รู้จักข้อจำกัดด้านต่าง ๆ ที่โครงการเรามี
อย่างแรกสุด เราต้องรู้ว่าโครงการของเรามีข้อจำกัดอะไรบ้าง ส่วนมากแล้วข้อจำกัดหลัก ๆ ในโครงการเราจะประกอบไปด้วย 3 อย่างเสมอ
- เวลา: วันที่เราต้องส่งมอบผลลัพธ์ของโครงการ Deadline ต่าง ๆ
- เงินและทรัพยากรที่มาใช้ในโครงการ: งบประมาณของโครงการมีอยู่อย่างจำกัด ใช้ได้ไม่เกินเท่าไหร่ ทรัพยากรต่าง ๆ เช่น เครื่องมืออุปกรณ์ หรือ คนที่จะเข้ามาทำโครงการอาจจะต้องใช้ร่วมกันหลาย ๆ โครงการจึงไม่สามารถดึงมาใช้งานกับโครงการเราได้ตลอดเวลา
- ขอบเขตของสิ่งที่ต้องส่งมอบ: ข้อตกลงกับลูกค้าหรือเจ้าของโครงการว่าเราจะส่งมอบอะไรให้เขา มีคุณภาพและต้องมีขีดความสามารถอะไรบ้าง ส่วนมากแล้วอันนี้จะเป็นข้อผูกมัดตามสัญญาที่เราต้องทำ
ซึ่งบางตำราของ Project Management จะเรียก 3 สิ่งนี้ว่า "Iron Triangle" หรือ "สามเหลี่ยมเหล็ก" (ไม่รู้ว่าแปลแล้วจะยิ่งงงรึเปล่า 55) แต่มันบ่งบอกถึงข้อจำกัด 3 ด้านที่มีอยู่ในการทำโครงการ
นอกจากนี้ บางตำราจะกล่าวถึงด้านอื่น ๆ นอกเหนือไปจาก Iron Triangle นี้ด้วย เช่น ความเสี่ยง (Risks) อาจจะไม่สามารถรับความเสี่ยงได้เกินกว่าจุด ๆ หนึ่ง คุณภาพ (Quality) เป็นต้น
จัดลำดับความสำคัญของข้อจำกัดด้านต่าง ๆ
ต่อมา เราต้องทราบว่าข้อจำกัดด้านไหนเป็นตัวที่มีความสำคัญในลำดับสูงสุด จากตัวอย่างที่ยกไปตอนต้นในโครงการจานบินของเราจะเห็นได้ว่า เวลา เป็นข้อจำกัดที่ได้รับความสำคัญลำดับสูงสุด เพราะยังไงก็ตามเราก็จะต้องเปิดตัวจานบินต้นแบบตัวใหม่ของเราให้ทันงานฉลอง โดยเราพอที่จะยืดหยุ่นได้บ้างในตัวแปรอื่น ๆ เช่น ลด Scope งานลง โดยจานบินอาจจะยังไม่ต้องสมบูรณ์ 100% ในงานเปิดตัวก็ได้ หรือจัดสรรทรัพยากรเพิ่มเติมเพื่อให้สร้างจานบินได้ทันตามกำหนด
ถ้าโครงการของเราคือการจัดงานแต่งงาน เวลาเป็นตัวที่เปลี่ยนไม่ได้แน่นอน พอกำหนดวันไปแล้วยังไงก็ต้องจัดงานในวันนั้นให้ได้ ไม่ว่าจะอดหลับอดนอน หรือจะต้องลด Scope หรือจะต้องเพิ่มเงินก็ตาม แต่ถ้าโครงการของเราคือการอัพเกรดเว็บไซต์ของบริษัทที่ผู้บริหารเข้มงวดเรื่องการใช้จ่าย เงินและทรัพยากรอาจจะเป็นตัวแปรที่ไม่สามารถขยับได้ของเรา คือ ห้ามใช้เงินเกินเด็ดขาดไม่ว่าจะกรณีใด ๆ (เพราะไม่มีเงิน) ดังนั้น เราก็อาจจะต้องไปดึงทรัพยากรภายในของบริษัทมาทำงานเพื่อไม่ให้เกินงบ เช่น ใช้ Web Developer ของแผนกในยามว่าง แต่ก็จะต้องแลกมาด้วยการต้องรอให้เขาว่าง ซึ่งก็อาจทำให้กรอบเวลาของโครงการยืดออกไปได้
ข้อจำกัดอาจมีการเปลี่ยนแปลงไปตลอดช่วงการทำโครงการ ไม่ได้แปลว่าข้อจำกัดต่าง ๆ ที่เรามองเห็นตอนนี้จะเหมือนเดิมไปตลอดโครงการ นอกจากนี้ ข้อจำกัดบางตัวที่มีความสำคัญมาก ๆ ในช่วงเวลาหนึ่ง อาจจะลดความสำคัญลงในช่วงเวลาถัดไป
หาตัวช่วยเพิ่มเติมในการรักษาสมดุล
จุดที่สำคัญคือการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นสิ่งสำคัญ การพยายามรักษาสมดุลระหว่างข้อจำกัดต่าง ๆ เราอาจจะทำได้ในบางระดับในฐานะของผู้จัดการโครงการ แต่ถ้าตัวใดตัวหนึ่งมันเริ่มหลุดออกนอกกรอบไปมากแล้ว Project Manager อาจจะไม่สามารถเป็นผู้ตัดสินใจได้ ต้องนำลูกค้าหรือเจ้าของโครงการเข้ามามีส่วนร่วมในการตัดสินใจ แต่ไม่ว่าในกรณีใด ๆ ก็ตาม การพูดคุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตลอดการทำโครงการให้เขาและเราเข้าใจข้อจำกัดต่าง ๆ รวมถึงวิธีที่เรากำลังใช้ในการรักษาสมดุลนั้นเป็นสิ่งที่จำเป็น
