้วอุปกรณ์มีหลายพันตัว ถ้าทำแบบนี้จะเสียเวลามาก นอกจากนี้ สิ่งที่เราต้องการตอนนี้คือการทำแผนใหญ่ของโครงการที่มีรายละเอียดแค่ในหลักเดือน ไม่ต้องแม่นยำขนาดหลักวันหรือรายชั่วโมง ดังนั้น เบสซี่เลยเลือกวิธีการประมาณที่หยาบ ๆ มากกว่า โดยให้ทีมงานไปลองสัมภาษณ์คนที่เคยรื้อถอนโรงไฟฟ้ามาก่อนว่าแต่ละอุปกรณ์น่าจะใช้เวลาเท่าไหร่ ถามสัก 3 คนแล้วลองมาเทียบกันดู
เราต้องมานั่งประมาณอะไรกันบ้าง
ในการทำโครงการ เราใช้การประมาณกับสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้
- ปริมาณงาน (Work effort) ส่วนมากแล้วจะมีหน่วยเป็น คน-ชั่วโมง (Person-hour) หรือ คน-วัน (Person-day)
- ระยะเวลา (Duration) มีหน่วยเป็นนาที ชั่วโมง วัน เดือน ปี แล้วแต่ความละเอียดที่ต้องการ
- ค่าใช้จ่าย (Costs) มีหน่วยเป็นตัวเงิน
- คน (People) จำนวนคนที่ต้องใช้
- ทรัพยากรอื่นๆ (Other resources) เช่น จำนวนวัสดุที่ต้องใช้ จำนวนอุปกรณ์ที่ต้องใช้ ฯลฯ
เราใช้การประมาณในการทำอะไรบ้าง
เราใช้การประมาณเพื่อให้ทราบถึงเวลาที่ต้องใช้ เงินที่ต้องใช้ และทรัพยากรที่จำเป็นต้องมีสำหรับการทำโครงการให้สำเร็จตามขอบเขตของงาน ตรงตามความต้องการ และมีคุณภาพตามที่กำหนด
ส่วนมากแล้ว เราจะใช้การประมาณการเยอะมาก ๆ ในช่วงการวางแผนโครงการ แต่ในส่วนอื่น ๆ ก็ต้องอาศัยการประมาณการเหมือนกัน เช่น
- เราต้องประมาณการผลประโยชน์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นจากการทำโครงการของเรา เทียบกับการประมาณทรัพยากรและเงินที่เราต้องทุ่มเทลงไป เพื่อเป็นเหตุผลสนับสนุนว่าทำไมเราต้องทำโครงการ (อ่านเพิ่มเติมใน Business Case)
- ประมาณการความเสี่ยง (Risks) ที่อาจจะเกิดขึ้นได้ พร้อมทั้งประมาณเวลา เงิน และทรัพยากรอื่น ๆ ที่เราอาจจะต้องสำรองไว้ในกรณีที่เกิดความเสี่ยงนั้นขึ้น
ความแม่นยำของการประมาณการของเราจะดีขึ้นเรื่อย ๆ
ในช่วงแรก ๆ ของการทำโครงการเป็นช่วงที่เราอาจจะมีข้อมูลไม่มากนัก การประมาณการของเราเลยจะยังไม่ค่อยแม่นยำสักเท่าไหร่ แต่เมื่อเวลาผ่านไป เราจะรู้สิ่งต่าง ๆ มากขึ้น ทำให้การประมาณการได้แม่นยำมากยิ่งขึ้น
ในโครงการตัวอย่างของเรา ตอนวางแผนครั้งแรกนั้นเบสซี่และทีมงานยังไม่ทราบว่าใครจะมาจัดเรียงงานศิลปะในพิพิธภัณฑ์บ้าง จำนวนคนเยอะขนาดไหน แต่ละคนจะใช้เวลาและอารมณ์ศิลป์ในการเรียงภาพนานขนาดไหน จึงได้แต่ประมาณแค่คร่าว ๆ ว่าน่าจะต้องใช้เวลา 40 วัน (ได้มาจากการสัมภาษณ์คนในพิพิธภัณฑ์) พอถึงช่วงลงมือจัดเรียงานศิลปะจริง ปรากฎว่าพิพิธภัณฑ์สามารถจัดคนมาได้น้อยกว่าที่คิดไว้ และแต่ละคนก็มีอารมณ์ศิลปะเยอะกว่ากรณีทั่ว ๆ ไปมาก พอผ่านไป 5 วันพบว่าเพิ่งเรียงภาพไปได้แค่ 50 รูปเท่านั้น (เวลาอื่นหมดไปกับการเถียงกัน กับการนั่งเพ่งพิจารณารูปภาพกับแสงที่ตกกระทบ) แต่อย่างน้อยตอนนี้เบสซี่ก็ได้รู้จักทีมงานจากพิพิธภัณฑ์เหล่านี้มากขึ้น รู้ว่าแต่ละคนใช้เวลาจริงประมาณเท่าไหร่ในการทำงาน ทำให้สามารถมาปรับการประมาณการตอนต้นให้แม่นยำมากขึ้นได้ สุดท้ายแล้วเบสซี่ต้องปรับเวลาเป็น 120 วัน เมื่อจบงานจริงพบว่าใช้เวลา 135 วัน (ก็ถือว่าแม่นยำมากกว่าตอนต้นเยอะ)
