เป้าหมายของการทำงานในโครงการ
เวลาเราพูดถึงการทำงานในโครงการ (Project Works) เราก็มักจะนึกถึงแค่การลงมือทำงานจริง ๆ ตามแผน แต่ความจริงแล้วมันมีอะไรอื่น ๆ อีกหลายอย่างที่เราก็ต้องทำคู่ขนานกันไปด้วย เป้าหมายของเราในโดเมนนี้มีอยู่หลายตัวด้วยกัน บางตัวเกี่ยวข้องกับโดเมนอื่น ๆ อย่างใกล้ชิด
โครงการก้าวหน้าไปอย่างราบรื่น
ถ้าเราลงมือทำงานในโครงการของเราได้ดี โครงการเราจะก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็วตามแผนที่วางไว้ แต่แน่นอนแหล่ะว่ามันก็ขึ้นอยู่กับแผนที่เราวางไว้ตั้งแต่ต้นด้วย ว่ามันสมเหตุสมผลขนาดไหน เพราะฉะนั้น เป้าหมายนี้มีความเชื่อมโยงกับโดเมนที่ 5 ในเรื่องการวางแผนอย่างใกล้ชิด
ในโครงการตัวอย่างของเรา หลังจากผ่านไป 2 วัน ได้มีการประชุมประจำวันช่วงค่ำเพื่อเช็คความก้าวหน้าของการอพยพคนออกจากเมือง ตามแผนในวันที่ 2 เราจะต้องอพยพคนออกไปแล้ว 20,000 คน ปรากฎว่าเราได้รายงานว่าคน 22,113 คนได้ถูกอพยพไปแล้ว ดังนั้นก็ถือว่างานในส่วนนี้เป็นไปได้ด้วยดี ซึ่งการที่โครงการทำได้เร็วกว่าที่กำหนดเพราะว่าการวางแผนดี แผนที่วางไว้มีความสมเหตุสมผลและสามารถนำมาปฏิบัติได้จริง ทีมงานที่เข้าไปอพยพมีขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน ทุกคนรู้บทบาทตัวเอง ไม่สับสน
(อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับโดเมนที่ 5 เรื่องการวางแผน)
กระบวนการทำงานเหมาะสม
กระบวนการทำงาน (Work Process) ที่วางไว้จะต้องเหมาะกับประเภทของโครงการที่เราทำ เราต้องกำหนด Work Process ให้เพียงพอที่ทีมงานจะสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างเป็นระบบ สอดคล้องกัน ไม่เกิดความวุ่นวายปั่นป่วน แต่ Work Process ก็ต้องไม่ละเอียดยุ่มย่ามยุ่งยากจุกจิกจนเกินไปจนทำให้งานไม่เดิน โดยทั่วไปแล้วเราจะต้องมี Work Process จำนวนมากกว่าและละเอียดกว่าเมื่อเราทำโครงการที่มีความซับซ้อน
ขั้นตอนการอพยพชาวเมืองได้ถูกวางไว้ตั้งแต่ต้น เมื่อจานบินเข้าไปถึงพื้นที่เพื่ออพยพ ลงจอดและดับเครื่องยนต์เรียบร้อย ทางตำรวจจะลงจากจานบินแล้วกระจายกำลังไปรอบ ๆ เพื่อดูแลความเรียบร้อย ไม่ให้ชาวเมืองแย่งขึ้นจานบินกันจนวุ่นวายหรือทะเลาะกัน ส่วนอาสาสมัครจะเช็คชื่อตอนทุกคนเดินเข้าแถวขึ้นจานบิน ส่วนเจ้าหน้าที่บนจานบินจะคอยดูว่าสัมภาระไหนที่ใหญ่เกินไปก็จะแยกออกมา ติดบาร์โค๊ดให้ตรงกับชื่อเจ้าของแล้วค่อยเอาไปใส่ไว้ในที่เก็บของของจานบิน เพื่อไม่ให้ห้องโดยสารแน่นเกินไป นี่คือ Work Process ส่วนหนึ่งของโครงการ Work Process นี้ไม่ได้ปรากฎบนแผนโครงการ แต่ทุกคนที่เกี่ยวข้องจะต้องทราบขั้นตอนปฏิบัติ และไม่ว่าจะไปที่พื้นที่ใดก็จะใช้ Work Process ตัวนี้ในการอพยพ เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างรวดเร็วมีประสิทธิภาพ
(อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Work Process)
มีการสื่อสารกับ Stakeholder ที่เหมาะสม
บ่อยครั้งเวลาที่เราทำโครงการ เราจะโฟกัสกับงานที่อยู่ตรงหน้าไปจนหลงลืมการพูดคุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders) ไป หลาย ๆ ครั้งเราก็จะถูกทวงถามข้อมูลอยู่เรื่อย ๆ แบบไม่ทันตั้งตัว ซึ่งถ้าเรามีการสื่อสารกับ Stakeholder อย่างต่อเนื่องและเพียงพอ ก็มักจะหลีกเลี่ยงการที่ Stakeholders มาทวงถามข้อมูลแบบที่ไม่คาดคิดได้ ที่จะทำให้เราไม่เสียโฟกัสในสิ่งที่เรากำลังทำอยู่ตรงหน้า
ในวันแรกของการทำโครงการนี้ ทีมงานยังขาดการสื่อสารกับชาวเมืองเรื่องการอพยพที่ชัดเจน ทำให้ชาวเมืองกระหน่ำโทรมาสอบถามจนสายไหม้ ทีมงานส่วนหนึ่งของฟิลลิปเป้ต้องมาคอยตอบคำถามเดิม ๆ ซ้ำๆ ที่ทุกคนมักจะสงสัยเหมือน ๆ กัน ฟิลลิปเป้เลยเพิ่มการสื่อสารขึ้นโดยสร้างเว็บไซต์ที่มีข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับขั้นตอนการอพยพ ลำดับของพื้นที่ที่จะเข้าไปอพยพ กฎ กติกา มารยาทเกี่ยวกับสัมภาระที่ขนไปด้วย ฯลฯ ทำให้ชาวเมืองเข้าไปดูข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้กันเองในเว็บไซต์ สามารถลดการโทรเข้ามาได้มาก ส่วนสายที่ยังเหลือโทรเข้ามาก็จะเป็นคำถามเฉพาะที่ไม่มีข้อมูลบนเว็บไซต์ ไม่ใช่คำถามเดิมซ้ำๆซากๆ อีกต่อไป
(อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ)
ใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ
โครงการเรามีทรัพยากรที่เราจะเอามาใช้ได้อย่างจำกัด เพราะฉะนั้น เราต้องควบคุมดูแลให้การใช้ทรัพยากรต่าง ๆ เป็นไปอย่างเหมาะสม ซึ่งเป้าหมายของเราไม่ใช่การพยายามใช้ทรัพยากรให้น้อยที่สุด เป้าหมายของเราคือการทำให้โครงการสำเร็จโดยการใช้ทรัพยากรในปริมาณที่เหมาะสม ไม่ใช่การพยายามประหยัดรีดเอาทุกอณูของทรัพยากรออกมาใช้ เราต้องดูว่าปริมาณของทรัพยากรที่ใช้ไปมีความสมเหตุสมผลกับกับเนื้องานที่เกิดขึ้นจริง และลดการสูญเสียทรัพยากรที่ไม่จำเป็นไม่ให้เยอะจนเกินไป
ฟิลลิปเป้ได้รับการจัดสรรจานบินมา 50 ลำสำหรับการอพยพชาวเมือง เขาต้องพยายามจัดเส้นทางของจานบินให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด ไม่ใช่ว่าจานบินแต่ละลำต้องวิ่งข้ามเมืองไปๆมาๆจากซ้ายสุดไปขวาสุดในการขนส่งรอบเดียว รวมถึงควรใช้เชื้อเพลิงในการบินอย่างเหมาะสมด้วย เช่น ในช่วงที่ชาวเมืองกำลังเดินขึ้นเครื่องก็ไม่จำเป็นต้องเดินเครื่องเต็มที่ทิ้งไว้ตลอดเวลา แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นก็ไม่ได้หมายความฟิลิปเป้จะต้องรีดเค้นการใช้จานบินอย่างเกินพอดี เช่น ให้จานบินแต่ลำลำบรรทุกเกินพิกัด เพราะอาจเกิดอันตรายได้ หรือใช้จานบินแบบไม่พักเครื่องเลย เพราะอาจทำให้จานบินเสียหายได้ นอกจากนี้ เขาต้องจัดคนที่เข้าไปช่วยในการอพยพ (ตำรวจ อาสาสมัคร เจ้าหน้าที่ประจำจานบิน) อย่างเพียงพอ ไม่ให้น้อยเกินไปจนแต่ละคนทำงานหนักจนเกินไป แต่ก็ไม่ใช้เยอะเกินไปแบบไม่จำเป็น เพราะจะไปไปกินพื้นที่ห้องโดยสารที่ควรใช้สำหรับสำหรับอพยพชาวเมือง เป็นต้น
การจัดซื้อจัดจ้างเป็นไปได้ด้วยดี
ในบางโครงการเราต้องอาศัยคนจากภายนอกมาช่วยทำโครงการด้วย เช่น ผู้เชี่ยวชาญ บริษัทต่าง ๆ ผู้ให้บริการ ฯลฯ จึงต้องมีการไปจ้างหรือทำสัญญากับบุคคลหรือบริษัทภายนอกเข้ามาทำงานส่วนหนึ่งของโครงการตามที่ตกลงกันไว้ กระบวนการสรรหาและจ้างคนอื่นเข้ามานั้นจะต้องดำเนินไปได้อย่างราบรื่น มีความรัดกุมและรอบคอบ แต่ก็ต้องสามารถดำเนินการได้รวดเร็วทันท่วงทีกับความต้องการ นอกจากนี้ ในส่วนของการจ้างงานขนาดใหญ่ที่มีกฎหมายหรือนโยบายบริษัทมารองรับ โดยเฉพาะในเรื่องความยุติธรรมในการแข่งขัน (Fair Competition) เราก็ต้องทำตามกระบวนการและข้อกำหนดดังกล่าวอย่างรัดกุม ไม่ให้เกิดปัญหาโต้แย้งถึงความไม่เป็นธรรมในการจัดซื้อจัดจ้างดังกล่าว
ในโครงการตัวอย่างของเรา มีการจ้างบริษัทก่อสร้างแห่งหนึ่งมาสร้างบ้านสำหรับผู้อพยพชั่วคราว เนื่องจากในโครงการนี้เป็นโครงการฉุกเฉินเร่งด่วน เลยไม่จำเป็นต้องมานั่งประมูลงานกันตามขั้นตอนปกติ แต่ฟิลลิปเป้ใช้ขั้นตอนของการจ้างงานเร่งด่วนที่สภาเมืองฮาวูอนุมัติเป็นกรณีพิเศษสำหรับโครงการนี้ ในระหว่างทำโครงการก็จะมีการแบ่งงวดการจ่ายเงินออกเป็นงวด ๆ เช่น จ่ายงวดแรก 20% ก่อนเริ่มโครงการ หลังจากนั้น เมื่อสร้างบ้านเสร็จไปแล้วครึ่งนึงของที่ตกลงกันไว้ ก็จะสามารถเบิกงวดที่ 2 ต่อได้อีก 30% และเมื่อสร้างบ้านเสร็จเรียบร้อยครบทุกหลังจะได้เงินงวดที่ 3 อีก 30% และหลังจากส่งมอบเอกสารรายงานการก่อสร้างครบถ้วนก็จะเบิกเงินงวดสุดท้ายอีก 20 % ออกมาได้ ซึ่งในระหว่างทำโครงการก็จะต้องมีทีมงานคนนึงรับผิดชอบเรื่องการบริหารจัดการสัญญากับบริษัทก่อสร้างนี้ เมื่อเขาทำเรื่องเบิกมาก็ต้องไปตรวจเช็คว่าเขาส่งมอบงานได้ตามที่ตกลงกันไว้แล้วรึยัง ถ้าเรียบร้อยก็ต้องทำเรื่องจ่ายเงินต่อตามสัญญา
จัดการการเปลี่ยนแปลงได้
แต่ละโครงการจะมีวิธีการจัดการกับการเปลี่ยนแปลง (Change) ที่เกิดขึ้นแตกต่างกันออกไป ซึ่งมันจะขึ้นอยู่กับแนวทางการพัฒนาโครงการ (Development Approach) ที่เราวางไว้ โดยสำหรับโครงการที่ใช้แนวการบริหารจัดการแบบ Predictive เราจะต้องควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในโครงการอย่างรัดกุม โดยจะต้องมีการบันทึกการเปลี่ยนแปลงทุกครั้งที่เข้ามา รวมถึงวิเคราะห์ผลกระทบที่เกิดขึ้นอย่างชัดเจน ส่วนโครงการที่ใช้แนวการบริหารจัดการแบบ Adaptive เราจะยอมรับการเปลี่ยนแปลงได้มากกว่า เพราะเป็นการลงมือทำโครงการร่วมกันกับเจ้าของโครงการ การตัดสินในเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ และการยอมรับในผลกระทบที่เกิดขึ้นจึงเป็นการแบ่งความรับผิดชอบร่วมกันระหว่างเราและเจ้าของโครงการ แต่แม้กระนั้นเราก็ต้องคอยดูให้อัตรางานที่เพิ่มเข้ามาจากการเปลี่ยนแปลงในแต่ละช่วงเวลาไม่มากไปกว่าอัตรางานที่เราทำให้เสร็จได้ในช่วงเวลานั้น ไม่อย่างงั้นมันจะแปลว่าเรากำลังเปลี่ยนอะไรเยอะเกินเหตุไปและทำให้โครงการไม่มีวันจบสิ้น
โครงการตัวอย่างของเรานั้นมีแนวทางการบริหารจัดการแบบ Predictive เพราะว่าเป้าหมายและวิธีในการบรรลุเป้าหมายค่อนข้างชัดเจนตั้งแต่ต้นอยู่แล้ว (เราต้องอพยพคนออกมาให้หมดโดยใช้จานบิน) ซึ่งในระหว่างทำโครงการก็มีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น ภูเขาไฟปะทุเร็วกว่าที่คาดไว้ กลายเป็นว่าเราต้องอพยพทุกคนออกมาให้หมดภายใน 1 สัปดาห์ครึ่งจากเดิมที่กำหนดไว้ที่ 3 สัปดาห์ จานบินที่จัดไว้ 50 ลำเลยไม่พอ ฟิลลิปเป้ต้องปรับแผนโครงการและไปหาจานบินมาเพิ่มเติมอีก 50 ลำจากดาวอื่น และต้องมีบุคลากรเพิ่มเติมมาช่วยอพยพด้วย ฟิลลิปเป้ก็จัดทำบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นนี้ พร้อมวิเคราะห์รายละเอียดว่าต้องเพิ่มงบเท่าไหร่เพื่อให้หัวหน้าเผ่าอนุมัติ จากนั้นก็ดำเนินการตามการแผนใหม่ที่วางไว้
(อ่านเพิ่มเติมเรื่องแนวทางการพัฒนาโครงการ)
ทีมงานมีขีดความสามารถเพิ่มขึ้น
การเรียนรู้ที่เกิดขึ้นในระหว่างการทำงานในโครงการ สามารถพัฒนาสมาชิกในทีมให้มีขีดความสามารถที่เพิ่มมากขึ้น สามารถรับมือกับงานที่ยากซับซ้อนมากขึ้นได้ ทำงานเสร็จได้รวดเร็วกว่าเดิม มีแนวคิดอะไรใหม่ ๆ ที่มาใช้ในการทำงาน รวมถึงลดข้อผิดพลาดน้อยลง เราต้องทำให้แน่ใจว่ามีกลไกและขั้นตอนที่เปิดโอกาสให้ทุกคนในทีมได้เรียนรู้ร่วมกัน เช่น การมาทบทวนบทเรียนร่วมกัน (Lesson Learned) ตามช่วงเวลาที่กำหนดในระหว่างที่เราทำโครงการ เป็นต้น ส่วนนี้เกี่ยวข้องอย่างชัดเจนกับโดเมนที่ 2 (ทีมงานโครงการ)
ทุก ๆ วันช่วงค่ำ ฟิลลิเป้จะมีประชุมกับทีมงานหลักเพื่อคุยกันว่าในแต่ละวันเราเจอปัญหาอุปสรรคอะไรกันบ้าง ทีมงานแต่ละคนก็จะมีโอกาสในการสื่อสารปัญหาที่่เจอในมุมมองของเขาต่อคนอื่น เช่น อาสาสมัครคนนึงของทีมอพยพพบว่าจำนวนชาวฮาวูที่อาศัยอยู่ในแต่ละบ้านไม่ค่อยตรงกับรายชื่อที่มาจากสำนักงานเขต ทำให้การเช็คชื่อล่าช้ากว่าที่คิดไว้ พอทราบปัญหาที่เกิดขึ้นฟิลลิปเป้และทีมงานก็จะมาช่วยกันปรับกระบวนการเพื่อแก้ปัญหาเหล่านั้น Work Process ของการอพยพได้รับการปรับใหม่ โดยการให้ทุกคนขึ้นจานบินไปเลยโดยไม่ต้องเช็คชื่อ ในระหว่างเดินทางก็ค่อย ๆ มากรอกรายชื่อของคนที่อยู่บนจานบินเข้าไปยังฐานข้อมูลกลางแทน ระบบคอมพิวเตอร์จะวิเคราะห์ว่ามีใครตกหล่นไปบ้างและแจ้งเตือนไปยังจานบินเที่ยวถัด ๆ ไปให้ไปรับคนที่ตกหล่น นอกจากคุยกันเรื่องปัญหาอุปสรรคแล้ว การแชร์ประสบการณ์ต่าง ๆ ก็ช่วยให้ทีมงานพัฒนาขึ้นได้ เช่น คนขับจานบินคนนึงแชร์เส้นทางที่ตนเองใช้ในการวิ่งระหว่างเมืองไปยังศูนย์อพยพซึ่งหลีกเลี่ยงสภาพอากาศลมแรงได้
(อ่านเพิ่มเติมเรื่องทีมงานโครงการ)
